Uno de los conceptos que es muy importante tener claros en la gestión de proyectos empresariales es la Gestión del Valor Ganado (EVM). Cuando se trata de lograr un objetivo, es esencial determinar si se están llevando a cabo las acciones necesarias para alcanzarlo en el tiempo y manera deseados.
En esta línea, trabajar con métricas como el EVM es de gran ayuda para evaluar el rendimiento financiero de los proyectos y su relación con los costes planificados en el presupuesto, a fin de poder evitar costes ocultos en la gestión de proyectos, como ya explicamos.
En este post veremos qué es la gestión del valor ganado y por qué es importante aplicar esta métrica en la gestión de proyectos.
¿Qué significa la Gestión del Valor Ganado (EVM)?
La Gestión del Valor Ganado consiste en una métrica que evalúa el trabajo real finalizado frente al coste planificado para dicho trabajo. Es decir, nos permite ver el rendimiento financiero que está generando el proyecto durante el transcurso de éste. Las siglas EVM vienen del término en inglés Earned Value Management.
Esta metodología permite tener una visión una visión completa del proyecto, lo que es de gran ayuda para los gestores y equipos a la hora de gestionar las expectativas, mejorar la toma de decisiones o llevar una gestión eficiente de los recursos.
A través de esta métrica, los responsables de proyecto pueden ver la relación entre el trabajo realizado y el valor planificado en una fecha determinada, lo que proporciona una visión objetiva del progreso del proyecto.
¿Para qué sirve la gestión del valor ganado en proyectos?
La gestión del valor ganado nos permite entender, de forma objetiva y cuantitativa, el avance de un proyecto.
Esta métrica está basada en datos específicos, que permiten evaluar si el proyecto va por buen camino, o se están produciendo desviaciones. Por ejemplo, si a los 30 días de iniciar un proyecto, se detecta que el gasto en recursos materiales está siendo más altos de lo planificado para esa fecha, seguramente se están produciendo desviaciones que hay que corregir.
El método del valor ganado permite así saber de antemano qué problemas se están produciendo el proyecto durante su transcurso, en lugar de esperar a su finalización para concluir que los gastos han sido mucho mayores que los esperados y la rentabilidad más baja.
Esto posee una gran importancia en relación a la metodología de gestión de proyectos que se está utilizando en tu empresa. Cuando hablamos sobre gestión de proyectos AGILE vs. tradicionales, explicamos que en el método AGILE se puede evaluar el proyecto sobre la marcha, ya que desde este enfoque se realizan entregas cíclicas o iterativas, y se busca una mayor flexibilidad precisamente para evitar desviaciones de gran alcance.
Conceptos básicos de la gestión del valor ganado
En la métrica del valor ganado, hay 3 conceptos fundamentales que debemos entender: el valor planificado (VP), el coste real (CR) y el valor ganado (EV). Si quieres saber cómo calcular el valor ganado de un proyecto, manejar estos elementos es esencial:
Valor Planificado (VP)
El valor planificado (VP) consiste en la cantidad de trabajo que se ha planificado que debía completarse en un determinado período de tiempo, de acuerdo con el plan inicial.
Coste real (CR)
El coste real (CR) es la cantidad de capital que se ha gastado hasta el momento en la realización del proyecto. Se trata de una métrica que permite evaluar los costes económicos de todas las tareas realizadas, incluyendo materiales, equipos y mano de obra, lo que permite visualizar claramente los gastos en los que se ha incurrido.
Valor Ganado (EV)
El valor ganado (VG) mide la cantidad de trabajo completado hasta la fecha en un proyecto. Se expresa en términos de costes y muestra el progreso real del proyecto en relación a lo planificado al inicio.
Indicadores fundamentales de la gestión del valor ganado
Ahora que tenemos claros estos conceptos, podemos operar con ellos a través de una serie de índices que nos permiten visualizar desde diferentes ópticas el avance de un determinado proyecto. Estos son: el Índice de rendimiento del Cronograma, el Índice de Rendimiento de Costes, la Variación de Costes y la Variación del Cronograma (SV).
Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI)
Este índice mide la eficiencia en el uso del tiempo de un proyecto. Se calcula dividiendo el valor ganado (EV) entre el valor planificado (VP). Si es mayor que 1, el proyecto va adelantado, mientras que si es menor de 1, el proyecto está retrasado en términos de tiempo.
La fórmula para calcularlo sería:
Índice de Rendimiento de Costes (CPI)
Este índice evalúa la eficiencia de costes en un proyecto. Para calcularlo, tenemos que averiguar el cociente entre valor ganado (EV) y costes reales (CR). Cuando el CPI es mayor que 1, la fórmula muestra que estamos gastando menos de lo planificado en el proyecto, mientras que si el CPI es menor que 1, se están superando los costes esperados.
