La digitalización de una empresa es un proceso imprescindible para adaptarla a la realidad del mercado. La importancia de los datos en la era digital es decisiva para la definición de estrategias y la operatividad. Si una empresa quiere ser eficiente, debe disponer de un registro de datos digital que facilite los procesos.
Existen herramientas que ayudan a la empresa a digitalizarse de forma inteligente. Porque no se trata sólo de utilizar programas informáticos para realizar tareas que antes se desarrollaban manualmente, sino de utilizar soluciones integradas que permitan ahorrar tiempo, aumentar la automatización, reducir errores y duplicidades, controlar los gastos y mejorar la toma de decisiones.
En esta línea, vamos a mostrarte qué es la digitalización de una empresa y por qué es importante que abordes el cambio en tu negocio.
¿Qué significa digitalizar una empresa?
El proceso de digitalización consiste en utilizar herramientas digitales para el almacenamiento, clasificación, organización y gestión de los datos en la empresa. No se trata simplemente de digitalizar documentos que antes estaban en papel. Ni tampoco de utilizar programas de ofimática para realizar distintos tipos de cálculos.
Hablamos de utilizar soluciones integradas que permitan la digitalización de los datos y de numerosos procesos empresariales. La digitalización implica automatización; es decir, no se puede seguir desarrollando el mismo tipo de acciones que cuando se operaba con hojas de cálculo, o programas diversos que no interactúan entre sí.
Hace falta centralizar la información en una sola herramienta, y esa herramienta es el sistema ERP. Una solución que permite gestionar facturación y contabilidad, almacén e inventario, ventas, compras, producción, logística, gestión de las relaciones con los clientes, gestión de Recursos Humanos e integración con eCommerce, y que incluso puede tener funciones específicas para tu sector si es un ERP vertical.
¿Por qué digitalizar una empresa?
Hay muchas razones por las que es importante digitalizar una empresa: supone un ahorro de costes, una mejora interna de los procesos y un incremento de la productividad de la organización.
Estos son algunos de las razones por las que deberías digitalizar tu empresa:
- Ahorrar papel: el papel supone un coste, además de que dificulta la operatividad de la empresa. La información contenida en un papel no permite un fácil procesamiento y requiere de cálculos manuales, a diferencia de la información digital, cuyo tratamiento se puede automatizar.
- Mejora de la productividad: los empleados pueden ser más productivos cuando se automatizan tareas administrativas que antes se desarrollaban manualmente, o no se hacían.
- Mejora de la toma de decisiones: las empresas pueden disponer de informes en tiempo real que facilitan la toma de decisiones.
- Reducir costes: la reducción del papel, la analítica de datos y la mejora de la productividad supone una gran ventaja para la optimización de los costes de la empresa.
Pasos para digitalizar tu negocio
Elaborar el plan de digitalización de una empresa requiere abordar una serie de pasos imprescindibles:
- Elegir un equipo de transformación digital: es necesario contar con un Director Digital que se ocupe de abordar las cuestiones vitales del proyecto. Se trata de convertir los procesos manuales de la empresa en procesos digitales. Para ello deben evaluarse las necesidades de la empresa. Estas acciones se realizan junto con el gerente de la empresa.
- Elegir un software: existen muchas herramientas de digitalización, pero no todas son útiles. Los responsables del equipo deben evaluar y elegir el mejor software ERP para su negocio. El mejor programa no es el más complejo, sino el que mejor se adapta a las necesidades de la organización y mejor facilita su integración y evolución tecnológica. De hecho, hoy día es más importante elegir un partner tecnológico, ya que hay que abordar la digitalización con una perspectiva de integración.
- Formar a los empleados: hay que concienciar a la plantilla y promover la formación de los empleados en el uso de las nuevas herramientas.
- Promover el cambio de la organización: No se trata sólo de utilizar un nuevo software, sino de entender el cambio organizacional que supone la automatización de procesos.
Herramientas útiles para la digitalización de tu negocio
Ahora que entiendes qué significa digitalización, es vital conocer las herramientas que mejor facilitan el proceso de transformación digital. Como se ha apuntado, no se trata sólo de elegir un nuevo software ERP, sino de adoptar soluciones que permitan la centralización de los datos y la integración de todas las funcionalidades y áreas de la empresa en una sola herramienta.
Entre las herramientas esenciales para la digitalización, hay que pensar en las actividades de los diferentes departamentos. El ERP es la herramienta principal, pero necesitas que éste conecte con otras soluciones de software para facilitar una digitalización integral.
Éstas soluciones pueden ser:
- Sistema TPV
- Software CRM (Customer Relationship Management)
- Business Intelligence
- Software de gestión de Recursos Humanos
- Software MES de control de la producción
- Software de gestión de la movilidad
- Sistema de nóminas
- Software de gestión de espacios de trabajo
Una de las ventajas de las soluciones ERP de Zucchetti Spain es que facilitan la integración de todas las herramientas de software de la empresa. En esa línea, tu compañía necesita una solución flexible, personalizable y vanguardista que facilite la integración tecnológica, en lugar de trabajar con herramientas aisladas que no comparten datos.
El papel del ERP en la digitalización
El software ERP es el motor de la digitalización de las empresas. Un buen programa ERP para PYMEs ayudará a la empresa a automatizar procesos, eliminar duplicidades, mejorar la seguridad de sus datos y facilitar la movilidad y el teletrabajo. En cambio, aquellas empresas que sigan utilizando herramientas ERP obsoletas, seguirán experimentando las desventajas de una falta de digitalización, o una digitalización deficiente, sin integración.
En este sentido, elegir un partner ERP es una decisión estratégica que puede tener importantes consecuencias en el futuro de tu negocio. Están en juego la productividad, la rentabilidad y la competitividad de tu empresa en medio de un contexto de grandes cambios, donde la adaptación a las nuevas tecnologías es fundamental para alcanzar objetivos y mejorar la eficiencia operativa de tu empresa.
Las soluciones ERP de Zucchetti Spain, tu empresa de software de referencia en el sector IT, te proporcionan el conjunto de herramientas tecnológicas que necesitas para digitalizar tu negocio. No te quedes atrás y descubre cómo nuestras herramientas de gestión empresarial pueden ayudarte a transformar y actualizar tu empresa.
