La gestión de facturas es uno de los pilares de la estabilidad y el control financiero de tu empresa. Una gestión adecuada implica no sólo emitir y hacer un seguimiento de las transacciones, sino también asegurar una mejor eficiencia operativa en todos los aspectos administrativos, contables y fiscales del negocio.
Al igual que muchos despachos, debes ser consciente de que la precisión en los datos a la hora de presentar impuestos depende principalmente de que se haga una buena gestión de facturas, que no tengan errores y que se puedan clasificar y organizar de forma sistemática y ordenada.
A continuación te mostraremos cómo mejorar este proceso a la hora de gestionar y contabilizar las facturas de tus clientes utilizando un software de contabilidad especializado en despachos, lo que te ayudará así a desarrollar procesos efectivos que minimicen los errores y te ayuden a gestionar un mayor número de clientes con menos esfuerzo.
Qué es la gestión de facturas de una empresa
La gestión de facturas de una empresa se refiere al proceso de administrar y supervisar todas las etapas relacionadas con la facturación, desde la emisión de facturas hasta su seguimiento y registro contable.
Este proceso de facturación es determinante para garantizar la salud financiera de la empresa, asegurar que haya transparencia en las transacciones comerciales y cumplir con las obligaciones fiscales y contables.
En el caso de las asesorías y despachos, muchas veces no se presta la debida atención a distintos procesos que pueden tener una incidencia a la hora de presentar los impuestos de los clientes. La gestión de facturas implica que la emisión de las facturas se realice de forma precisa y detallada, cumpliendo con los requisitos legales y asegurando que se produzca el registro y almacenamiento de todas las facturas, tanto de ingreso como de gastos.
Los procesos de facturación van ligados a otros elementos que son muy importantes en todo despacho o asesoría fiscal, como son el seguimiento de los pagos y cuentas por cobrar, así como del registro contable de todas las transacciones relacionadas con las facturas, que deben registrarse correctamente en los libros contables. También al proceso de control financiero, para lo cual es conveniente disponer de un programa de control de gastos.
Hoy día existen herramientas que permiten llevar a cabo la automatización de todos los procesos, tanto de la generación de las facturas, como del registro contable, el seguimiento de los pagos, la conciliación bancaria y la elaboración de informes, e incluso de la presentación de los impuestos o elaboración de los libros contables.
Hacer una gestión adecuada de facturas ayuda a garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los clientes de tu despacho, así como a asegurar el cumplimiento normativo en todos los aspectos legales y regulatorios. Además, de esta forma la empresa podrá tener una visión más clara y fidedigna de sus números reales, al llevar una contabilidad precisa que refleje claramente la liquidez de la empresa, lo que es clave para la toma de decisiones en las empresas.
Claves para llevar una gestión de facturas adecuada
Veamos a continuación algunas de las claves que debes tener en cuenta para hacer una gestión adecuada de las facturas en la empresa.
Analizar el proceso de facturación
Antes de implementar cualquier mejora en la gestión de facturas, es crucial realizar un análisis detallado del proceso de facturación existente. Examina cada etapa, desde la emisión de facturas hasta el seguimiento de pagos y la reconciliación contable.
Un aspecto esencial es identificar los posibles cuellos de botella, áreas de mejora y oportunidades para optimizar la eficiencia. Este análisis te proporcionará una comprensión clara de los puntos fuertes y débiles del proceso de facturación, sirviendo como base para la implementación de mejoras efectivas.
Una de estas mejoras puede ser la implementación de un ERP moderno y avanzado que facilite la máxima integración con los distintos software de la empresa.
Utilizar un software de gestión de facturas
La implementación de un software de gestión de facturas es una estrategia determinante para mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de transacciones financieras. Estos sistemas permiten automatizar numerosas tareas, como la generación de facturas, el seguimiento de los pagos y la generación de informes.
Al utilizar un software de facturación avanzado, se reducen los errores humanos, se agiliza el proceso y se facilita el acceso rápido a la información. Además, la automatización permite una gestión más proactiva de cuentas por cobrar, mejorando el flujo de efectivo y la toma de decisiones informada.
Establecer un proceso de gestión de facturas
Un elemento fundamental es construir un proceso estandarizado y bien estructurado de gestión de facturas. Hay que establecer los pasos específicos que hay que dar para la emisión de facturas y gestionar facturas de gastos de empresa, pasarlas al registro contable y llevar a cabo la conciliación bancaria.
Muchos de estos procesos se han automatizado hoy día gracias a las soluciones ERP, que te permiten proporcionar una misma información accesible en tiempo real a los distintos departamentos involucrados (ventas, contabilidad….). Gracias a esta integración podrás crear facturas automáticas y facilitar la comunicación entre los departamentos para evitar malos entendidos.
Invertir en formación para los empleados
Por último, es clave apostar por la capacitación adecuada del personal para que cada persona ejecute de manera correcta el proceso de gestión de facturas y tenga claro el rol que le corresponde. Es esencial que cada persona responsable conozca los aspectos técnicos del software ERP, de manera que se pueda crear una cultura organizacional orientada a la eficiencia y a la precisión.
Qué problemas pueden causar la gestión incorrecta de facturas
La gestión incorrecta de facturas en una empresa puede dar lugar a una serie de problemas que afectan negativamente tanto a las operaciones diarias como a la salud financiera a largo plazo. Por ejemplo, es posible que no se cumplan realmente los KPI’s financieros porque los datos no eran correctos.
Llevar a cabo una gestión deficiente de las facturas puede dar lugar a problemas en la gestión del flujo de efectivo, teniendo como resultado situaciones de impago o derivando en que la empresa presente incapacidad para atender a sus obligaciones financieras. Los errores de gestión en las facturas pueden generar también errores contables que afecten a la integridad de los registros financieros, conduciendo a tomar malas decisiones al no disponer de una información precisa y correcta.
Otro de los problemas que se puede producir es el incumplimiento de las obligaciones fiscales, dando lugar a que la empresa tenga que afrontar problemas legales y sanciones por parte de las autoridades tributarias. En el caso particular de las asesorías y despachos, cuando los errores en el cumplimiento fiscal son derivados de una mala gestión, pueden producirse también situaciones de pérdida de clientes y problemas legales en caso de que se produzca una demanda por parte del cliente.
En definitiva, gestionar facturas de empresa de forma adecuada te ayudará al cumplimiento de las obligaciones tributarias, así como también a poder ofrecer un mejor servicio a los clientes de tu despacho o asesoría. Por su parte, será clave para que tus clientes tengan una visión real de su realidad financiera.
