La gestión de gastos de viaje empresariales suele ser una fuente de ineficiencias que dificultan numerosos procesos. Debemos tener en cuenta que los gastos en los que incurre el personal durante una estancia de trabajo pueden ser muy variados, desde transporte a comidas o pernoctaciones, y que estos deben estar debidamente justificados para que la empresa pueda desgravar.
Además, hay que tener en cuenta que no todos los gastos se pueden cargar a la empresa, o reembolsarse a la persona trabajadora. Es necesario que haya una supervisión para evitar sobrecostes o intentos de fraude, por lo que es importante que se puedan realizar solicitudes y aprobaciones de los distintos gastos.
En definitivas cuentas, la gestión de gastos de viajes implica la participación de personas del departamento de Recursos Humanos, Contabilidad y Facturación, personal encargado de la supervisión y las personas trabajadoras que participan en el viaje.
¿Cómo hacer una gestión más eficiente de los gastos empresariales gracias a la automatización que proporciona un software de control de gastos de viajes? Te lo mostramos a continuación.
¿Qué es una gestión automatizada de gastos?
Una gestión automatizada supone utilizar un software que permite planificar los viajes y los gastos, gestionar las solicitudes de gasto, almacenar digitalmente todas las facturas y aplicarlas en la nómina automáticamente, así como reflejarlas en la contabilidad.
La gestión de viajes en empresas es un conjunto de tareas que tradicionalmente se han llevado a cabo por métodos manuales, almacenando los tickets de compra y facturas de los gastos, llevando la supervisión mediante contacto directo o llamadas telefónicas, y aplicando luego los reembolsos correspondientes en las nóminas.
Los nuevos procedimientos permiten así facilitar la integración entre las distintas partes involucradas, desde Recursos Humanos hasta el Departamento de Finanzas y Contabilidad, y que las personas de la empresa que viajen puedan enviar las facturas de manera sencilla y cómoda a través de una app.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar la gestión de gastos de viajes?
La gestión automatizada de los gastos de viaje ayuda a evitar los errores e ineficiencias propios de una gestión manual, donde al final hay muchos malos entendidos y divergencias entre los gastos que se solicita reembolsar y las facturas y tickets reales obtenidos. El proceso es mucho más productivo, ahorra tiempo y permite evitar errores que luego den lugar a introducir datos erróneos en las declaraciones tributarias.
Veamos algunos de los aspectos en los que un software de gestión de gastos de viajes corporativos puede ayudar a tu empresa.
Consistencia y precisión en los reportes de gastos
El primer beneficio que las empresas pueden obtener es un alto grado de precisión en los informes de gastos de viaje. Al estar todos los datos digitalizados y llevar la gestión de las solicitudes de gasto de manera digital y controlada, habrá una mayor consistencia en los datos y se podrán evitar las discrepancias y malos entendidos que pueden surgir cuando se pierden tickets o facturas.
Automatización del flujo de aprobación de gastos
Otro de los aspectos en los que este tipo de software es de gran ayuda es la automatización del flujo de aprobación de gastos. Las solicitudes se realizan de manera digital y el personal responsable puede aceptar las operaciones de manera rápida y sencilla a través del software. El personal puede obtener así una confirmación más rápida de dicha operación, lo que supone una gran ventaja para potenciar la productividad personal en los viajes de trabajo.
Visualización de los gastos durante los viajes
Los responsables pueden visualizar en tiempo real los gastos en los que se va incurriendo durante los desplazamientos. Esto permite monitorizar de manera más eficiente los gastos y evitar que se produzcan imprevistos. Además, se pueden acelerar los procesos para contabilizar dichos gastos en el software ERP de la empresa y aplicar los reembolsos correspondientes en el cálculo de las nóminas de cada mes.
Análisis de patrones de gasto para encontrar oportunidades de ahorro
Los informes de gasto permiten potenciar la toma de decisiones basada en datos. Detectar los patrones de gasto es de gran ayuda para determinar las oportunidades de la empresa para ahorrar en determinadas operaciones, optimizando así la inversión realizada en los viajes corporativos. Así, por ejemplo, se puede determinar si es más conveniente disponer de un seguro de viajes para empresas, y qué coberturas debería incluir según las necesidades de la organización.
Facilidades para los viajeros de negocios
Los viajeros de negocios pueden realizar sus gestiones más fácilmente cuando el proceso es íntegramente digital. Solicitar aprobaciones de gasto, enviar las facturas y los tickets, o acceder a información como las coberturas que cubre su seguro o los incentivos que la empresa proporciona a la persona trabajadora durante su viaje, es mucho más sencillo a través de una herramienta que facilita la comunicación interna.
¿Por qué es importante utilizar un software especializado para gestionar los gastos de viajes de negocios?
Las empresas tienen dos posibilidades a la hora de gestionar los gastos de viaje. O hacerlo por la vía manual, como se ha hecho tradicionalmente, a pesar de que sea un proceso lento e improductivo, o utilizar un software de gestión de viajes especializado que te permita llevar un control de los gastos y evitar sobresaltos.
Esta segunda opción es la más recomendable para cualquier empresa de tamaño medio que realice un importante número de viajes corporativos y desplazamientos, ya que ayuda a mejorar la rentabilidad de los viajes, prevenir el fraude y optimizar los procesos internos, en particular el cálculo de las nóminas con los reembolsos correspondientes.
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