La gestión de viajes corporativos o de empresa es un aspecto de gran relevancia para el control de gastos de empresa. Con frecuencia, directivos y personal de la empresa requiere desplazarse para asistir a una feria, visitar a un cliente o proveedor, o realizar cualquier desplazamiento sujeto a gastos, que la empresa podría deducirse.
Controlar las dietas, pernoctaciones y transporte de las empresas es determinante si queremos hacer una gestión de gastos de viaje de negocios que se pueda reflejar documentalmente de forma correcta y que esté sujeta al control financiero.
A continuación, te mostraremos los elementos clave que debes implementar en tu organización si deseas realizar una gestión controlada, transparente y segura de los gastos de viajes corporativos.
5 pasos para hacer la gestión de viajes corporativos
Aplicar una estrategia para la gestión de viajes corporativos es esencial para llevar un control adecuado de los gastos y evitar sobrecostes, así como para poder aplicar las deducciones que correspondan en las facturas. Éstas son algunas de las acciones que puedes llevar a cabo.
Elegir la herramienta de reservas adecuada
Utiliza un software de gestión de viajes de negocios para clasificar, organizar y aprobar o rechazar las solicitudes de gasto del personal de la empresa.
A través de esta herramienta, los responsables de área podrán dar el visto bueno a las solicitudes de gasto de viaje, establecer límites de gasto y aplicar de forma automática el reembolso de gastos de viaje cuando el personal haya pagado gastos de viaje de su propio bolsillo. Por su parte, las personas de tu empresa que realicen un desplazamiento o viaje corporativo podrán justificar el gasto simplemente enviando la foto de la factura y el ticket a través de una app, lo que ayuda a agilizar el proceso y evitar errores.
Tener una política de viajes corporativos clara
Una vez implementado el software de gestión de viajes para empresas, necesitas desarrollar una política de viajes corporativos clara, transparente y definida, donde se reflejen claramente los límites de gasto, dietas por desplazamiento y kilometraje, pernoctaciones y gastos asociados a cada viaje.
De esta forma, podrás evitar que se produzcan sobrecostes como consecuencia de los viajes de empresa, ya que al final se trata de una inversión y los viajes tienen que resultar rentables ,o cuando menos, tener un coste asumible por la empresa en caso de que generen un beneficio intangible.
Asistencia a los trabajadores en viajes de empresa
El software de control de gastos permite también realizar asistencia a los trabajadores en los viajes de empresa. El personal puede solicitar la realización de un gasto de manera ágil y rápida a través de la app mientras se encuentra de viaje. También se pueden recibir indicaciones para cumplir unos compromisos en cuanto a rutas para un desplazamiento con un coste más óptimo.
Organizar bien los gastos del viaje
Una de las ventajas de utilizar este tipo de software es que se puede almacenar cada nota de gastos de manera más organizada, sin tener que gestionar documentación en papel, lo que puede dar lugar a muchos errores y dificultar los procesos administrativos.
La gestión manual de las notas de gastos suelen dar lugar a descuidos y errores humanos, por lo que puede que algunas facturas no se lleguen a procesar, o se pierda la prueba documental de un viaje que luego la empresa trate de deducir en sus declaraciones de impuestos.
Colaboración entre departamentos de administración y finanzas de la empresa
La gestión de las notas de gasto y viajes corporativos afecta a diferentes departamentos. Por una parte, el departamento del que forman parte las personas que van a participar en el viaje de empresa; y por otra, el Departamento de Finanzas y el Departamento Contable. Para facilitar el flujo de información entre las distintas partes es esencial asegurar un proceso sistematizado y automatizado de comunicación en las dos direcciones.
Qué tener en cuenta en la gestión de viajes para empresas
La gestión de gastos de viajes requiere tener en cuenta diferentes elementos para hacerlo de manera correcta. Entre otros elementos, hay que gestionar las solicitudes, llevar el control administrativo y la gestión documental.
- Prueba documental: para justificar contablemente un viaje corporativo debe estar documentado con facturas y tickets de compra que justifiquen dichos gastos
- Sistema de solicitudes, rechazos y aprobaciones: no todos los gastos de viaje son aprobados por la empresa, ni entran dentro de los presupuestos de cada departamento, los responsables de cada área deben llevar a cabo un control de las solicitudes de gasto del personal, de acuerdo con los criterios establecidos por el Controller Financiero
- Gestión administrativa: la gestión de los gastos de viaje supone acciones administrativas como el reembolso de los gastos al personal, monitorización de la documentación y el envío de los justificantes documentales al área de contabilidad para ser tenidos en cuenta, si procede, en las declaraciones de impuestos
Por qué contar con un software de gestión de viajes de negocios
El software de gestión de viajes de negocios te permite gestionar de forma digital, organizada y automática todos los procesos vinculados a la gestión de viajes corporativos y notas de gastos. Esto suele ser una cuestión que da muchos quebraderos de cabeza cuando se hace manualmente, generando muchos errores e ineficiencias.
Con una solución como ZTravel, tu empresa podrá volver a tener un control absoluto de las notas de gasto y los gastos en viajes y desplazamientos, de manera que puedas diseñar una estrategia racional para evitar el gasto innecesario y optimizar los costes para obtener el máximo beneficio.
