Puede que haya llegado el momento de que tu empresa empiece a abordar la transformación de procesos. Eso implica hacer un análisis profundo de las necesidades de la empresa y de los procesos de trabajo que se utilizan actualmente.
Cuando llevamos a cabo esta tarea, nos damos cuenta de que podríamos mejorar muchos de nuestros indicadores de rendimiento si utilizáramos la tecnología adecuada e implementáramos otros procesos más eficaces.
Pero para poder dar este paso hay que atravesar una serie de fases o etapas, seguir una hoja de ruta marcada por el líder de la transformación digital, un paso ineludible para asegurar el éxito del proceso y lograr el aumento de la productividad, la reducción de los costes y el crecimiento de la competitividad.
El liderazgo en la automatización de procesos
Antes siquiera de abordar la elaboración de una ruta para la automatización de procesos y la transformación digital, el equipo directivo debe buscar un líder que mantenga el contacto y conozca las necesidades de trabajadores, clientes y proveedores.
La función del líder de la transformación digital muchas veces viene a cargo del CHRO (Chief Human Resources Officer), cuya misión consistirá en desempeñar una función estratégica y pedagógica, que ayude a toda la plantilla a adentrarse en el nuevo paradigma que nos permitirá transformar nuestros procesos de trabajo.
En esta fase inicial, muchas empresas acuden también al asesoramiento y soporte de la empresa de software de Recursos Humanos, que le ayudará en el proceso de integración e implementación de la herramienta.
Soluciones como el software HR Infinity de Zucchetti proporcionan a la compañía una herramienta intuitiva, modular y escalable que le permitirá crecer en la medida de sus necesidades.
Los 3 pasos clave para la transformación de procesos en tu compañía
Para abordar la transformación digital de la empresa, hay que tener en cuenta estas 3 fases o períodos de tiempo.
1. Definición de valor
Todo proceso de transformación digital empieza por la definición de valor. ¿Cuál es el valor de lo que estamos haciendo y cómo puede beneficiarnos? Cada medida que tomemos no debe estar motivada únicamente por aspectos estéticos, como querer usar tal o cual tecnología, sino de manera estratégica.
Debemos buscar la unidad entre los equipos de trabajo y los departamentos para que todos puedan aportar los datos de los que disponen para poder encontrar la mejor solución posible. Con el compromiso directivo y de toda la plantilla, será más fácil tener una visión empresarial que nos ayude a entender los cambios que tendrán un efecto en nuestra competitividad y rentabilidad.
A partir de los datos disponibles, el líder del proceso de automatización deberá poner en marcha una auditoría orientada a conocer las necesidades de la compañía y qué cambios podrían influir en las variables que deseamos mejorar.
2. Implementación
La primera auditoría nos mostrará las oportunidades de mejora de los procesos actuales. Asimismo, nos permitirá conocer las necesidades más profundas de la empresa y abordar un proyecto en el que definamos una nueva estrategia orientada a utilizar las nuevas tecnologías para mejorar nuestros resultados.
Podremos influir sobre la productividad, la calidad, la competitividad y la rentabilidad de nuestra empresa, abordando los aspectos de nuestra organización que necesitan optimizarse de cara a trabajar de forma más eficaz, utilizando para ello una tecnología que ayude a eliminar duplicidades y reducir tareas administrativas.
Esa nueva estrategia pasará por la formación de los trabajadores en las nuevas tecnologías que se van a implementar, así como por la migración de datos a la nueva solución de software. Para evitar una transición demasiado brusca, se pondrá en marcha un programa que nos ayude a cumplir pequeñas metas mensuales de cara a llegar a los objetivos que nos hemos marcado para la migración.
El líder deberá llevar a cabo la función de concienciar a los miembros de la plantilla sobre sus nuevas funciones y los objetivos que se quieren cumplir. Iniciaremos con un proyecto piloto y dividiremos los objetivos a largo plazo en metas más pequeñas y alcanzables, que nos permitan la reducción de riesgos y la posibilidad de corregir fallos en el proceso de transformación digital.
Durante esta fase, implementaremos también sistemas de analítica que nos permitan analizar los KPI para analizar el grado de éxito en la transformación de nuestra empresa y cómo hemos logrado influir en sus diferentes variables.
3. Escalar
La última fase de la automatización y la transformación digital pasa por la extensión de esta nueva estrategia y nuevas funciones a todos los departamentos. Analizaremos las métricas de los procesos de trabajo y tomaremos decisiones que nos ayuden a optimizar nuestras acciones de cara a lograr objetivos.
Aquellas acciones que nos hayan permitido conseguir los resultados esperados, podrán escalarse a otras áreas de la empresa y desplegarse en toda la organización. En esta fase, sistematizaremos las nuevas tareas y procesos y formaremos a los empleados para eliminar comportamientos que no contribuyan al nuevo paradigma de los procesos de trabajo que hemos implementado.
Desde esta perspectiva, tu empresa estará lista para aprovechar todas las ventajas y beneficios de la transformación digital.