La fórmula para calcular el CPI es:
Variación de Costes (VC)
Se trata de la diferencia entre el valor ganado (EV) y los costos reales (AC). Nos indica si el proyecto está por encima o por debajo del presupuesto.
La fórmula de la variación de costes es:
Variación del Cronograma (SV)
La Variación del Cronograma consiste en la diferencia entre el valor ganado (EV) y el valor planificado (PV). Este indicador nos muestra si el proyecto está adelantado o retrasado en relación al plan original.
La fórmula para calcularlo es:
¿Cuáles son los beneficios de usar valor ganado en la gestión de proyectos?
El uso del valor ganado en la gestión de proyectos proporciona diversos beneficios a los gestores y personas responsables de equipos de trabajo. Entre otros aspectos, permiten tener un mejor control del rendimiento a todos los niveles (tiempo, recursos, costes…), así como detectar errores más fácilmente y mejorar la toma de decisiones.
Mejor control del rendimiento del proyecto
La métrica del valor ganado permite controlar de manera más precisa el rendimiento del proyecto. Los gerentes de proyectos pueden así determinar con anticipación si los recursos se están utilizando correctamente, lo que permite reducir riesgos y minimizar costes, así como cumplir los plazos.
Identificación temprana de problemas
Utilizar estas métricas ayuda a detectar posibles fallos en los inicios de un proyecto. De esta forma, podemos prever sobrecostes y reducir el riesgo de que se produzcan retrasos.
Mejora de la previsibilidad del proyecto
Cuando se utilizan métricas como el SPI o el CPI, se mejora la capacidad de predecir el rendimiento de un proyecto. Esto permite determinar con anticipación cuál será el tiempo estimado de entrega y los costes finales del proyecto, lo que es clave para mejorar la previsibilidad.
Mejor asignación de recursos
Utilizar las métricas del valor ganado permite a los responsables de proyecto ajustar la asignación de recursos de forma equilibrada. De esta forma, se pueden optimizar los costes y mejorar la eficiencia.
Alineación con los objetivos del negocio
Un aspecto en el que el valor ganado es de gran ayuda es la posibilidad de asegurar que el proyecto está correctamente alineado con los objetivos estratégicos y financieros del negocio. De este modo, se puede intentar asegurar la viabilidad del negocio.
¿Cómo hacer el cálculo del valor ganado en la gestión de proyectos?
Hay cuatro pasos fundamentales para poder llevar a cabo el cálculo del valor ganado en la gestión de un proyecto. En muchas ocasiones, si los costes y recursos invertidos son amplios, es de gran importancia elegir un software de gestión de proyectos que nos ayude a simplificar el cálculo y medir los gastos asociados a cada proyecto.
Paso 1: establecer la línea base del proyecto
El primer punto es establecer el alcance del proyecto, un calendario o cronograma de tareas y un presupuesto total. Esto sería una base que serviría de referencia financiera y ayudaría en la programación del proyecto.
Paso 2: medir el desempeño real del proyecto
El siguiente punto sería medir el rendimiento real del proyecto. A través del valor planificado (VP), podemos tener una instantánea del progreso previsto, los que nos ayudaría a ver lo que se ha logrado financieramente en cada punto de la planificación.
Paso 3: análisis de variaciones e interpretación de resultados
Otro aspecto que hay que analizar es las variaciones e interpretación de los resultados. Debemos tener el coste real para determinar el rendimiento de costes y la variación de costes y ver también en cada momento si los costes están por encima o por debajo de lo planificado. Además, podemos utilizar las otras métricas, como la variación del cronograma para evaluar si el proyecto va con retraso o adelanto.
Paso 4: toma de decisiones y acciones correctivas
Por último, utilizaremos estas métricas para tomar decisiones correctivas que ayuden a determinar si hay que aplicar cambios para tratar de cumplir los objetivos de costes, lo que permitirá minimizar los riesgos.
¿Qué herramientas digitales son las más utilizadas para la gestión del valor ganado?
La gestión de proyectos empresariales puede ser enormemente compleja, lo que requiere una buena planificación y medir los indicadores en tiempo real. De esta forma, se pueden minimizar los riesgos y ajustarnos a la planificación establecida.
En esta línea, desde Zucchetti Spain te recomendamos utilizar un software de gestión de proyectos, lo que ayudará de manera significativa para mejorar la monitorización de los principales KPI’s del proyecto y la toma de decisiones por parte de los gestores.
