Una de las preocupaciones de todo Departamento de Recursos Humanos es la optimización de costes. La eficiencia en el gasto es una de las ventajas competitivas que pueden ayudar a una organización a maximizar los beneficios, ya que si no existe un control adecuado, hay operaciones que podrían ser deficitarias y no ajustarse a la estrategia de la empresa. Por eso es muy importante hacer la gestión de gastos de viajes a la hora de reducir costes, puesto que esto podría tener una repercusión positiva.
Muchas veces no se analiza de forma detallada el gasto empresarial. Antes de llevar a cabo reducciones de jornada o reestructuraciones debido a los altos niveles de gasto, ya que se trata de activos de la empresa, es conveniente analizar los viajes de empresa y en qué medida los distintos gastos (hoteles, comidas, desplazamientos…) están contribuyendo a la situación actual.
El control de gastos es una parte fundamental en los procesos de Recursos Humanos, ya que no todos los gastos tienen que ver exclusivamente con nóminas y seguros sociales.
La importancia de la planificación para ahorrar costes
Un viaje empresarial debe enfocarse desde una perspectiva inteligente y estratégica. Si los viajes de empresa no contribuyen a un aumento de los beneficios, hay que valorar la forma en la que se están gestionando para optimizar los costes e impedir que supongan un problema para la estructura del gasto de la empresa.
Hay departamentos que pueden llegar a exceder los presupuestos asignados si no hay control. Especialmente ahora que los costes de los combustibles tienden a ser altos, deben examinarse con mucho cuidado los distintos procesos asociados a cada viaje de trabajo.
Cuando decimos viajes de empresa, nos referimos a todo tipo de desplazamientos que tengan que estar cubiertos por la compañía, desde la asistencia a eventos y ferias a visitas a clientes. No todos los desplazamientos reportan el mismo retorno a la organización, pero eso no significa que no sean necesarios. Lo que sí hay que valorar es la forma en la que se planifica la organización para que los gastos no se disparen.
Una buena planificación de viajes puede ayudar a que estos generen menos costes. Por ejemplo, a través de la planificación inteligente de las rutas, se puede hacer que los vehículos estén menos tiempo en la carretera y se pueda ahorrar dinero en combustible. La elección de los hoteles o medios de transporte también puede ser un mecanismo de ahorro, así como las dietas incluidas en los desplazamientos, que deben ajustarse a la legalidad.
¿Cómo reducir costes en la gestión de viajes de empresa?
La gestión de los gastos de viaje podría ser la pesadilla de tu Departamento de Recursos Humanos, especialmente si se trata de una gran organización con muchas personas en plantilla. ¿Por qué los costes tienden a dispararse? Muchas veces el problema es la falta de una planificación previa, ya que simplemente se aceptan los gastos que las personas de la plantilla cargan a la empresa, sin que haya los mecanismos de control adecuados.
Para solucionar este tipo de problemas, lo ideal es contar con herramienta de software de gastos de viajes, como ZTravel. Esta solución te permitiría planificar y organizar los viajes empresariales de forma inteligente, previendo de antemano los gastos, aprobando o rechazando las solicitudes de gasto de las personas de la plantilla y teniendo el control sobre cada uno de los procesos de movilidad y viajes de negocios.
Gran parte de los gastos se pueden planificar de antemano, como la asignación de dietas o la reserva de hoteles, así como también la determinación de rutas de viaje o medios de transporte. También se puede evaluar si es necesario o no el desplazamiento de una o más personas de la plantilla a un determinado destino, ya que hoy día con las videollamadas y el teletrabajo, no necesariamente hace falta una visita presencial para realizar una conversación con clientes o proveedores.
Veamos cuáles son las 5 áreas en las que tu empresa podría mejorar la gestión de viajes de empresa.
Proceso de aprobación de viajes
Lo primero es evaluar qué viajes o desplazamientos son necesarios y cuáles no. Muchas veces son los miembros de un equipo de trabajo los que formulan una solicitud de RRHH. En estos casos, debe haber una persona responsable de dicha área que apruebe la solicitud (Director de Departamento o Jefe de Operaciones), ya que en RRHH no conocen si es idóneo o no realizar dicho desplazamiento.
Lo ideal es que esto se pueda canalizar a través de un software, de manera que se pueda agilizar al máximo los procesos de aprobación o rechazo de las solicitudes de viaje o desplazamiento. Aunque ya no existen las restricciones de la Covid-19 que había anteriormente, la política de la empresa podría estar orientada, por otra parte, a la optimización de los desplazamientos y su sustitución por comunicaciones digitales en la medida de lo posible para reducir gastos.
Viajes más organizados
La planificación es la clave de todo. Se puede asignar una dieta a cada persona para que la utilice como considere, o bien establecer una serie de requisitos que permitan restringir el gasto y el uso del presupuesto asignado en cada viaje.
Transporte eficiente
La empresa puede establecer requisitos en cuanto al medio de transporte que se utilizará para el desplazamiento, de cara a seguir una política de movilidad sostenible en la empresa. La reducción de la huella de carbono y el respeto por el medio ambiente forma parte de la estrategia de movilidad de las empresas, por lo que lo ideal es que, si se van a hacer desplazamientos por carretera, se determine la ruta más eficiente y que menos costes y contaminación pueda generar.
Dietas razonables
La gestión de dietas es uno de los aspectos que hay que controlar cuando se hace un viaje de negocios. Las dietas son el importe económico que la empresa proporciona a las personas de la plantilla que tienen que realizar un viaje o desplazamiento por cuenta de la empresa. Dichas dietas tienen el objetivo de cubrir los gastos de alojamiento, transporte y alimentación del equipo.
Gestión paperless
Conviene evitar el uso del papel en los procesos de desplazamiento y viajes para no asumir gastos innecesarios. Por otra parte, los documentos para justificar los gastos en los que se ha incurrido (facturas y tickets) deben gestionarse de forma digital. Aquí lo ideal es tener una solución como ZTravel que permita al personal realizar una foto con su móvil de los documentos y asignarla a los gastos, de manera que el área de RRHH pueda tener el control y visualizar todos los gastos digitalmente.
La solución de software ZTravel de Zucchetti Spain es la herramienta definitiva para que tu empresa pueda controlar los gastos de viaje de forma inteligente. Ponte en contacto con nosotros si deseas más información.
