La gestión de viajes corporativos o de empresa es un aspecto de gran relevancia para el control de gastos de empresa. Con frecuencia, directivos y personal de la empresa requiere desplazarse para asistir a una feria, visitar a un cliente o proveedor, o realizar cualquier desplazamiento sujeto a gastos, que la empresa podría deducirse.
Controlar las dietas, pernoctaciones y transporte de las empresas es determinante si queremos hacer una gestión de gastos de viaje de negocios que se pueda reflejar documentalmente de forma correcta y que esté sujeta al control financiero.
A continuación, te mostraremos los elementos clave que debes implementar en tu organización si deseas realizar una gestión controlada, transparente y segura de los gastos de viajes corporativos.
¿Qué son los gastos de viajes?
Son todos aquellos gastos necesarios para cubrir los costes de un desplazamiento laboral. Eso incluye desde el transporte, el alojamiento, la manutención, los seguros o incluso los gastos de kilometraje.
Es importante distinguir entre los gastos que asume directamente la empresa, por lo que no requieren un reembolso a la persona trabajadora, y los gastos que son reembolsados en la nómina. También debemos distinguir entre aquellos gastos que asume el personal y paga con la tarjeta corporativa de aquellos gastos que paga de su propio bolsillo y después pasa la factura a la empresa.
Tipos de gastos de viaje de negocio
Hay diferentes tipos de gastos de viajes de negocios: transporte, alojamiento, dietas y gastos de kilometraje y gastos de representación.
Es importante distinguirlos, ya que no todos se gestionan de la misma manera. Esto depende en gran parte de la política de viajes corporativos, así como de las obligaciones legales de la empresa a este respecto.
Veamos los distintos tipos de gastos de viaje de negocios más importantes.
Gastos de transporte
Aquí se incluyen los gastos necesarios para el desplazamiento de personal al lugar al que deben acudir, sea un evento, reunión o visita a un cliente. Por ejemplo, los gastos en taxi, metro, tren, avión, autobús, gasolina o peajes se consideran gastos de transporte.
Si el personal de la empresa acude a un evento en un vehículo alquilado, también se puede contemplar el alquiler de coche en viaje de negocios como un gasto de transporte.
Alojamiento
Los gastos de alojamiento incluyen habitaciones de hotel, hostales o apartamentos en alquiler. Aquí hay que tener en cuenta que no sólo puede estar cubierta la noche de hotel, sino también el uso que se haga de las instalaciones del alojamiento, dentro de la tendencia hacia el Bleisure, que tanto protagonismo está ganando en las empresas.
Dietas y alimentación
Los gastos en dietas y alimentación suelen incluir desayunos, comidas y cenas, así como compras en restaurantes y tiendas de alimentación. Esto se debe realizar conforme a los mínimos que establezca el convenio colectivo y el contrato de trabajo, y a partir de aquí, teniendo en cuenta la política interna de la empresa.
En la mayoría de los casos, el gasto en dietas y alimentación se reembolsa en la nómina, pero en otros puede cargarse a la tarjeta de gastos empresariales, si así lo permite la política de viajes.
Gastos de representación y reuniones
Los gastos de representación y reuniones son aquellos que una empresa asume para mejorar sus relaciones comerciales, atraer clientes o fortalecer su imagen corporativa.
Hablamos de regalos corporativos, participación en eventos o desplazamientos para participar en reuniones.
¿Qué métodos podemos utilizar para optimizar la gestión de los gastos de viajes de empresas?
Aplicar una estrategia para la gestión de viajes corporativos es esencial para llevar un control adecuado de los gastos y evitar sobrecostes, así como para poder aplicar las deducciones que correspondan en las facturas.
Éstas son algunas de las acciones que puedes llevar a cabo.
Uso de software de gestión de gastos
Utiliza un software de gestión de viajes de negocios para clasificar, organizar y aprobar o rechazar las solicitudes de gasto del personal de la empresa.
A través de esta herramienta, los responsables de área podrán dar el visto bueno a las solicitudes de gasto de viaje, establecer límites de gasto y aplicar de forma automática el reembolso de gastos de viaje cuando el personal haya pagado gastos de viaje de su propio bolsillo. Por su parte, las personas de tu empresa que realicen un desplazamiento o viaje corporativo podrán justificar el gasto simplemente enviando la foto de la factura y el ticket a través de una app, lo que ayuda a agilizar el proceso y evitar errores.
Políticas de viaje claras y bien definidas
Una vez implementado el software de gestión de viajes para empresas, necesitas desarrollar una política de viajes corporativos clara, transparente y definida, donde se reflejen claramente los límites de gasto, dietas por desplazamiento y kilometraje, pernoctaciones y gastos asociados a cada viaje.
De esta forma, podrás evitar que se produzcan sobrecostes como consecuencia de los viajes de empresa, ya que al final se trata de una inversión y los viajes tienen que resultar rentables ,o cuando menos, tener un coste asumible por la empresa en caso de que generen un beneficio intangible.
Tarjetas de viaje corporativas
Las tarjetas de viajes corporativas es una forma en la que las empresas facilitan la trazabilidad en el control de los gastos de viaje.
