Las empresas de servicios de ingeniería deben planificar sus costes de manera inteligente y previsora. Se trata de un sector en el que frecuentemente tienen que llevarse a cabo estudios de viabilidad, evaluaciones de proyectos, gestión de proyectos de construcción y auditorías técnicas.
Para poder afrontar este tipo de servicios con garantías, es determinante disponer de las herramientas tecnológicas adecuadas. Con el tiempo, han surgido nuevas soluciones que permiten facilitar los procesos y aumentar la automatización. En este post te explicaremos cómo un software de gestión de proyectos de ingeniería puede ayudarte a afrontar los costes.
Importancia de la gestión de costes en los proyectos de ingeniería
La gestión de costes en proyectos de ingeniería es un aspecto capital del negocio. Las desviaciones pueden dar lugar a que los plazos se dilaten en el tiempo, con el consumo de recursos humanos y materiales que esto supone. Por otra parte, sin una planificación adecuada de los costes, se pueden producir grandes desajustes que den lugar a una reducción de la rentabilidad de la empresa.
La gestión de los costes lleva además asociada una serie de procesos; debemos mantener una justificación documental de aquellos recursos en los que se ha invertido, de manera que podamos aplicar las deducciones adecuadas en las declaraciones tributarias. Por otro lado, es esencial que la documentación de un proyecto de ingeniería pueda ser accesible para los distintos profesionales involucrados. El mejor método suele ser utilizar una software ERP para empresas de ingeniería que facilite la comunicación y el trabajo en equipo.
Etapas clave a la hora de gestionar el coste
La gestión de los costes de un proyecto de ingeniería depende de diferentes etapas. Es necesario controlar cada una de ellas de manera eficaz para lograr los resultados esperados y evitar desviaciones.
Veamos los aspectos que debes tener en cuenta. Éstas son las fases de un proyecto de ingeniería que están vinculadas con los costes.
Planificación de costes
En primer lugar, necesitas realizar una planificación global de los costes fijos y variables de tu empresa. Toda empresa de ingeniería debe afrontar unos costes asociados a su estructura y Recursos Humanos, si bien muchos de los costes vendrán vinculados a cada proyecto en el que se participe y en el que se requiera adquirir recursos.
La planificación de los costes debe contemplar el margen de beneficio, el tiempo esperado en el que se recuperarán los costes y una gestión de cobros y pagos eficiente para poder afrontar los riesgos que implica cada proyecto.
Estimación y presupuestación
La estimación y presupuestación específica de los costes de cada proyecto de ingeniería está relacionada con la evaluación por parte del personal técnico.
Se trata de una primera aproximación a los costes que implicará el desarrollo de un proyecto, pero debemos tener en cuenta que durante el transcurso de éste se pueden producir desviaciones o imprevistos que den lugar a una extensión de los plazos, la necesidad de adquirir nuevos recursos y una inversión de tiempo mayor.
Control y seguimiento durante la ejecución del proyecto
Durante el transcurso de todo proyecto, sea una auditoría, proyecto de construcción o estudio de viabilidad, es esencial hacer un seguimiento de la ejecución de las tareas en sus respectivos plazos y con los recursos y profesionales involucrados. Hoy día muchas empresas de ingeniería están implementando metodologías AGILE para tratar de lograr el máximo feedback del cliente durante el proceso.
Es esencial que las herramientas para el seguimiento de la ejecución de los proyectos aporten la máxima personalización y flexibilidad, de manera que se pueda integrar diferentes personas, facilitar la comunicación interna y tener un registro completo de toda la documentación. Especialmente de los documentos técnicos, pero también de los administrativos; es determinante para tu empresa hacer una gestión de facturas que te ayude a tener una visión real de tus ingresos y gastos.
¿Qué factores influyen en los costes de un proyecto de ingeniería?
Los costes de un proyecto de ingeniería pueden verse afectados tanto por elementos internos de la propia estructura y organización de la empresa como de situaciones externas, imprevistas e incontrolables.
En todo caso, debemos contemplar el uso de sistemas ERP para la gestión de proyectos que nos permitan hacer una planificación adecuada.
Estos son los factores más importantes que pueden tener un impacto en el desarrollo de proyectos de ingeniería.
Complejidad del proyecto
La complejidad del proyecto es un factor crítico que influye en los costes del proyecto. Cuanto más compleja sea una obra de ingeniería, mayores son los riesgos e imprevistos que pueden producirse.
Existen proyectos que además involucran múltiples disciplinas y tecnologías avanzadas. Esto requiere un alto nivel de planificación, coordinación y gestión, lo que aumenta los riesgos, y por tanto, tiende a incrementar los costes relacionados.
Factores externos (ambientales, económicos)
Siempre hay situaciones externas que pueden escapar a nuestro control y tener una influencia directa en el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de ingeniería de gran envergadura pueden producirse múltiples compras de materiales durante el desarrollo del proyecto.
Si resulta que durante el proyecto aumentan los precios de los materiales de construcción, esto puede afectar al presupuesto final. Pero no todos los factores que influyen en los costes son de índole económica; también pueden producirse situaciones ambientales que provoquen un retraso en las obras y den lugar a que el tiempo de desarrollo sea mayor de lo establecido en el proyecto.
Tecnología y recursos disponibles
La tecnología y los recursos disponibles pueden ayudar a que los procesos de una empresa de servicios de ingeniería sean más rápidos y eficaces. En ocasiones, los retrasos en la ejecución de una obra pueden deberse a la falta de recursos humanos o materiales disponibles.
La tecnología también es clave para poder hacer una planificación adecuada, facilitar el trabajo en equipo y mejorar la productividad de las distintas partes.
Regulaciones y permisos
Éste es otro de los aspectos que puede hacer más compleja la gestión de proyectos en una empresa de ingeniería. La necesidad de acceder a permisos y cumplir regulaciones tanto a nivel nacional como autonómico y local puede dar lugar a que se produzcan retrasos en las obras o en el desarrollo de los proyectos si se hace alguna solicitud a la administración.
Contemplar esta realidad es clave si queremos optimizar al máximo los costes y mejorar la eficiencia en nuestra empresa de proyectos de ingeniería.
Gestión de riesgos
Todo proyecto de ingeniería lleva asociados unos riesgos, con su respectiva responsabilidad, tanto a nivel económico como legal. Contemplar estos factores es determinante para asegurar el funcionamiento adecuado de nuestra empresa y poder llevar a cabo los proyectos de manera exitosa.
Prácticas eficaces de gestión de costes en proyectos de ingeniería
Para calcular los costes de un proyecto de ingeniería, hay varios elementos que conviene tener en cuenta. En primer lugar, hacer una previsión adecuada de los costes, teniendo en cuenta tanto la mano de obra como los recursos materiales y herramientas necesarios.
Esto requiere que los profesionales técnicos se desplacen al lugar en el que se va a desarrollar el proyecto y haya una comunicación fluida y transparente con los clientes. Éste es el primer paso para crear un presupuesto claro y detallado.
Por otro lado, es muy importante que las empresas hagan un seguimiento adecuado de las obras de ejecución, así como de los costes asociados a cada proyecto, de manera que se puedan evitar desviaciones que afecten a la rentabilidad de la empresa.
El papel que un software ERP de gestión de proyectos como Solmicro ERP puede ser de gran ayuda para la digitalización de tu empresa de ingeniería.
