El control del teletrabajo es un aspecto esencial para el control de la productividad. Además de la obligación de llevar el control horario en el teletrabajo, es vital disponer de herramientas que permitan evaluar el desempeño de los empleados y poder valorar esos informes y estadísticas para tomar medidas que ayuden a mejorar los resultados.
Una de las particularidades del trabajo a distancia es precisamente que los empleados no puedan fichar físicamente con un sistema de marcaje tradicional. Además, es necesario llevar el control de los costes del teletrabajo. ¿Cómo hacer el control remoto del teletrabajo en la empresa? Se hace necesario disponer de una herramienta de control de presencia digital, como te vamos a mostrar en este post.
¿Cómo se puede controlar el teletrabajo?
Hay diferentes formas de llevar el control del trabajo en las empresas, tanto si hablamos de un modelo de trabajo híbrido (Smart Working) como si se trabaja a distancia. Para ello es necesario monitorizar digitalmente la actividad de los empleados, pero hacerlo de manera segura y cumpliendo con la normativa de protección de datos.
Aquí hay varios elementos que es importante controlar para evitar problemas:
- Garantizar la privacidad de la información y cumplir con la RGPD
- Evitar la fuga de datos y garantizar la ciberseguridad
- Cumplir con la obligación del registro de jornada laboral
- Facilitar la comunicación y la coordinación entre equipos
Desde este enfoque, es posible que las empresas puedan llevar el control de productividad en el teletrabajo sin que eso suponga un perjuicio para los empleados y cumpliendo rigurosamente con la legislación laboral y en materia de privacidad.
Un buen software de control del teletrabajo no se limita al registro de la jornada, sino que proporciona información sobre el desempeño de los empleados y permite analizar el logro de objetivos.
Software monitorización empleado
La primera y principal herramienta que necesita tu empresa es una solución para el control de asistencia en el teletrabajo. Como el empleado trabaja desde casa, es necesario que las organizaciones dispongan de herramientas para determinar la hora de entrada y salida del trabajo, que se realizará a través de un contador digital que el usuario puede poner en marcha a través de Internet.
En esta solución de software de control horario deben quedar reflejadas las ausencias, bajas laborales, vacaciones o cualquier razón por la que un empleado se ausenta en un día laboral.
La monitorización del teletrabajo y control de la productividad estarían, sin embargo, incompletos si no existe una herramienta de gestión de Recursos Humanos, que permita llevar a cabo el control de los partes de trabajo y permita llevar a cabo la evaluación del desempeño. Los empleados deben poder consultar las tareas programadas por día y rendir cuentas de las acciones que han llevado a cabo. La empresa necesita también organizar las tareas durante el teletrabajo de la forma más eficaz. Todo esto es mucho más fácil si se dispone de una solución digital, accesible desde la nube.
¿Es legal monitorizar el ordenador del empleado?
Una de las primeras dudas que pueden surgir a este respecto es si la empresa pueda hacer una monitorización real del teletrabajo. ¿Es posible monitorizar el ordenador del empleado de manera legal? Lo cierto es que sí, pero debe hacerse cumpliendo algunos requisitos.
Muchos profesionales que teletrabajan utilizan a diario programas de ofimática, a través de cuentas de Microsoft Teams, lo que permita llevar un control de accesos online que permite hacer una monitorización de la actividad del empleado.
Lo cierto es perfectamente legal que una empresa haga la monitorización del ordenador del empleado que teletrabaja, ya que se trata de un ordenador proporcionado por la propia empresa. Por otra parte, deben darse dos condiciones:
- Debe notificarse que se está usando una herramienta que permite la monitorización por parte de la empresa
- Los trabajadores deben dar su consentimiento para la instalación del software en caso de que se trata de un equipo personal
Además, es necesario que estos requisitos queden reflejados en el acuerdo de teletrabajo que suscribe el empleado con la empresa.
La solución más efectiva para control de teletrabajo
Hay diferentes herramientas de software para controlar el teletrabajo. Podrás encontrar todo tipo de herramientas de gestión de proyectos, trabajo en equipo y soluciones en la nube para llevar el control de actividades.
Algunas empresas utilizan escritorios virtuales, que permiten a los trabajadores conectarse en remoto desde sus equipos portátiles, utilizando para ello una VPN. De este modo, es como si el empleado se encontrara en las propias oficinas, y es la empresa la que sigue teniendo el control sobre el software que se instala en ese ordenador, o las medidas de ciberseguridad.
En cualquiera de los casos, una de las mejores herramientas para el control del teletrabajo es el software de gestión integral de Recursos Humanos. No te sirve cualquier programa de gestión de RRHH, ya que debe ser una herramienta diseñada para poder gestionar plantillas híbridas. Así, por ejemplo, esta solución incluirá las funcionalidades que necesitas para el control del teletrabajo: registro de la jornada laboral, control de presencia digital, herramientas de formación en remoto, etc.
Mejores herramientas para control de teletrabajo
En resumen, si quieres propiciar un control eficaz del teletrabajo en tu empresa, necesitas al menos estas herramientas:
- Registro de jornada laboral digital: debe ser una herramienta que permita medir la entrada y salida del ordenador del empleado. Esta herramienta contará las horas que el empleado está conectado, así como la hora de entrada, salida y pausas, incluyendo las horas extraordinarias.
- Herramientas en la nube: si los empleados pueden trabajar en la nube, podrán hacerlo de manera más fácil y eficaz. Existen numerosas herramientas de gestión documental que facilitan la coordinación del trabajo en equipo en la nube, así como la formación a distancia
- Evaluación del desempeño: a través de la monitorización de la actividad digital del empleado y los partes de trabajo, la empresa puede tener el control sobre la actividad realizada por los trabajadores, así como visualizar los resultados de sus tareas
- VPN: es recomendable que los empleados puedan conectarse a Internet a través de un Virtual Private Network, o red privada virtual, de manera que se pueda tener una mayor protección en cualquier actividad que realicen por Internet usando los medios de la empresa
La solución de software de gestión de Recursos Humanos Zucchetti HR está diseñada para facilitarte el control del teletrabajo. Cuenta con todas las funcionalidades que necesitas para una gestión eficaz del trabajo híbrido, el control de la jornada laboral y el registro horario de los empleados, así como la evaluación del desempeño y la formación en remoto.
