El control de presencia de los empleados es una de las herramientas que permiten controlar los turnos, asistencias y ausencias. A través del control de fichajes, las empresas pueden saber quiénes han acudido a las oficinas, durante cuánto tiempo han estado trabajando y cuál ha sido la hora de salida, así como también las horas extras.
La nueva realidad que supone el Smart Working plantea sin embargo algunos errores comunes en el control de presencia de los empleados. Muchas empresas no están preparadas para la gestión del control de presencia.
¿Cuáles son los errores que cometen las empresas en el control de presencia de los empleados?
Hay varios errores habituales que las empresas a veces cometen cuando necesitan llevar a cabo el control de fichajes de los empleados.
1. Utilizar una herramienta manual para el control de presencia
Anotar en una hoja de Excel o en un documento en papel no es la mejor solución para el control de presencia. En un documento en papel no es posible calcular y analizar los datos de manera automatizada, ya que debería digitalizarse a posteriori la información. Por otra parte, puede dar lugar a numerosos intentos de fraude y no reflejaría la realidad de las horas trabajadas.
En cuanto a utilizar programas como Excel para el control de presencia, no permite anotar con exactitud las horas de entrada y salida. Aparte, se trata de una herramienta que debe estar compartida en la nube para que se pueda modificar en tiempo real, atendiendo también a los tiempos de descanso.
2. No llevar a cabo un control de presencia digital
Muchas empresas cuentan con sistemas para llevar a cabo el control de presencia en las oficinas. Sin embargo, no se considera a los empleados que trabajan en remoto, o que unas veces teletrabajan y otras acuden a la oficina. Este tipo de situaciones genera ineficiencias en el proceso de control de presencia, ya que muchas herramientas no están preparadas para el Smart Working.
3. Pensar que sólo se trata de cumplir con la normativa
En España es obligatorio el control de las horas trabajadas de los empleados, según la Ley de Control Horario. Muchas empresas empezaron a adoptar sistemas rudimentarios para cumplir con esta normativa, pero no han llevado a cabo un proceso eficaz de digitalización de la gestión de sus Recursos Humanos.
El control de presencia aporta muchas más ventajas a la empresa que el mero cumplimiento de la normativa, ya que es una solución para el control de la productividad, la organización de los turnos y ausencias y entender el impacto de la jornada de los empleados en los costes laborales.
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