La gestión laboral es un proceso complejo que muchas pequeñas y medianas empresas delegan en asesorías y despachos. Se trata, sin embargo, de un aspecto esencial para el cumplimiento de la legislación laboral y desarrollar una buena experiencia del personal, ya que si toda la documentación y procedimientos se manejan correctamente se podrán evitar numerosos conflictos y ahorrar tiempo en tareas burocráticas.
Muchas empresas utilizan un sistema de gestión laboral para la gestión de todos los procesos relacionados con la gestión de nóminas y tareas vinculadas a la gestión de personal.
En este post te mostraremos cómo hacer una mejor gestión del trabajo, ya sea que estés llevando la gestión laboral de tus clientes como asesoría, o que lo gestiones internamente desde tu departamento legal o de personal.
¿Qué implica una gestión laboral integral?
La gestión laboral de una empresa abarca todas las tareas administrativas y organizativas relacionadas con la administración del personal de la empresa. El objetivo de estas acciones es garantizar el cumplimiento de la legislación laboral, mantener un buen clima laboral y facilitar las relaciones con el personal para que esté satisfecho y sea productivo.
Esto significa ocuparse de tareas como:
- Elaborar contratos laborales de acuerdo con la legislación y dar de alta o de baja a las personas trabajadoras en la Seguridad Social
- Asegurar el cumplimiento de las normas laborales, como el registro de las horas trabajadas.
- Hacer las nóminas correctamente y enviarlas al personal de la empresa.
- Gestionar las aportaciones a la Seguridad Social
- Llevar el control de las vacaciones y permisos de las personas trabajadoras
- Identificar las necesidades de formación y cursos obligatorios del personal
- Gestionar despidos y rescisiones de contratos, cuando corresponda
¿Quién se encarga de la gestión laboral en una empresa?
Generalmente, gestionar el trabajo y las obligaciones administrativas y pago de nóminas corresponde al Departamento de Recursos Humanos. En el caso de las pequeñas y medianas empresas y micropymes, cuando no existe este departamento o no hay suficiente personal para ocuparse de las tareas administrativas, se suele delegar en una asesoría laboral.
El servicio de gestión laboral de una asesoría libera de tiempo a las empresas y les permite evitar errores, pero es muy importante que quien se ocupe de la gestión laboral pueda utilizar un software de gestión laboral para digitalizar este proceso y facilitar la gestión de múltiples clientes.
Los retos actuales en la gestión laboral
Los despachos legales y asesorías laborales, así como los departamentos de RRHH que llevan a cabo la gestión laboral directamente, tienen importantes retos a los que enfrentarse.
La digitalización y su impacto en la gestión del trabajo
La digitalización supone utilizar herramientas digitales para realizar diferentes procesos en la empresa, como el cálculo, envío y firma de las nóminas, o gestionar las relaciones con el personal a través de un Portal del Empleado, que facilite la comunicación interna. Los procesos que antes se llevaban a cabo de forma manual, como el registro de las horas trabajadas, ahora se realizan con un software de control horario, lo que permite elaborar las nóminas cada mes de manera más fácil.
Adaptación a cambios normativos
Cada vez hay nuevos retos en cuanto a la legislación laboral, que requieren que las asesorías y departamentos de RRHH estén actualizados.
Gestión del teletrabajo y flexibilidad laboral
El teletrabajo es otro de los retos importantes que las personas responsables de la gestión laboral deben tener en cuenta. En primer lugar, hay que poder medir correctamente las horas trabajadas, a través de un sistema de control de presencia digital que permite además la evaluación del desempeño laboral. Por otra parte, hay que facilitar mecanismos de comunicación interna y transparencia para hacer que la comunicación entre la empresa y el personal que trabaja desde casa sea más cómoda y sencilla.
¿Cómo mejorar la gestión laboral de una empresa?
Hay varios aspectos que debes tener en cuenta si quieres mejorar la gestión laboral en una empresa. En primer lugar, desarrollar un organigrama empresarial, donde se definan claramente los roles de cada puesto de trabajo, y por otra parte, automatizar todos los procesos de gestión de personal, desde el reclutamiento al desempeño laboral y la gestión del bienestar.
Veamos estos elementos clave de la gestión laboral punto por punto.
Organización del organigrama empresarial
Debes definir claramente los roles y puestos de trabajo en cada área y departamento, con los rangos salariales y las características de cada puesto, para tener una visión completa de la realidad de la organización.
Automatización de etapas del proceso de reclutamiento
Si tu asesoría presta también servicios de selección o gestionas procesos de reclutamiento laboral en tu Departamento de RRHH, lo ideal es que puedas automatizar este proceso a través de un software de gestión de Recursos Humanos.
Gestión del bienestar y del desempeño laboral
Es de gran importancia que dispongas de herramientas de medición, que permitan evaluar el rendimiento laboral de las personas trabajadoras, pero también la salud emocional o bienestar, de manera que se pueda tener una visión completa del estado de tu plantilla.
Automatización de nóminas
Lo ideal es que el proceso de gestión de nóminas se pueda automatizar, de manera que no consuma tiempo del personal de tu asesoría. Calcula, envía y gestiona las nóminas firmadas por las personas trabajadoras y la empresa, de manera que no tengas que dedicar una gran cantidad de tiempo a tareas que se pueden automatizar.
Sistemas de registro de jornada adaptados
Como antes se apuntaba, lo ideal para automatizar el cálculo de nóminas es el registro digital de las horas trabajadas, de manera que puedas adaptarte al teletrabajo y el trabajo híbrido.
¿Por qué es importante apostar por una gestión laboral más estratégica?
El uso de software para la gestión laboral en las empresas y asesorías está destinado a optar por un enfoque más estratégico. Las empresas no deben considerar la gestión laboral como un mero conjunto de tareas administrativas cuyo objetivo es cumplir la legislación para evitar posibles sanciones en caso de inspección laboral.
Por el contrario, adoptar un enfoque estratégico implica entender la importancia de la gestión del personal para maximizar el desempeño y mejorar el clima de la empresa.
Soluciones tecnológicas para una gestión laboral eficiente
Una gestión estratégica de los procesos laborales implica utilizar herramientas tecnológicas. Tanto si tienes una asesoría que debe gestionar las tareas de múltiples clientes, como si representas a un Departamento de RRHH en una empresa, hay un tipo de software adecuado para ti.
Software para asesorías y despachos
Zucchetti Spain cuenta con soluciones de gestión laboral para asesorías y despachos, con las que puedes abordar todos los procesos de tus clientes. Esto te permitirá que tus clientes estén más satisfechos y puedas mejorar la productividad en tu asesoría, así como evitar errores y llevar una gestión más ágil y sencilla.
Software especializados para departamentos de RR.HH.
En caso de que representes a un Departamento de RRHH y lleves la gestión laboral internamente, lo ideal es que contrates cuanto antes una solución de gestión integral de Recursos Humanos, como Zucchetti HR, con la que puedes llevar el registro de jornada, el cálculo, firma y envío de nóminas, la evaluación del desempeño, la gestión de la formación y todos los procesos vinculados a la gestión laboral en la empresa.
