Los gastos de gasolina de los vehículos de empresa pueden ser un factor importante a la hora de controlar los costes de desplazamiento. Hoy día muchas empresas disponen de sus propios coches para diferentes objetivos, como visitar a clientes, asistir a ferias sectoriales y congresos o realizar distintos tipos de viajes de negocios.
Sin embargo, hay dos aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta con respecto a esto: uno de ellos es cómo calcular los gastos, de manera que puedas ajustarlo a un presupuesto predefinido, y otra el tipo de software de gestión de flotas de vehículos más adecuado para medir tus gastos de viaje.
¿Por qué es importante calcular correctamente los gastos de gasolina en viajes empresariales?
Controlar los gastos de gasolina en los viajes de negocios es importante para lograr deducciones fiscales en el IVA y el Impuesto de Sociedades (o IRPF en caso de los autónomos). Además, es de gran relevancia llevar un control de dichos gastos para ver el peso que tienen en la estructura de gastos de la empresa y su relación con los ingresos obtenidos.
En esta línea, las empresas pueden calcular correctamente los gastos de viaje para, de esta forma, tratar de optimizarlos y minimizarlos, por un lado, y por otro, para obtener ventajas fiscales. También es la base para valorar en qué ocasiones vale la pena utilizar los vehículos de empresa, o si es mejor optar por vehículos de alquiler, si bien gestionar el alquiler de coche en un viaje de negocios debe llevarse a cabo siguiendo determinados criterios.
Factores clave que influyen en el gasto de gasolina de un coche de empresa
Hay una serie de elementos que pueden tener un impacto significativo en el gasto total en gasolina por parte de la empresa.
Tipo de vehículo y eficiencia de consumo
Tanto el vehículo que se utiliza como las buenas prácticas de conducción y el establecimiento de rutas bien planificadas permite maximizar la eficiencia del consumo de gasolina. En esta línea, las empresas deben preocuparse por renovar su flota de vehículos hacia modelos que supongan un menor gasto en gasolina. Por otra parte, deben prestar el mantenimiento adecuado para asegurar un rendimiento óptimo, así como también planificar las rutas de viaje para evitar el exceso de consumo.
Distancia recorrida y frecuencia de los viajes
La frecuencia de los viajes de empresa es otro de los factores que pueden influir en los gastos de gasolina o combustible de una empresa. En este sentido, hay que determinar si los viajes son imprescindibles para la empresa y la relación coste-beneficio de estos. Por otra parte, lo ideal es planificar adecuadamente las rutas para encontrar el camino más corto y con menos tráfico para la llegada. Además, hay que valorar la distancia recorrida entre el punto de partida y el punto de destino y decantarse por la opción más óptima.
Precio del combustible en diferentes regiones
Otro de los aspectos que pueden tener en cuenta las empresas es el precio del combustible en distintas comunidades autónomas, de manera que se pueda optimizar el gasto planificando el repostaje en las gasolineras más adecuadas.
Considerar los precios del combustible es un factor muy importante a la hora de llevar la contabilidad de la gasolina del coche de empresa, ya que se debe reflejar el gasto real en el que se ha incurrido.
Fórmula básica para calcular el gasto de gasolina de los coches de empresa
El cálculo del gasto en combustible de los vehículos de empresa se puede calcular mediante una sencilla fórmula.
Gasto de gasolina = Distancia recorrida (km) / Rendimiento del vehículo (km/litro) * Precio de la gasolina.
Esta fórmula nos muestra así los tres factores que influyen en el gasto por gasolina, y que son la distancia recorrida en kilometros, que puede medirse a través del cuentakilómetros, y el rendimiento del vehículo, en el que se puede calcular mediante un calculador de gasolina la cantidad consumida en L por cada kilómetro recorrido. Por último, hay que considerar el precio de la gasolina en el lugar de repostaje.
Ejemplo de fórmula para calcular el gasto de gasolina
Lo podemos ver de manera sencilla con un ejemplo. Si un coche de empresa, utilizado por un comercial, recorre una distancia de 1.000 km para visitar a clientes, puede tener un rendimiento de 12 km/L y pagar el coste de la gasolina a 1,50 euros el litro. El cálculo se haría de esta forma:
Gasto en gasolina = 1000 / 12 * 1,50 = 125 €
Esto implica que por cada vehículo de empresa con dichas características, que recorra una distancia de 1000 kilómetros, tendría que pagar un coste de 125 euros.
Hay que tener en cuenta que los gastos de combustible oscilan de manera diaria, por lo que al final, además de planificar las rutas digitalmente y medir la geolocalización de los vehículos y la distancia recorrida por trayecto, es clave centralizar los recibos de pago en una sola herramienta. El pago de la gasolina del coche de empresa puede ser más fácil utilizando tarjetas de carburante.
¿Qué tipo de herramientas pueden ayudar en la gestión de los gastos de gasolina en empresas?
Lo ideal es que puedas utilizar un software de gestión de viajes con el que puedas tener el control de la organización de viajes de negocio. Esto te permitirá planificar las mejores rutas para ahorrar gastos en gasolina, así como hacer más sencillo el control de los tickets y facturas. Además, debes utilizar un software de gestión de la movilidad, con el que puedas planificar las rutas, hacer el seguimiento de la geolocalización de tus vehículos y llevar el control de las tareas de mantenimiento de vehículos.
¿Cómo integrar el cálculo del gasto de gasolina en la gestión empresarial?
Para calcular el gasto de gasolina en la gestión empresarial, debes utilizar herramientas digitales para llevar un registro sistemático del consumo de gasolina de cada vehículo.
Entre otros aspectos, debes registrar el número de litros consumidos, la distancia recorrida y el tipo de trayecto (urbano, interurbano, etc.). Esto son elementos que se pueden controlar de manera automatizada para facilitar los procesos en la empresa, y así asegurarte de que tus gastos de combustible se ajustan a tu política de viajes corporativos en todo lo que se refiere al transporte.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer nuestra solución ZTravel para empresas, con la que podrás tener el control de tus gastos de viaje, lo que también incluye la gestión de los gastos de combustible para tus desplazamientos.
