Entender las funciones de un ERP es un aspecto esencial para conocer el alcance y potencial de este tipo de solución de software. Con un programa de planificación de los recursos empresariales se pueden llevar a cabo los distintos procesos que tu empresa venía haciendo hasta ahora de forma manual, con Excel, o distintos programas que no comparten datos entre sí ni permiten una gestión integrada.
Un ERP es hoy sin duda un software muy importante para la digitalización de la empresa. Descubre las funcionalidades ERP básicas que necesitas conocer para poder extraer todo el potencial de los distintos módulos de un software de gestión.
¿Cuáles son las funciones de un ERP?
Cuando hablamos de un ERP y sus funcionalidades, todo depende del alcance y la flexibilidad del programa. No nos referimos simplemente a un software de facturación, sino a una herramienta que permite integrar los procesos de todos los departamentos de la empresa, desde la gestión financiera y contable a la gestión de los Recursos Humanos o la actividad del Departamento Comercial.
Si tienes claro que implementar un sistema ERP tiene el objetivo de que todas las áreas de tu empresa puedan trabajar de forma coordinada y garantizando una buena comunicación, el siguiente paso es conocer las funciones en las que un ERP te puede ayudar dentro de cada área de la empresa.
Gestión contable
La gestión contable es quizás de las funcionalidades de un ERP más valoradas, porque toda sociedad mercantil necesita gestionar una contabilidad para poder realizar sus cuentas anuales, elaborar el balance de situación, hacer la conciliación bancaria, llevar la gestión de tesorería.
Lo que te permite hacer este tipo de herramienta es gestionar de manera integrada todos los procesos contables de la empresa. Cada vez que se genere una factura de ventas, en cualquier canal de venta, ésta estará automáticamente en tu área de contabilidad, por lo que no tienes que mecanizarla manualmente. Se realiza de forma automática, ahorrándote trabajo.
Gestión de recursos humanos
Otra de las funciones de un ERP que no hay que olvidar es la gestión de los Recursos Humanos. Necesitas una herramienta que permita planificar y organizar los turnos de trabajo, controlar el registro horario de las personas empleadas, gestionar las vacaciones y ausencias y, en definitiva, todos los procesos de Recursos Humanos.
La gestión de los Recursos Humanos en ocasiones puede ser enormemente compleja, sobre todo cuando hablamos de empresas grandes o medianas. Un buen ERP permite la integración con un software de gestión de Recursos Humanos, de manera que puedas disponer de más amplias funcionalidades para gestionar plantillas de numerosas personas.
Gestión de relaciones con los clientes
El ERP no tiene como objetivo únicamente la gestión administrativa. También es una herramienta decisiva para la operativa de la gestión comercial de la empresa. Tu Departamento de Ventas puede hacer un seguimiento eficaz de los clientes a través de una solución CRM integrada en el ERP, es decir, un software de gestión de las relaciones con los clientes, que permite organizar las interacciones con los leads y compradores para aplicar medidas que mejoren la experiencia del cliente.
Hay empresas hoy día que tienen un software de facturación por un lado, y un CRM por otro. Estas herramientas deberían trabajar de forma conjunta e integrada, ya que de otra manera, los procesos se vuelven mucho más complejos. El equipo comercial necesita frecuentemente consultar datos del ERP, y al cerrar las ventas, tiene que poder generarse la correspondiente factura. Lo mismo a la hora de elaborar presupuestos, y convertir presupuestos en facturas.
Gestión y automatización de procesos internos
Hemos visto cómo el ERP ayuda a la gestión comercial, la gestión financiera y contable y también a la gestión de los Recursos Humanos. Pero también es el elemento vertebrador de la organización, al integrar la gestión de los distintos procesos que tienen una relación directa entre sí. El área comercial, el almacén, la producción, la facturación y la contabilidad requieren generar documentos y desarrollar procesos que están todos relacionados entre sí.
¿Cuál es la forma en la que tu empresa está gestionando estos procesos actualmente? Lo habitual es que sea de forma manual. El equipo comparte información a través del correo electrónico, o incluso en el peor de los casos, se hacen llamadas telefónicas para dar el aviso de una orden de envío a un cliente. Esto no es viable para una empresa que quiera tener unos procesos eficientes; necesitas automatización para evitar errores y facilitar la coordinación de los equipos.
Gestión de turnos
Otro de los aspectos en los que un ERP te ayuda es en la gestión de los turnos de trabajo. Se trata un elemento esencial en la operativa del trabajo de cada día del personal. Si no hay una planificación eficiente, tu empresa notará las consecuencias y tus clientes podrán sentirse insatisfechos con el servicio.
Las tareas administrativas, comerciales, financieras y contables de una empresa deben poder coordinarse de forma eficiente, profesional y automatizada. Para ello es indispensable asignar tareas a cada persona que intervenga en los diferentes procesos.
Funcionalidades configurables en un ERP
Ahora que tienes claro qué es el sistema ERP y sus funciones, hay otro aspecto muy importante que necesitas abordar. Cada módulo de un ERP puede admitir múltiples configuraciones, según las necesidades específicas de tu empresa. Hay herramientas que son muy rígidas y no se adaptan fácilmente a los procesos de tu negocio. Ese es el problema n.º 1 de muchas empresas al intentar implementar un ERP nuevo.
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