Entender los diferentes tipos de factura es importante para llevar a cabo la facturación de manera correcta. La factura rectificativa es uno de los instrumentos con los que cuentan empresas y autónomos para corregir errores de facturación, pero éstas deben hacerse de acuerdo a determinados criterios.
Recuerda que de acuerdo con la Ley Crea y Crece, las empresas tendrán que utilizar soluciones de software que permitan crear factura electrónica de cada operación que se lleve a cabo.
En este post te mostraremos qué es una factura rectificativa y todo lo que debes tener en cuenta para poder crearlas en tu negocio de manera correcta y cumpliendo con todos los requisitos.
¿Qué es una factura rectificativa?
Se trata de un documento contable, que permite corregir algún dato o complementar información de una factura original.
Las facturas que rectifican una factura original sólo deben incluir el importe que modifica la factura original, ya sea positivo o negativo.
Es importante tener claro que el concepto de factura rectificativa va un poco más allá de la factura de abono, que es un tipo de factura rectificativa en la que el importe aparece con signo negativo.
La gestión de facturas es un aspecto fundamental para que las empresas puedan cumplir sus obligaciones tributarias, así como disponer de datos que reflejen con precisión la realidad de los ingresos y gastos de la empresa.
¿En qué casos se debe utilizar una factura rectificativa?
Las empresas, autónomos o entidades con una actividad económica, cuando expidan alguna factura, tienen obligación de realizar facturas rectificativas cuando se cumplan los requisitos de la factura rectificativa establecidos en el artículo 15 del Real Decreto 1619/2012, que a su vez hace referencia a los artículos 6 y 7 sobre el contenido de las facturas y las facturas simplificadas.
Además, la normativa expresa también la obligación de expedir una factura cuando las cuotas impositivas repercutidas se hayan calculado de manera incorrecta o en caso de que den lugar a la modificación de la base imponible, de acuerdo con el artículo 80 de la Ley del Impuesto.
Hay que tener en cuenta también la importancia de cumplir la Ley Antifraude cuando se trata de rectificar facturas. Todas las operaciones que realice una empresa deben quedar registradas en el programa de facturación, y las empresas y autónomos no están autorizados a utilizar herramientas que permitan llevar una doble contabilidad.
¿Cómo elaborar una factura rectificativa?
Un aspecto muy importante es tener claro cómo hacer una factura rectificativa. La expedición de una factura rectificativa se debe realizar tan pronto como la empresa o autónomo haya constatado el error.
Hay que tener en cuenta que no se pueden emitir facturas rectificativas con respecto a facturas originales cuando hayan pasado 4 años desde el devengo del impuesto.
Por otra parte, la factura debe incluir los datos identificativos de la factura rectificada. Una práctica habitual es que se incluya una nota con el número de la factura original, precedido por las letras identificativas “FR” que hagan referencia a la naturaleza de la nueva factura, que no debe formar parte de la misma secuencia que el resto de facturas.
En los casos en los que la modificación de la base imponible de una factura esté relacionado con descuentos o bonificaciones, no es necesario identificar las facturas, basta con que esté claramente reflejado el período impositivo al que se refieren.
Para cumplir con la Ley Crea y Crece, cabe recordar la obligación de emitir factura electrónica a partir de julio de 2025. Esto permitirá llevar un registro electrónico de todas las facturas que realice la empresa y facilitar la transformación digital de la empresa, así como prevenir el fraude fiscal.
Tipos de facturas rectificativas
Existen diferentes tipos de facturas rectificativas, de acuerdo con el tipo de error que se ha cometido en la factura original o lo que se requiere corregir.
Facturas rectificativas para corregir errores formales
Cuando hay errores formales en las facturas, los autónomos o empresas que las han emitido deben crear una factura sustitutiva para reemplazar la factura original por una nueva.
Este tipo de errores suelen ser fallos relacionados con los datos del destinatario, número de la factura, datos del emisor de la factura, errores en el concepto o en la fecha de emisión.
Facturas rectificativas para corregir errores materiales
Hablamos de errores materiales en una factura cuando el emisor tiene la posibilidad de emitir una nueva factura sustitutiva, o bien realizar una factura rectificativa que afecte a los importes o al cálculo del tipo impositivo.
Las facturas rectificativas deben emitirse cuando hay errores en el porcentaje o cuota del IVA, si se trata de una devolución, hay errores a la hora de aplicar un descuento o en la base imponible, o si se trata de una anulación o reembolso parcial de la operación.
¿Qué requisitos deben cumplir las facturas rectificativas para que sean válidas?
Los requisitos para emitir una factura rectificativa válida son los siguientes:
- Que la factura rectificativa haga referencia a los datos de la factura original a la que rectifica
- Se debe indicar cuál es el motivo de la rectificación
- Que aparezcan consignados los datos de la empresa emisora y la receptora, como en cualquier factura ordinaria
- Las facturas rectificativas deben tener su propia serie numérica. Éstas deben ser correlativas y evitar que hayan saltos
- Deben aparecer consignadas con signo menos en caso de que se trate de abonos totales o parciales
- Tienen que aparecer indicados los importes
- Deben incluir el tipo impositivo y, si corresponde, la retención del IRPF
Desde Zucchetti Spain queremos invitarte a tener en cuenta la importancia de hacer una gestión eficaz de facturas a través de un software ERP que te permita tener el control de las finanzas y la contabilidad de tu empresa.
