La gestión de pedidos y distribución en logística ha experimentado importantes transformaciones en los últimos años. Las nuevas tecnologías, el cambio de hábitos en las compras B2B y las nuevas estrategias de venta requieren adaptarse a un nuevo escenario.
La distribución al por mayor se mueve por distintos canales y se abren nuevos procesos y oportunidades que facilitan la automatización de compras, como el eCommerce B2B, así como la gestión administrativa automatizada de los pedidos o la planificación de la logística.
Hoy la distribución es 360º; es necesario adoptar una perspectiva integral y completa en la gestión de pedidos y distribución. Esto implica tener el control real del ciclo de vida del producto y la gestión eficaz de la cadena de suministro para poder lograr la satisfacción del cliente.
El nuevo enfoque en la gestión del canal de distribución nos deben llevar a integración de procesos de comunicación y flujos de trabajos a través de un ERP para gestión de pedidos, distribución y logística.
¿Qué es la gestión de pedidos y distribución?
Se trata del conjunto de procesos y operaciones orientadas a suministrar a los clientes los productos que han solicitado. Esto debe hacerse de manera rápida, ágil y eficaz para garantizar la competitividad de la empresa distribuidora, lo que requiere una comunicación óptima con el cliente.
En el sector de la distribución, hablamos de proporcionar a las empresas los productos que necesitan en el tiempo y forma adecuados para poder disponer del stock que necesitan en cada momento. La gestión de los pedidos implica una suma de procesos que va desde la adquisición de mercancías a la gestión de almacén e inventario, la previsión de la demanda y el control de la logística.
¿Para qué sirve la gestión de pedidos y distribución?
La gestión de pedidos en una empresa implica diferentes procesos, desde controlar el almacén de preparación de pedidos y distribución hasta la planificación de las rutas de transporte. Su principal objetivo es ofrecer un servicio eficiente que permita a los distribuidores ser competitivos y ofrecer a sus clientes los productos que necesitan.
Para que estos procesos puedan desarrollarse de manera eficiente, hay que controlar las distintas etapas por las que atraviesa el producto para tener la suficiente capacidad de satisfacer la demanda.
Entre otros objetivos, la gestión de pedidos y distribución busca simplificar los procesos administrativos y operativos para que sean más fáciles, ágiles y rápidos, de modo que se pueda ofrecer un mejor servicio final al cliente.
La simplificación de la complejidad a través de una visión 360º que facilite la comunicación entre ventas, almacén y logística implica la necesidad de implementar soluciones de software ERP para empresas de distribución que ayuden a mejorar la productividad, facilitar la automatización de procesos administrativos y asegurar un flujo de información adecuado entre las personas responsables de distintos departamentos.
Elementos clave en la gestión de pedidos
A través de un ERP para gestión de pedidos, las empresas de distribución pueden controlar los distintos elementos que influyen en la eficiencia de las operaciones.
Automatización de procesos
La gestión de pedidos con un ERP permite centralizar en una sola herramienta los pedidos que recibe la empresa, evitando la dispersión de datos y agilizando los procesos internos. Esto permite a los profesionales de ventas trabajar de manera más productiva y eficiente que si tuvieras que realizar todos los procesos vinculados a la venta de manera manual.
Pensemos por ejemplo en la gran importancia del sistema EDI, integrado en la solución Solmicro ERP, para facilitar el intercambio electrónico de datos con los proveedores y optimizar el tiempo en la gestión de la documentación asociada a cada operación.
Tener un control de inventario actualizado
Otro de los beneficios de centralizar en un solo software la gestión de pedidos en tu empresa distribuidora es el control de inventario. Los datos de stock van a estar permanentemente actualizados, sea cual sea el número de canales de venta (online u offline) que tenga tu empresa. Esto te permitirá ofrecer un mejor servicio a tus clientes.
Por otra parte, tener el control de inventario te permitirá hacer una mejor planificación de almacén, evitando que se produzcan situaciones de rotura de stock en las que no puedas suministrar productos a tus clientes. También será de gran ayuda para evitar el exceso de existencias y optimizar el coste de posesión de stock.
Implementar un sistema de procesamiento de pedidos eficiente
La gestión de pedidos requiere llevar a cabo un procesamiento eficiente, que permita hacer que los productos lleguen al cliente de manera rápida y sin errores. Por eso es muy importante controlar todas las áreas implicadas en la entrega de los pedidos, desde la herramienta que se utilice para la gestión de la entrada de los pedidos hasta el proceso de picking en un almacén y el control de las salidas de mercancías.
Optimizar las rutas de distribución
La planificación de las rutas de distribución es una parte esencial para una buena gestión de los pedidos y la distribución en las empresas distribuidoras. Disponer de un sistema de gestión de flotas permite planificar, organizar y tener el control de las flotas de vehículos, establecer las rutas de transporte más rápidas y sostenibles para poder abastecer la demanda y lograr los resultados esperados.
Implementar herramientas de seguimiento y análisis
Por último, no hay que descuidar el importante que resulta disponer de herramientas de análisis y seguimiento para controlar los tiempos de entrega, costes logísticos y cualquier elemento que intervenga en la cadena de suministro para hacer que el producto llegue al cliente en el tiempo y forma convenidos.
¿Por qué es importante integrar la gestión de pedidos con un ERP?
Un programa de gestión de la distribución puede ser una herramienta clave para tener el control de la cadena de suministro y desarrollar una gestión 360º de tus procesos de distribución.
De esta forma, podrás abordar un enfoque integral de todas las áreas implicadas en las ventas de distribución (ventas, documentación, almacenamiento e inventario, logística y transporte…).
Lo ideal, sin embargo, es utilizar una solución integral, que nos permita centralizar todos los procesos y registros en una sola herramienta, de manera que los distintos departamentos implicados puedan trabajar y comunicarse de manera eficaz. Aquí existen distintas posibilidades, una de ellas es utilizar un ERP generalista y flexible que puedas adaptar a tu negocio, aunque lo mejor en un mayorista suele ser un ERP para empresas de distribución.
Las soluciones ERP para distribuidores suelen incluir funcionalidades específicas para una gestión integral 360º de todos los procesos de almacenamiento, venta y logística, con módulos avanzados para la gestión de todas las áreas de negocio. Recuerda las diferencias entre ERP vertical y horizontal a la hora de valorar una solución que se adapte a tu empresa en el sector de la distribución.
Con un software de gestión para distribución, podrás automatizar procesos, reducir errores y duplicidades, evitar incidencias y realizar un seguimiento más eficaz de la cadena de suministro para construir un negocio más competitivo y rentable.
