Todas las empresas que gestionan una flota de vehículos para desplazamientos de su personal necesitan llevar a cabo una gestión de flotas adecuada. Tener a punto todos los vehículos, asegurar su mantenimiento y tener el control de los gastos de combustible y estrategia de sostenibilidad es clave para que las empresas puedan funcionar de manera adecuada.
En este post te mostraremos las ventajas y beneficios de llevar a cabo la gestión de flotas con un software de gestión de flotas que te permita tener el control de todos los aspectos relacionados con tu flota de vehículos.
¿Cómo funciona la gestión de flotas?
La gestión de flotas requiere llevar a cabo toda una serie de acciones que son imprescindibles para poder tener un seguimiento eficaz de los vehículos y los costes asociados a cada uno.
Se trata de llevar a cabo un conjunto de procesos para monitorizar los vehículos y su uso, hacer la planificación de las rutas, evaluar el comportamiento de los conductores, recibir información sobre el estado del vehículo y otras acciones para las que puede ser enormemente útil disponer de un software de gestión de flotas con seguimiento por GPS.
La gestión de flotas de vehículos en una empresa es demasiado compleja para realizarse de manera manual, ya que se requiere disponer de información en tiempo real, y no sería productivo realizarla de otra forma. Además, hay que asegurar una adecuada integración con otros programas, ya que por ejemplo un cambio en la previsión de la demanda puede obligar a adoptar también algunos cambios en la gestión de la flota de los vehículos que se desplazan para distribuir las mercancías.
Beneficios de la gestión de flotas
Hacer una gestión automática y funcional de las flotas de vehículos a través de un software supone acceder a algunas ventajas de las que tanto tu empresa como la sociedad se pueden beneficiar.
Ayuda a crear un entorno laboral más seguro
En primer lugar, una buena gestión de flotas permite tener un mejor control de los vehículos, lo que ayuda a prevenir accidentes laborales. Hay que tener en cuenta que los vehículos de empresa son una herramienta de trabajo y que estos estén en mal estado puede dar lugar a importantes riesgos para tu personal.
Gestión de costes más eficiente
Los desplazamientos y transporte llevados a cabo a través de flotas de vehículos llevan un coste asociado: principalmente el combustible, pero también los costes de mantenimiento y reparaciones de los vehículos. También es muy útil para hacer una mejor gestión de gastos corporativos, ya que los gastos de viajes relacionados con el personal pueden implicar gastos de pernoctaciones o dietas.
Ayuda a reducir el consumo de combustible
Tener el control de tu flota de vehículos te ayuda a trabajar de manera más eficiente, planificar y organizar las rutas para ahorrar combustible y encontrar la mejor opción para reducir el gasto. Pero no sólo eso es importante, la reducción del gasto en combustible ayuda también a mejorar la apuesta por la sostenibilidad de tu empresa, reduciendo el tiempo que los vehículos pasan en carretera y contribuyendo así a la reducción de la huella de carbono.
Mejor análisis del rendimiento de la flota
Un programa de gestión de flotas te proporciona información en tiempo real sobre el uso de tus vehículos: kilometraje, velocidad, paradas… Esto te ayuda a tener una visión realista de dónde se encuentra cada vehículo en cada momento y también a tener una visión global de tu flota.
Aumento de la vida útil de los vehículos
Los vehículos pueden ir deteriorándose a lo largo de los años, especialmente si se hace un mantenimiento deficiente y no se realiza una planificación adecuada. Los malos comportamientos de los conductores también pueden derivar en un mayor gasto en reparaciones, por lo que es importante hacer un control eficaz que te ayude a cuidar y proteger tus activos y tomar las medidas oportunas.
Cuál es el objetivo de hacer una gestión de flotas adecuada
Los objetivos de una adecuada gestión de flotas son tanto financieros como corporativos. Hay que mirar la gestión de los vehículos de empresa desde el punto de vista de los datos, toda la información que puedas recopilar de manera automatizada en tu software te permitirá mejorar el nivel de servicio a tus clientes, optimizar la productividad de tu equipo, prevenir accidentes laborales y, en definitiva, dar una mejor imagen de tu marca.
La gestión de flotas a través de un software también ayuda a lograr un mayor grado de automatización. Hoy día lo esencial es que las empresas tomen las acciones necesarias para lograr la automatización de procesos con un ERP que incluya las funcionalidades para la gestión de tu flota de vehículos y gestión de viajes de empresa. Utilizando un ERP con gestión de flotas tu empresa podrá disponer de las herramientas que necesita para tener un mayor control de los desplazamientos a través de los vehículos de la empresa.
Por otra parte, una mejor gestión de flotas ayudará a que tu empresa cumpla con sus objetivos de sostenibilidad y ayude a cuidar mejor al personal de conducción, de manera que se puedan prevenir accidentes laborales y se cree un ambiente de trabajo en el que las personas cuenten con las herramientas adecuadas para realizar sus tareas sin asumir riesgos innecesarios.
Qué tipo de soluciones tecnológicas pueden ayudar a optimizar la gestión de flotas
Lo ideal es utilizar un sistema de gestión de flotas junto con un programa ERP para PYMEs, que te permita tener el control de todas las áreas de tu negocio.
Evita utilizar herramientas de software que no estén integradas en tu principal herramienta de gestión, ya que de lo que se trata es de estandarizar y centralizar los datos en una herramienta para lograr la máxima productividad y un flujo de datos adecuado entre todas las áreas implicadas.
