Los gastos de viaje en empresas suelen ser una constante fuente de problemas administrativos. Es necesario primero agilizar las solicitudes de gasto por parte de las personas que van a realizar cualquier desplazamiento a cargo de la empresa. Por otra parte, hay que justificar correctamente los gastos de empresa en los que se incurran para poder desgravar y que no se produzcan errores.
Muchas empresas no disponen de las herramientas adecuadas para la gestión de los gastos de viaje. Simplemente usan una hoja de Excel para tratar de clasificar y organizar los gastos, y luego utilizan el correo electrónico para recibir las capturas de pantalla de los tickets y facturas, o peor todavía, se los envían en papel.
Para que esto no se convierta en un quebradero de cabeza para tu equipo de trabajo, es muy importante racionalizar todos los procesos relacionados con los gastos de viaje. Además, utilizar un software de control de gastos podría ser de gran ayuda para que tu compañía pueda automatizar procesos.
Los principales gastos de empresa
Las empresas pueden tener una serie de gastos en su día a día que es necesario controlar por diversas razones. Por una parte, para evitar que los pequeños gastos diarios supongan un coste importante que perjudique a la rentabilidad de la empresa y para fiscalizar las acciones que se están llevando a cabo en cada departamento. Y por otra, porque es posible desgravar numerosos gastos relacionados con desplazamientos, como las dietas o el kilometraje, por lo que hay que tener copia documental de los justificantes para que la empresa pueda hacer el reembolso de gastos de viaje.
Cuando hablamos de gastos de viaje, hablamos de cualquier desplazamiento que se lleva a cabo dentro de una empresa y que requiere el uso de medios de transporte. Por ejemplo, si algunos miembros de tu equipo se trasladan a una feria sectorial e incurren en una serie de gastos a cargo de la empresa (gasolina, comida, etc.), esto son gastos que corren a cargo de la empresa y que el equipo no debería poner de su propio bolsillo.
Al igual que estos, hay que considerar todos los pequeños gastos de viaje que realiza una empresa. Esto incluye las comidas de trabajo, los viajes en avión, tren o vehículo a cargo de la empresa, cualquier asistencia a un congreso o evento empresarial. También los desplazamientos que realizan los empleados en su actividad habitual y que requieren por ejemplo que el conductor pare en una estación de servicio para comer.
Por lo general, los principales gastos de la empresa tienen que ver primeramente con el kilometraje, ya que muchas compañías disponen de su propios vehículos, ya sean coches, furgonetas, camiones, etc. Especialmente si la empresa cubre las tareas logísticas, aquí es donde pueden ir muchos de los gastos de viaje. Seguidamente, estarían los gastos de viaje extraordinarios, que tienen que ver con desplazamientos puntuales, debido a ferias o eventos que no se producen de forma habitual.
¿Qué son los gastos de viaje?
Como se ha apuntado, los gastos de viaje son todos aquellos que se realizan en horario laboral para realizar actividades relacionadas con la empresa. Esto es independiente de que se utilicen medios de transporte de la propia empresa o el vehículo propio del trabajador. Es la empresa la que debe sufragar estos gastos, siempre que estén relacionados con la actividad que realiza la empresa.
Así, por ejemplo, si un empleado utiliza su vehículo para acudir a la oficina, esto no es un gasto de empresa, ya que aún no está en horario laboral. Sin embargo, si el mismo trabajador utilizara su vehículo para ir a ver a un cliente con el que se ha concertado una reunión de ventas, entonces sí que es un gasto de viaje.
Lo mismo ocurre si una delegación de la empresa se va de viaje a otro país para reunirse con un partner, o con una sucursal de la empresa en el extranjero. Todos los gastos en los que se incurra y que tengan que ver con la actividad de la empresa.
Tipos de gastos de viaje
Hay diferentes tipos de gasto de viaje, según a qué están destinados. Es importante desglosarlos adecuadamente, ya que la cantidad máxima para desgravar dietas y kilometraje es distinta.
Dietas
Las dietas son retribuciones que tienen el objetivo de compensar los gastos en los que el trabajador ha incurrido durante un desplazamiento. Pongamos por caso que una persona se desplaza a otra ciudad para asistir a una feria de negocios. Durante ese desplazamiento, el profesional tiene que asumir el coste de la alimentación y la pernoctación en un hotel. Las dietas serían una cantidad diaria que la empresa asigna al profesional para poder cubrir estos gastos.
Kilometraje
Se trata de gastos de locomoción, relacionados con los desplazamientos que realice un empleado para realizar su actividad. Es importante tener claro que si el empleado utiliza su vehículo privado para el desplazamiento, la empresa también debe compensar a esta persona. Aquí se incluye tanto el combustible como el aceite y cualquier otro elemento que pueda sufrir desgaste por el desplazamiento, como las llantas.
¿Cómo gestionar los gastos de viajes de tu empresa con ZTravel?
Sin duda, calcular los gastos de viaje puede ser complejo, debido a que por una parte hay que ajustarse a las obligaciones legales de la empresa, y dentro de lo que permiten los límites de la legalidad, cumplir con la política de gastos de la empresa.
Los procesos en cualquier caso son enormemente complejos cuando no se dispone de una herramienta adecuada para tener el control de las aprobaciones de las solicitudes y la recepción, clasificación y almacenamiento de los justificantes de pago.
Por otra parte, no sólo hay que tener en cuenta a los profesionales que trabajan en plantilla, sino también a los autónomos que tienen una relación más o menos habitual con la compañía. El autónomo debe tener claro cómo facturar gastos de viaje, pero además debe justificar de manera adecuada los costes relacionados con el desplazamiento que ha realizado para poder aplicarlos a la factura.
¿Cómo calcular los gastos de viaje?
Uno de los problemas que hay en muchas empresas es que no existe un método o política para contabilizar dietas y gastos de viaje.
Aquí hay que tener en cuenta varios aspectos importantes. Primero, si se trata de gastos que se realizan en un municipio distinto a aquel en el que se encuentra el espacio de trabajo de la persona, dicho gasto estará exento de impuestos y podrá deducirse al 100% si se cuenta con el justificante (factura a nombre de la empresa).
En lo que respecta a los gastos de manutención de la persona durante su desplazamiento, hay una exención del IRPF de 53,34 € por día cuando se trata de viaje en España, y de 91,35 €/diarios si el viaje es al extranjero. En caso de que se trate de un desplazamiento sin que el profesional tenga que pernoctar fuera, el importe que estaría exento es de 26,67 €/día en España y de 48,08 €/día si es al extranjero.
Sobre el kilometraje, es necesario indicar el punto de origen y punto de destino, si bien es importante hacer una buena planificación de la ruta para optimizar los gastos. En ocasiones se utilizarán tarjetas de viajes, o también es posible que el profesional aporte justificantes del pago de gasolina, reparaciones y peajes.
Tanto para gestionar las solicitudes de gasto como para aportar los justificantes es mejor controlar todo el proceso con un software de control de gastos.
ZTravel para pequeñas y medianas empresas
La solución para agilizar los procesos de gestión de gastos de viaje, control de las solicitudes y aprobaciones y su correcta contabilización para poder desgravar los impuestos se realiza de manera más eficiente con ZTravel.
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- que los responsables de cada área puedan validarlas antes de que se produzcan de manera ágil y óptima
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