La gestión de proyectos es un aspecto estratégico en la organización financiera y operativa de una empresa. Uno de los aspectos esenciales es contar con el software ERP adecuado para centralizar todos los datos en una sola herramienta. Esto permite que las personas que trabajan en un mismo proyecto puedan colaborar de manera eficaz, así como gestionar todos los recursos, presupuestos y elementos necesarios para cumplir con el proyecto.
En este artículo te mostraremos cómo es la gestión de proyectos con un ERP y qué tienes que tener en cuenta para elegir un software de gestión de proyectos tipo ERP, que te permita tener el control de los costes, presupuestos y operaciones.
¿Cuáles son las funcionalidades que debe incluir un ERP para gestión de proyectos?
Un ERP para gestión de proyecto debe reunir algunas características vitales que te van a permitir ser eficiente a la hora de manejar los datos, adoptar una metodología AGILE y cumplir con los plazos de entrega.
Estos son los principales elementos que debes considerar.
Planificación de recursos y cronogramas
La gestión de todo proyecto implica la planificación de recursos. Hay que determinar qué herramientas, materiales y mano de obra serán necesarios para abordar cada proyecto, y coordinarse de manera adecuada para asignar a las personas adecuadas los distintos roles y tareas.
El cronograma, por otra parte, define el calendario de entregas, lo que es vital cuando se aplica una metodología AGILE, desde un enfoque iterativo, donde se van realizando entregas cíclicas de un mismo proyecto. Anteriormente ya te explicamos la diferencia entre proyectos AGILE vs. tradicionales, pero puedes volver a leer este artículo si te gustaría profundizar más en ello.
Asignación y seguimiento de tareas
Cuando se pone en marcha un proyecto, debemos asignar tareas y hacer un seguimiento y supervisión de las mismas. Lo ideal es que esto se pueda hacer de forma digitalizada, con un software ERP que te permita hacer un seguimiento de las tareas y su consecución.
Gestión de costes y presupuestos
La gestión de costes es uno de los elementos fundamentales para el control financiero de una empresa orientada a la gestión de proyectos. Es necesario elaborar presupuestos detallados y poder controlar las desviaciones económicas y costes ocultos, por lo que deberíamos trabajar con un software ERP de gestión de costes y proyectos que reúna estas funcionalidades.
Control de calidad y riesgos
Lo ideal es que nuestro ERP incluya también una herramienta de gestión de riesgos, para asegurar el cumplimiento normativo, así como poder realizar auditorías y controles de calidad que nos ayuden a asegurar que los procesos se llevan a cabo conforme a los requisitos imprescindibles.
Informes y KPIs
Por otro lado, un buen ERP orientado a trabajar con metodologías de gestión de proyectos AGILE contará con un cuadro de mando en el que puedan configurarse y visualizarse los principales KPI’s de cada proyecto, de manera que se pueda determinar el tiempo y progresión del proyecto y las principales variables implicadas en éste.
Factores clave para elegir el ERP para gestión de proyectos adecuado
Escoger un programa ERP para gestión de proyectos es un aspecto estratégico de tu empresa, ya que tendrá una influencia clave en la operatividad y el control de costes.
Sin duda, reducir los costes en una empresa es vital para su éxito financiero. En sectores como la construcción, las ingenierías o los servicios técnicos, es clave que puedas trabajar con una solución que cumpla con estos requisitos.
Adaptabilidad y escalabilidad del sistema
Debes pensar a largo plazo. Necesitas un ERP innovador y moderno, que te ayude a crecer en el futuro, sin limitaciones. Lo ideal es contar con un partner tecnológico que te pueda proporcionar soluciones flexibles, personalizables y compatibles entre sí, de manera que si tu empresa crece en el futuro, puedas garantizar la evolución tecnológica.
La adaptabilidad y escalabilidad implican que el software se adapte a las necesidades reales de tu negocio, por lo que va a poder convertirse en una herramienta estructural de tu empresa.
Integración con otros sistemas corporativos
Hay empresas que empiezan con un software ERP de gestión de proyectos, pero más tarde necesitan implementar un software de gestión integral de Recursos Humanos, o un software de gestión de flotas de vehículos. Zucchetti Spain proporciona el catálogo más completo de soluciones que puedas encontrar una respuesta a cada necesidad, sin tener que volver a cambiar de software en el futuro.
Ajuste a metodologías ágiles o tradicionales
Cada empresa puede adoptar diferentes metodologías en la gestión de proyectos. El modelo AGILE es el que más crecimiento está teniendo en los últimos años en diversos sectores, pero también hay algunas empresas que prefieren trabajar con modelos tradicionales.
Lo importante es que puedas tener un ERP flexible, que te facilite un funcionamiento óptimo del negocio, sea cual sea tu enfoque estratégico en la gestión de proyectos.
Seguridad y cumplimiento normativo
La seguridad de los datos y el cumplimiento normativo es un elemento fundamental en un sistema ERP. Piensa que tu negocio debe cumplir con la normativa vigente en materia de facturación electrónica, Ley Crea y Crece, Ley Antifraude y TicketBAI si se encuentra en País Vasco. Además es esencial asegurar el cumplimiento en materia de protección de datos, por lo que lo más adecuado es que trabajes con una herramienta que permanezca permanentemente actualizada, como es el caso de Solmicro ERP.
¿Qué errores comunes se deben evitar al introducir un ERP de proyectos en la empresa?
Hay empresas que optan por herramientas de software ERP aparentemente válidas y útiles, pero que pueden implicar diversas dificultades. Por ejemplo, no facilitan la integración con otras herramientas de software, lo que detiene tu crecimiento y complica tu eficiencia en el futuro cuando necesites escalar.
Otro error es utilizar programas ERP que no están especializados en la gestión de proyectos o no tienen la suficiente flexibilidad para poder utilizarlos desde este tipo de enfoque. Como consecuencia, estás trabajando con una herramienta que no cumple con los requisitos para poder obtener las máximas ventajas competitivas. Es decir, que el software ERP te ahorre tiempo, te ayude a automatizar procesos y mejore la colaboración y coordinación entre oficina central y equipos, y entre los distintos departamentos.
¿Cómo implantar un sistema ERP para gestión de proyectos en una empresa?
Para implantar un ERP orientado a la gestión de proyectos es vital evaluar y diagnosticar las necesidades específicas de tu empresa. ¿Cuál es el punto en el que estás ahora mismo? ¿Qué tecnología estás utilizando? ¿Cuáles son las dificultades que te plantean?
Tras el análisis previo, es esencial contar con asesoramiento especializado de un partner tecnológico, que nos pueda ayudar a implantar la solución más eficaz, con las integraciones necesarias para que el ERP pueda aportar el máximo valor a tu negocio y convertirse en una herramienta estratégica para controlar los costes y mejorar tu operativa.
En Zucchetti Spain podemos ayudarte a lograr este objetivo. Descubre el potencial de Solmicro ERP, el software de planificación de recursos empresariales que te permite lograr la máxima eficiencia y escalabilidad en una empresa orientada a la gestión de proyectos.
