El confinamiento y la fase dos nos han enseñado muchas cosas. Por ejemplo, hemos aprendido que, más allá de cualquier estrategia en la gestión de los viajes, es posible seguir siendo productivos eliminando o minimizando los desplazamientos y los viajes de negocios. Esto no significa, por supuesto, que la suspensión temporal de la movilidad se haya recibido con entusiasmo por parte de las empresas, las cuales, de hecho, en muchos casos han sufrido un perjuicio considerable, precisamente por la imposibilidad de poder organizar los viajes de negocios necesarios. Sin embargo, no hay duda de que estos desplazamientos hoy en día pueden analizarse desde una perspectiva distinta. Para cambiar la manera de entender los viajes de negocios, no basta solo con reducir los viajes: también las nuevas necesidades en términos de protección de los trabajadores y los nuevos costes que se añaden a los habituales son, de hecho, aspectos cruciales del nuevo mundo de los viajes de negocios.
Los nuevos costes de los viajes de empresa
El objetivo de las empresas, ahora que con prudencia se puede volver a organizar viajes de negocios, es maximizar los beneficios de cada viaje, minimizando los costes y garantizando en todo momento la máxima seguridad para los empleados. Sin embargo, el problema es que se espera un aumento considerable de los precios de los viajes. Por ejemplo, se está considerando la posibilidad, no tan remota, de que las empresas comiencen a solicitar un pago adicional para garantizar un asiento libre junto al empleado que viaja en tren o avión. Ante la necesidad de contener los costes de viaje, el responsable de la gestión de la movilidad de la empresa se vería obligado a identificar nuevas estrategias para reducir costes. No es casualidad que, entre las necesidades más escuchadas por los gestores de viajes, está la de poder disponer de estimaciones más veraces sobre los gastos de viaje reales, dejando atrás los modelos estáticos clásicos, que tienden a disociar cualquier coste adicional del mero coste del billete.
Revisar la política de viajes de empresa
Calcular, estimar y determinar no solo los costes directos, sino también los indirectos. Y garantizar la salud de los empleados también ante cualquier riesgo de contagio durante el viaje de negocios, ya que las empresas son las responsables de la salud de sus trabajadores. Las nuevas necesidades obligan a las empresas a revisar su política de viajes y, además, a apoyarse en herramientas digitales capaces de controlar cuidadosamente los costes. En este escenario, la tecnología se vuelve fundamental para garantizar el intercambio continuo de información entre los empleados desplazados y la empresa, con el fin de automatizar los procesos contables y administrativos.
Es por ello que todas las herramientas tecnológicas destinadas a simplificar tanto la gestión de las notas de gastos como la de la flota de la empresa adquieren hoy en día un valor especial; la idea es optimizar y digitalizar todos y cada uno de los aspectos relacionados con la gestión de los viajes de negocios, a fin de que podamos volver a hablar de viajes de empresa y desplazamientos de forma ágil, innovadora y, sobre todo, segura.
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