La factura comercial es un documento de gran importancia en la gestión logística y las exportaciones. Conocida también como factura internacional o factura aduanera, se trata de un elemento muy importante que puede tener trascendencia legal y que puede ser de gran ayuda para las empresas que tienen relaciones con el exterior.
Si no tienes claro qué es una factura comercial, en este post te daremos las claves para que sepas en qué consisten, cómo puedes hacer una y qué utilidad tienen. Además, te mostraremos los elementos clave que deben dejar reflejados en ésta.
¿Qué es una factura comercial?
La factura comercial es el documento que refleja los datos asociados a operaciones de exportaciones internacionales, lo que permite aplicar a la aduana los derechos arancelarios que corresponden sobre una mercancía en particular.
También se conoce a este tipo de factura como factura arancelaria. Hablamos de un documento con valor legal que ha sido emitido por el vendedor al comprador en una transacción internacional.
Es muy importante que tu negocio cumpla rigurosamente con los aspectos normativos relacionados con las facturas, teniendo en cuenta también el nuevo reglamento de facturación, tanto en lo que respecta a las facturas comerciales o internacionales como a las que realizas dentro del ámbito nacional o en la Unión Europea.
¿Para qué sirve la factura comercial?
El objetivo de una factura comercial es simplemente cumplir con la normativa legal y asegurarse de que la mercancía enviada llega a su destino y pueda pasar la aduana. Las exportaciones que se han registrado adecuadamente permiten evitar inconvenientes a la hora de realizar el envío y las autoridades aduaneras autorizan rápidamente el envío, aplicando los impuestos y derechos de importación aplicables.
Cuando no existe una factura comercial o se realiza de manera errónea, la exportación sufrirá retrasos o se puede tener problemas con Hacienda y las autoridades aduaneras. Por otra parte, la factura comercial permite garantizar el cobro y asegurar que la transacción se realiza de manera correcta.
Si no tienes claro cómo llevar bien la facturación de tu empresa, es importante que utilices un software ERP con el que puedas gestionar todas las facturas, sean del tipo que sean. Anteriormente ya te hablamos sobre cómo hacer una gestión de facturas adecuadas.
Cómo hacer una factura comercial
Hacer una factura comercial de manera correcta es esencial para no tener problemas con el envío de las mercancías y las aduanas. Si no quieres que se produzcan retrasos, cancelaciones y otro tipo de dificultades, es determinante que la factura comercial cumpla con los requisitos adecuados y que la información se muestre de manera clara y precisa. Esto te permitirá por ejemplo reclamar facturas impagadas, ya que tendrías un documento de la operación que enviar al cliente.
Las instrucciones para realizar una factura comercial están reflejadas en la Directiva 2010/45/UE que pertenece al Real Decreto 1619/2012, donde se determinan las especificaciones que debe tener la factura comercial.
Aunque existen múltiples modelos y formatos de facturas comerciales, debes tener en cuenta que independientemente de la estética y el diseño de la factura tienen que aparecer una serie de datos imprescindibles sobre el importador, el exportador, las mercancías enviadas y la transacción.
A lo mejor te preguntas cómo hacer una factura comercial. Concretamente, la información indispensable que debe contener una factura comercial es la siguiente:
- Número de factura y, en algunos casos, serie
- Fecha de la factura
- Número del pedido
- Valor unitario de los productos
- Valor total de los productos
- Divisa o moneda
- Condiciones de pago
- Método de pago
- Cuota tributaria repercutida
Además de esta información, hay que incluir los datos del importador y del exportador de manera clara y fácil de leer. Estos datos son:
- Información del exportador: nombre, dirección, código postal, teléfono e identificación fiscal del exportador, como por ejemplo el número de VAT.
- Información del importador: nombre, dirección, teléfono e identificación fiscal.
Generalmente, también se debe incluir información sobre la persona al que se debe notificar que la mercancía ha llegado a su destino, concretamente un correo electrónico.
Además de todos estos datos, no hay que olvidar la propia información sobre el envío de mercancías. Las autoridades de aduanas la tendrán en cuenta para conocer el estado del envío y que exista un registro de las exportaciones realizadas.
Entre los datos que es importante que pueda incluir la factura comercial relativos al envío, cabe mencionar los siguientes:
- Agente transitario
- Código HS
- Número del conocimiento del embarque
- Descripción de la mercancía
- Seguro de la transacción y los bienes
- Origen de la mercancía
- Fecha de exportación y transporte que se ha utilizado
- Dirección de destino final.
- Firma del expedidor de la mercancía.
Plantilla de factura
Una de las formas de hacer este tipo de facturas es utilizar una plantilla de factura comercial. Existen múltiples plantillas de facturas comerciales que se pueden encontrar en Internet. Incluso el propio Microsoft Word cuenta con plantillas propias de facturas, como la que puedes ver a continuación.
Esto es sólo un tipo de factura comercial. Como es lógico, las facturas comerciales deben ajustarse al tipo de operación.
Nuestro consejo, en cualquier caso, es que para hacer tus facturas no utilices herramientas de ofimática tradicionales, sino que emplees un sistema ERP completo que te permita gestionar todas tus facturas y personalizarlas con tu propio diseño, así como enviarlas automáticamente o analizar los datos de ingresos o ventas de forma global.
Además, debes tener en cuenta la obligación de emitir facturas electrónicas y toda la reglamentación de la Ley Crea y Crece, por lo que es esencial que puedas digitalizar el proceso de facturación a través de una herramienta de software.
Ejemplo de factura comercial
Crear una factura comercial puede ser difícil por primera vez. Pero se puede hacer de manera más fácil con un ejemplo. Aquí tienes un ejemplo de factura comercial que te puede ser útil, aunque debes tener en cuenta que todo lo relativo a impuestos variará dependiendo de la operación.
Esperamos que este post te haya ayudado a entender qué es una factura comercial y para qué sirve. Desde Zucchetti Spain te invitamos a utilizar una solución de gestión empresarial ERP para poder gestionar tus ventas internacionales y nacionales, crear facturas de manera automática y rellenar todos los datos sin errores. Esto te permitirá que el proceso pueda estar completamente automatizado, ya que es muy habitual que crear facturas con herramientas de ofimática pueda dar lugar a errores.
Además, la gestión de facturas se vuelve muy compleja cuando dispones de una empresa y realizas numerosas operaciones a diario, lo que te no permite automatizar la elaboración de informes y el cálculo de los datos agregados de todas tus operaciones. Evita errores y mejora la gestión a través de una solución de gestión como Solmicro ERP, el software de gestión empresarial de Zucchetti Spain.