Se entregan a las personas que van a desplazarse para cubrir determinados gastos, como transporte, alojamiento o comidas. Estas tarjetas llevan un límite máximo para evitar el fraude, por lo que están destinadas a que se pueda cumplir con la política de viajes de la empresa de la empresa más fácilmente.
Independientemente del uso de la tarjeta, los gastos deben igualmente justificarse con facturas o tickets para poder deducirse.
¿Cómo se reembolsan a los trabajadores los gastos de viaje de empresa?
Los gastos de viaje se reembolsan a las personas trabajadoras en la nómina, siempre que el personal haya incurrido en dichos gastos de acuerdo a los límites legales y a la política de viajes corporativos de la empresa.
Lo ideal es llevar a cabo este proceso con un software de gestión de gastos de viaje que se integre con el sistema de nómina y la gestión de contabilidad, de manera que puedan traspasarse los datos directamente a las nóminas del personal y aplicarse las deducciones correspondientes de manera automática.
¿Cuáles son los principales desafíos de las empresas a la hora de gestionar los gastos de viaje?
La gestión de los gastos de viaje es un proceso complejo porque implica a diferentes departamentos. Por una parte, el departamento del que forman parte las personas que van a participar en el viaje de empresa; y por otra, el Departamento de Finanzas y el Departamento Contable.
Para facilitar el flujo de información entre las distintas partes es esencial asegurar un proceso sistematizado y automatizado de comunicación en las dos direcciones. Debemos tener en cuenta que la gestión manual de las notas de gastos suelen dar lugar a descuidos y errores humanos, por lo que puede que algunas facturas no se lleguen a procesar, o se pierda la prueba documental de un viaje que luego la empresa trate de deducir en sus declaraciones de impuestos.
Por otra parte, es esencial evolucionar un modelo de gestión paperless, o en el que no haga falta almacenar las facturas y tickets en papel, sino que simplemente se pueda tomar una fotografía desde el móvil y recabar los datos automáticamente.
Otro desafío importante es aplicar medidas para evitar el fraude, para lo cual puede ser de gran utilidad el uso de tarjetas corporativas.
¿Hacia dónde avanza la gestión de viajes de negocio?
La gestión de gastos de viajes en las empresas está evolucionando hacia modelos de gestión digitales y automatizados, donde no hace falta gestionar el papel y se pueden almacenar las pruebas documentales para justificar los gastos de forma digital.
Por otra parte, se están utilizando soluciones que permiten controlar el fraude de manera más eficaz. Las empresas necesitan herramientas que permitan gestionar solicitudes de gasto y que los supervisores puedan aprobar o rechazar los gastos, de manera que los responsables de cada área puedan ajustarse al presupuesto asignado y ajustarse a los criterios establecidos por el Controller Financiero.
La gestión de gastos de viaje implica hoy la necesidad de traspasar toda la información al área de contabilidad y Recursos Humanos para aplicar directamente las deducciones y reembolsos, sin tener que realizar cálculos manuales.
Paralelamente a estas tendencias, las empresas tienen un mayor foco en el bienestar del personal durante sus desplazamientos. Debemos tener en cuenta que velar por la seguridad de las personas trabajadoras es esencial. En esta línea, muchos departamentos de RRHH incluyen seguros de viaje para empresas entre los beneficios que pueden contar las personas trabajadoras durante el viaje. Además, hay que potenciar su motivación para estimular su compromiso con la empresa.
En definitiva, lo que se persigue es ahorrar el máximo de tiempo posible en el proceso administrativo, al mismo tiempo que se aplican medidas para prevenir errores, ineficiencias o gastos injustificados que no se ajusten a la política de viajes corporativos.
¿Cómo funciona el software de gestión de gastos de viaje de Zucchetti?
El software de gestión de gastos de viaje permite planificar los gastos de viaje, gestionar las supervisiones de gasto, controlar toda la documentación y facilitar la comunicación entre las personas desplazadas y la empresa. Además, facilita el proceso posterior de reembolso en la nómina y aplicación de las deducciones fiscales.
Una de las ventajas de utilizar este tipo de software es que se puede almacenar cada nota de gastos de manera más organizada, sin tener que gestionar documentación en papel, lo que puede dar lugar a muchos errores y dificultar los procesos administrativos.
El software de control de gastos permite también realizar asistencia a los trabajadores en los viajes de empresa. El personal puede solicitar la realización de un gasto de manera ágil y rápida a través de la app mientras se encuentra de viaje. También se pueden recibir indicaciones para cumplir unos compromisos en cuanto a rutas para un desplazamiento con un coste más óptimo.
El software de gestión de viajes de negocios te permite gestionar de forma digital, organizada y automática todos los procesos vinculados a la gestión de viajes corporativos y notas de gastos. Esto suele ser una cuestión que da muchos quebraderos de cabeza cuando se hace manualmente, generando muchos errores e ineficiencias.
Con una solución como ZTravel, tu empresa podrá volver a tener un control absoluto de las notas de gasto y los gastos en viajes y desplazamientos, de manera que puedas diseñar una estrategia racional para evitar el gasto innecesario y optimizar los costes para obtener el máximo beneficio.
