Existen diferentes tipos de facturas de acuerdo con el reglamento de facturación. Una de ellas es la factura recapitulativa, uno de los documentos habituales utilizados por muchas empresas en sus operaciones de facturación.
Para que no te queden dudas sobre qué es una factura recapitulativa, qué requisitos deben cumplir y cómo llevar una gestión de facturas adecuada en tu negocio, hemos preparado este artículo en el que te explicaremos todo lo que necesitas saber al respecto.
¿Qué es la factura recapitulativa?
De acuerdo con el Real Decreto 1619/2012, en su artículo 13, las facturas recapitulativas son aquellas en las que se incluyen distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las operaciones se hayan realizado en el mismo mes natural.
Dichas facturas recapitulativas deben expedirse como muy tarde el último día del mes, o en caso de que el destinatario sea un profesional o empresario, el día 16 del mes siguiente en el que se hayan realizado las operaciones.
¿Qué requisitos se deben cumplir para emitir facturas recapitulativas?
Ahora que ya conoces qué es una factura recapitulativa y su definición, es importante que sepas que deben incluir una serie de datos imprescindibles relacionados con la operación para que pueda ser válida.
Estos datos son los siguientes:
- Número de la factura
- Fecha
- Nombre y apellidos o razón social del emisor
- Identificación fiscal del emisor
- Nombre y apellidos o razón social del destinatario
- Identificación fiscal del destinatario
- Debe indicarse que se trata de una factura recapitulativa en caso de que se recojan en ésta otras facturas ya emitidas. No es necesario indicarlo si se agrupan albaranes
- Descripción de las operaciones: cada línea de la factura debe indicar las facturas que se van a recapitular, indicando el número de la factura o albarán, fecha de emisión, descripción del producto o servicio, tipo de IVA aplicado e importe total
- Base imponible: donde se deben indicar todas las bases imponibles de las facturas recapituladas
- IVA correspondiente
- Retención del IRPF (si corresponde
- Cuota tributaria
- Importe total
- Información sobre protección de datos
- Información sobre la inscripción en el Registro Mercantil
Además, te recomendamos que tengas en cuenta todas las obligaciones de facturación que afectan a tu empresa de acuerdo con el nuevo reglamento de facturación, así como las implicaciones de la Ley Crea y Crece, donde se refleja la obligación de las empresas y autónomos de emitir facturas electrónicas en sus operaciones con otras empresas y autónomos.
Paso a paso para hacer una factura recapitulativa
El procedimiento por el que una empresa puede realizar facturas recapitulativas es muy sencillo. Una empresa lleva a cabo varias ventas en un mismo mes natural a un mismo cliente, y documenta dichas entregas con albaranes de entrega, que el comprador recibe cuando le llega la mercancía.
Cuando el mes natural finaliza, la empresa agrupa los albaranes que ha enviado a un mismo cliente en una factura recapitulativa, lo que facilita las operaciones contables al no tener que expedir múltiples facturas por cada operación, sino una sola factura que hace referencia a los múltiples albaranes generados.
En lo que respecta al pago, por su parte, los clientes sólo tienen que pagar el importe íntegro de la factura recapitulativa, aunque también es posible que se pague al contado y la factura recapitulativa se emita cuando ya se ha cobrado.
Aunque puedes consultar cómo se hacen este tipo de facturas en cualquier ejemplo de factura recapitulativa, vamos a identificar una serie de pasos que debes dar para hacerlas de manera fácil.
Identifica tu factura
Indica que se trata de una factura recapitulativa para que quede constancia de ello en el documento y cumplir así con el reglamento de facturación.
Identifica al emisor y destinatario de la factura
Señala los datos tanto de tu cliente como de tu empresa (incluyendo nombre, identificación fiscal, dirección y código postal).
Una línea para cada factura recapitulada
En la descripción de los productos y servicios, dedica una línea para cada factura o albarán recapitulado.
Suma de los importes
Suma los múltiples importes de cada factura para obtener el importe total y aplicarle el IVA correspondiente y la retención del IRPF si procede.
¿Cómo evitar errores al rellenar facturas recapitulativas?
La gestión manual de la facturación en las empresas es un proceso enormemente complejo que dificulta el funcionamiento de muchas organizaciones. En muchos casos, el hecho de no llevar una gestión eficaz de las facturas da lugar a un mayor descontrol y a no reclamar las facturas impagadas, lo que puede generar dificultades financieras en tu empresa al retrasarse la recepción de los ingresos.
Para evitar que la gestión manual de facturas acabe dando lugar a errores que luego provoquen una distorsión en la contabilidad de la empresa, es esencial apostar por herramientas que permitan la automatización de la generación de facturas.
¿Cómo automatizar el proceso de facturación con herramientas tecnológicas?
Lo ideal es disponer de un software ERP con una interfaz sencilla y múltiples funcionalidades para la gestión financiera de tu empresa. Con esta herramienta podrás generar facturas de ventas, incorporar tus facturas de gastos y crear albaranes.
Además, podrás llevar a cabo distintos tipos de facturas, como las facturas rectificativas o las facturas recapitulativas para agrupar múltiples albaranes de manera fácil en una sola factura, y así poder ahorrar tiempo, mejorar tu productividad y eliminar tareas repetitivas y rutinarias que llevan mucho tiempo a tu equipo de administración.
La solución Solmicro ERP de Zucchetti Spain es la tecnología de gestión que te permite llevar una gestión eficaz de tus facturas. Almacena todos los datos en una sola herramienta con la que puedas tener el control total de tu negocio y evita que las tareas manuales acaben perjudicando el funcionamiento de tu negocio.
