La gestión de proveedores es uno de los elementos críticos que toda empresa debe organizar de manera inteligente. La elección y evaluación de los proveedores con los que trabaja una industria o un comercio puede tener un impacto determinante en su cadena de suministro y su competitividad, por lo que se trata de una cuestión que hay que planificar de la mejor forma posible.
Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan un programa ERP para pymes con el objetivo de llevar la gestión financiera, el control de las ventas y la gestión de proveedores, siendo éste sin duda un tipo de software esencial para poder optimizar los procesos vinculados a la gestión de proveedores, como la gestión documental o el control de las compras.
En este post te vamos a mostrar en qué consiste la gestión de proveedores y por qué es esencial contar con un software de gestión de proveedores para poder planificar, seleccionar y evaluar a las empresas y autónomos con los que trabajas.
¿Qué es la gestión de proveedores?
Se trata del proceso de iniciar y construir relaciones con los proveedores de bienes y servicios que necesita tu empresa para poder funcionar. Lo ideal es desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que ofrezcan precios competitivos y tengan un comportamiento previsible, fiable y seguro.
Dependiendo de las características de la empresa, pueden existir diferentes necesidades y prioridades a la hora de seleccionar proveedores. Es esencial también tener en cuenta la importancia de hablar de proveedores en plural, ya que tener una excesiva dependencia de un único proveedor, y especialmente en determinados sectores, puede conllevar importantes riesgos para el negocio en caso de que éste cierre o cambie sus condiciones.
¿Cuáles son las fases de la gestión de proveedores?
Hay diferentes elementos que hay que tener en cuenta cuando hablamos de gestionar proveedores. Entre ellas, es esencial controlar la planificación, selección, ejecución y evaluación de proveedores.
Planificación
Un plan de proveedores debe empezar primeramente por realizar un inventario de las necesidades de la empresa. ¿Qué mercancías son necesarias y qué cantidades se requieren? ¿Cada cuánto tiempo hay que efectuar una compra? Se trata de la toma de decisiones en empresas sobre aspectos que están sujetos a cambios a lo largo del tiempo, ya que hay que tener en cuenta los propios datos internos de la empresa a nivel de ventas o producción.
Selección
Una vez que se conocen y planifican las necesidades de la empresa, es necesario valorar las diferentes opciones en el mercado y seleccionar los mejores proveedores que cumplan las necesidades de la empresa en cuanto a capacidad de producción y envío, opciones y plazos de pago, calidad del servicio y servicio post-venta y de atención al cliente.
Ejecución
La ejecución de compras a proveedores o desarrollo del Plan de Proveedores implica la puesta en marcha de la compra de mercancías a los proveedores, dentro de los plazos y cantidades que requiere la empresa. Aquí es muy importante poder gestionar eficazmente el flujo de documentos a través de un sistema EDI que facilita el intercambio electrónico de datos entre el proveedor y la empresa.
Por otra parte, hay que establecer unos mecanismos de compra periódica para evitar que se produzcan situaciones de rotura de stock por la falta de una previsión adecuada en cuanto a las necesidades de suministros.
Evaluación
El control de proveedores es otro aspecto esencial en el Plan de Proveedores de cualquier empresa, y es que es necesario evaluar y valorar todos los elementos críticos relacionados con dicho proveedor, como la velocidad de entrega, la gestión de incidencias, los costes y precios, la facilidad en el intercambio de documentos y todos los aspectos clave que pueden influir en que el proveedor te esté generando más ventajas que desventajas.
Hay proveedores que pueden suponer una merma de la competitividad en las empresas, por cuestión de precio o mala calidad del servicio, por lo que para asegurar que el funcionamiento de nuestra empresa es óptimo y la mala calidad en el servicio de un proveedor no afecta a nuestra marca, hay que valorar la importancia de sustituir proveedores cuando sea necesario.
Beneficios de optimizar la gestión de proveedores en una empresa
La gestión de proveedores de una empresa es un aspecto crucial para la competitividad y el buen funcionamiento de la organización. Esto ocurre en todos los negocios minoristas, que deben tener mercancías suficientes para poder conseguir ingresos a través de las ventas. Pero también es esencial en el sector industrial, donde muchos materiales de producción se adquieren a terceros para poder llevar a cabo la transformación de las materias primas en el producto final.
Muchas empresas no están llevando a cabo un plan de proveedores. Quizás no tienes todavía un sistema que te permita tener el control financiero de tu empresa, ya que la elección de los proveedores y sus precios son un elemento determinante para la rentabilidad de la empresa. En estos casos es imprescindible disponer de un ERP que te permita realizar una gestión completa de proveedores y facilita los procesos de tu empresa a nivel operativo, documental y financiero.
¿Qué soluciones tecnológicas existen para gestionar proveedores?
La gestión de proveedores puede llevarse a cabo de muchas formas, pero al ser una parte esencial en la planificación empresarial, lo ideal es siempre centralizarlo todo en un sistema ERP. Desde este tipo de solución puedes tener el control de las facturas y albaranes de proveedores, disponer de una lista de todos tus proveedores, efectuar el intercambio de documentación electrónica de manera automática a través de un sistema EDI o incluso programar las compras de mercancías para evitar quedarse sin stock.
Las empresas hoy día trabajan con herramientas orientadas a facilitar la automatización de procesos con ERP, ya que de esta forma no es necesario llevar a cabo las numerosas tareas manuales que supone gestionar las relaciones con los proveedores y evitando así el uso de papel.
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