Uno de los aspectos que preocupa a muchas empresas es la seguridad de los datos. ERP y seguridad deben ir siempre de la mano, ya que se está almacenando información confidencial de terceros (clientes, proveedores…), así como también datos de relevancia para la empresa que no es deseable que caigan en malas manos.
Cuando una empresa va a contratar un sistema ERP, debe tener en cuenta siempre la protección de los datos, tanto en lo que respecta a la confidencialidad, como también a la integridad de datos, ya que la empresa se podría ver afectada a nivel operativo si pierde datos que necesita en su operativa.
¿Es seguro mi ERP?
Todo empresario debería poder poner la mano en el fuego por su software ERP. Si no tienes la suficiente confianza en que tu programa de gestión empresarial es seguro, deberías cambiar de herramienta sí o sí. El problema es que muchas veces se ignora si se está usando un software seguro, y las empresas sólo se dan cuenta cuando ya se ha producido el problema.
Es un signo de alarma, en cualquier caso, debería producirse cuando vemos que el software ERP no se actualiza periódicamente. Si no hay actualizaciones del programa, es muy probable que arrastre vulnerabilidades, lo que podría generar problemas para tu negocio en el futuro.
La seguridad del software tiene que ser un aspecto capital para tu empresa. No es suficiente con decir que se trata de un programa cloud, o si lo tienes instalado on premise. Si no se hace un buen mantenimiento del software (algo muy habitual cuando se trabaja con un software a medida desde hace años), lo ideal sería no correr más riesgos y pasarte a un cloud ERP que mantenga el software siempre actualizado y te aporte la máxima confianza.
Riesgos de seguridad en tu ERP
Muchas empresas no saben muy bien cuál es la seguridad del software que están utilizando. Esto conduce a que tampoco conozcan los riesgos que podrían afectarlas en un momento dado. Veamos cuáles son.
Software obsoleto
El primer riesgo de usar un ERP no seguro es que estés usando un software obsoleto. Si es un programa que no está actualizado, éste puede tener no sólo importantes vulnerabilidades que pongan en peligro la integridad y la confidencialidad de los datos. Es que también puede presentarte diversos problemas a nivel operativo, ya que cada vez que hay un cambio legislativo que afecta a las empresas, el software debería integrarlo. Si no es así, estás usando una herramienta que no cumple con la legalidad y te va a generar más dificultades.
Sin ir más lejos, todo software ERP debe cumplir con la Ley Antifraude en España, ya que si el programa admite una doble contabilidad, es una herramienta que ya no puede utilizarse y tu empresa corre el riesgo de incurrir en una sanción. Lo mismo pasa si tienes una empresa en el País Vasco, no puedes seguir trabajando con un ERP cualquiera que no se haya adaptado a TicketBAI. O si tu empresa está obligada a realizar el Suministro Inmediato de Información (SII), tu software ERP debería disponer de un módulo para realizarlo.
Conexiones externas
Otro de los problemas es que el software no permita realizar conexiones externas desde otras aplicaciones. O que sí que lo permita, pero que no se pueda realizar de forma segura. Cuantas más conexiones permita realizar un software ERP con otros programas, más posibilidades tienes de integración. Pero lo ideal es que sean todo soluciones de un mismo fabricante o proveedor, de manera que puedas tener las máximas garantías de seguridad.
Falta de informes
Un software ERP que no genera informes de errores y un registro de las acciones que se han llevado a cabo, no te permite rastrear fácilmente una amenaza a la ciberseguridad. Supón que por la acción de un empleado enfadado se borran toda una serie de datos, pero no puedes averiguar quién ha sido, a qué hora, etc. O si se ha producido a un fallo técnico como consecuencia de una actualización, necesitas poder acceder a un informe de errores para ver dónde está el problema.
Roles y permisos
Si tu software no te permite gestionar roles y permisos, significa que un mismo usuario administrador puede manejar todos los datos. Y que la única forma de que alguien realice una operación en el software es dando tu usuario y contraseña a otra persona. Esto supone un riesgo para la confidencialidad de los datos, ya que a lo mejor no te interesa que un empleado determinado tenga acceso a determinadas áreas del programa.
Incumplimiento de las normas de seguridad
Tu software debe cumplir con todas las normas de seguridad y protección de datos. Esto implica que si por ejemplo trabajas con un ERP en la nube, debes asegurarte de que te puedes conectar a través de un protocolo seguro https y que el sale el candado cerrado en tu navegador.
¿Es más seguro un ERP en la nube?
No necesariamente un ERP en la nube es más seguro, todo depende de tu proveedor de servicios. Implementar un software obsoleto on premise implica peligros, y utilizar un software ERP cloud que no cumpla con las normas de seguridad más elementales, aunque esté en la nube, también puede implicar peligros.
Independientemente de que decidas implementar un software on premise o una solución ERP en la nube, la clave es trabajar con un partner tecnológico de confianza, que te aporte una solución de software que cumpla con todas las normas de seguridad y se mantenga siempre actualizado. Una solución como Solmicro ERP, el software de planificación de recursos empresariales de Zucchetti Spain, que te ofrece el máximo nivel de personalización para que le puedas sacar el máximo partido.
