Una de las cuestiones que a veces se plantean los empleados es si es obligatorio firmar la nómina. Se trata de una duda que ha surgido a raíz del proceso de digitalización, ya que al hacer el envío de la nómina por correo electrónico, muchos empleados tienden a olvidar o no dar importancia a la firma de la nómina. Cuando este proceso se hacía manualmente, era más habitual que se firmaran las nóminas. Pero ahora, ¿es obligatorio firmas las nóminas?
Aunque sigue siendo importante la firma de las nóminas, ya que de no hacerlo pueden surgir diversos problemas, prácticamente en ningún caso es necesario. En este post queremos aclarar esta duda para que entiendas la importancia de solicitar copia de las nóminas, así como firmarlas y enviarlas a la empresa.
Desglose de la nómina
En el desglose de las nóminas, los empleados pueden visualizar las percepciones salariales, pagas extras prorrateadas, horas extraordinarias, percepciones no salariales, aportaciones a la Seguridad Social de la empresa y del trabajador, retenciones del IRPF…
Se trata de una información de gran importancia, ya que si hubiera cualquier error, el trabajador debe avisar al Departamento de Recursos Humanos. Por ejemplo, en el caso de que no se le hayan pagado las horas extraordinarias. Por eso es muy importante solicitar copia de nóminas, ya que si no, no podrías comprobar que esté todo correcto.
La digitalización ha llevado al envío de nóminas por correo electrónico, cuando se hace, ya que se trata de un proceso administrativo que hay que hacer de manera manual, a menos que se tenga un software de nóminas que te permita automatizar, tanto el cálculo de la nómina como la puesta a disposición del empleado a través una app móvil.
¿Es necesario que los trabajadores firmen las nóminas?
Las nóminas incluyen un campo en el que debe aparecer la firma del trabajador, y otro para la firma y sello de la empresa. Cuando una nómina aparece firmada, queda constancia de que ambas partes la han visto. El trabajador declara que esa es la cantidad que ha percibido, lo que no quiere decir que esté de acuerdo y no pueda emprender acciones legales de cualquier tipo.
Si no se ha recibido este documento, se puede pedir nómina por Internet a través del Portal del Empleado, y el Departamento de Recursos Humanos debería poner esta documentación a disposición del empleado para ser transparentes.
Lo correcto es que en todo caso se haga de forma automatizada, de manera que no tengas que perder tiempo en estas tareas. De hecho, puedes incluso utilizar alguna solución de firma digital para que los empleados puedan firmar online sin necesidad de tener que imprimir el documento, escanearlo y volverlo a enviar a RRHH.
¿Es obligatorio que la empresa conserve las nóminas firmadas?
Aunque no hay una obligación legal de firmar las nóminas, sí es conveniente hacerlo. Además, hay algunos casos en los que es totalmente necesario para que la empresa pueda reflejar correctamente el pago de la nómina en la contabilidad.
Esto es muy importante si te preguntas cómo justificar el pago de una nómina en efectivo, si bien es cierto que la inmensa de mayoría de nóminas se suele pagar por transferencia bancaria, ya que de acuerdo con la legislación, no se puede pagar en efectivo operaciones iguales o superiores a 1.000 euros, o lo que corresponda si se trata de moneda extranjera.
En este sentido, cuando haces el pago de una nómina por transferencia bancaria, el movimiento queda registrado y se puede corroborar el pago ante la Inspección de Trabajo. Cuando el pago de la nómina se hace en efectivo, hay mayores riesgos para la empresa, ya que si no hay ningún documento que pruebe que el trabajador ha percibido el salario, será mucho más difícil poder demostrarlo en caso de que haya un desacuerdo o litigio legal con el empleado, o una Inspección laboral.
Envío de nóminas a empleados por correo electrónico
El envío de nóminas por correo electrónico viene siendo el procedimiento más habitual en los Departamentos de Recursos Humanos. También el pago de la nómina por transferencia bancaria, ya que este método proporciona una mayor tranquilidad y transparencia para ambas partes.
El problema de enviar las nóminas por correo electrónico es que se trata de un proceso repetitivo (mensual), y que llevará más tiempo a medida que haya más empleados en la empresa. En este sentido, el responsable del área de Recursos Humanos debe adjuntar, escribir y enviar un correo electrónico por cada empleado, además de calcular manualmente las nóminas.
Todo esto supone una gran pérdida de tiempo, ya que son tareas administrativas que se podrían automatizar a través de un software de nóminas. Un programa de nóminas permite automatizar procesos como el cálculo de nóminas, evitar errores a la hora de determinar el salario final, realizar las transferencias y hacer el envío automáticamente a los empleados, así como gestionar la recepción de las nóminas firmadas digitalmente.
Ventajas de la digitalización de las nóminas mediante software
El proceso de creación de nóminas lleva mucho tiempo y trabajo. Los Departamentos de Recursos Humanos deberían automatizar esta tarea a través de un software de nóminas.
Éstas son algunas de las ventajas de digitalizar las nóminas:
- Reducción del uso del papel. Imprimir las nóminas supone un coste innecesario y no ayuda a ser respetuosos con el medioambiente. Además obliga a almacenarlas de forma adecuada, y corren un mayor riesgo de perderse o estropearse. También hace más difícil su consulta.
- Cálculo automático. La digitalización permite que no tengas que calcular manualmente las nóminas, lo que resulte enormemente complejo por dos razones: primero, porque cuantos más empleados tengas, más tiempo te llevará el cálculo; y segundo, porque la legislación para el cálculo de nóminas en España es enormemente compleja.
- Integración de datos. Los datos de nóminas se integran de forma automática en el libro de gastos de la empresa, de manera que puede haber una mayor automatización de procesos. No necesitas introducir manualmente todas y cada una de las nóminas.
- Automatización del envío y firma. Puedes firmar, sellar y enviar las nóminas a tus empleados de forma automática, y hacer un seguimiento de las nóminas que los empleados te han enviado firmadas, así como de cualquier incidencia o solicitud que te hayan trasladado
La automatización de las nóminas es vital, aunque no es la única función que hay que gestionar de forma digital. Esto podrás entenderlo mejor si conoces las diferencias entre un software de RRHH y sistema de nóminas. A través de una solución de software de gestión de Recursos Humanos y sistema de nóminas automatizado, tu empresa puede digitalizar las nóminas y optimizar la gestión de estas tareas para evitar errores y trabajar de forma productiva.
