Cuando el personal de una empresa realiza un desplazamiento o viaje corporativo supone un coste que la empresa debe gestionar. Para que los gastos derivados de un viaje de trabajo se puedan contabilizar y deducir en lo que corresponda en las declaraciones de impuestos es necesario disponer de una prueba documental de que se haya producido dicho gasto (la factura a nombre de la empresa y ticket). Pero también es importante disponer de un informe de viaje de negocios en el que aparezcan todos los detalles relativos a los gastos que ha supuesto.
Si tu empresa está preocupada por el control de los gastos de viaje, es importante que empieces a coordinar a tu plantilla para que cuando se realicen viajes corporativos se lleve a cabo un informe de viaje corporativo. A continuación te mostraremos en qué consiste.
Qué es un informe de viaje de negocios
Se trata de un documento en el que se especifican los gastos, responsabilidades y seguimiento de un determinado viaje corporativo en el que han participado miembros del personal. De esta forma, la empresa puede tener la seguridad de que su inversión está justificada y ha obtenido un adecuado retorno, es decir, si se han cumplido los objetivos del desplazamiento o viaje.
Esto es muy importante porque, como es lógico, las empresas esperan obtener un beneficio de los viajes que realiza el personal. Este beneficio debe evaluarse de acuerdo a los ingresos que ha generado el viaje en relación con los gastos o inversión que ha supuesto. Si los gastos pueden incluir dietas, pernoctaciones, combustible y distintos materiales para el evento o actividad, los ingresos deben derivarse de las ventas que se han logrado durante dicho viaje.
¿Existen software específicos para elaborar un informe de viaje de negocios?
Sí, existen herramientas de software empresarial que permiten tener el control de los gastos de viaje y realizar informes de viajes y desplazamientos para tener el control de todos los elementos involucrados en la gestión de viajes de empresa.
Realizar un informe de resultados de viaje de negocios es un aspecto crucial para las empresas, pero lo ideal es que no se realice de manera manual. Es importante digitalizar este proceso a través de un software de control de gastos que permita, entre otras acciones:
- Disponer de una lista de todos los gastos de viaje y la relación coste-beneficio de cada uno
- Que el personal pueda formular solicitudes de gasto a través de una simple app
- Que los supervisores o responsables del viaje puedan aprobar o rechazar las solicitudes
- Que el personal pueda enviar el justificante del gasto (foto de la factura) de manera digital y cómoda, a través de una app
- Pasar a contabilidad la información de manera automática, de manera que los gastos queden adecuadamente registrados para las deducciones pertinentes
- Que cuando sea necesario aplicar reembolsos se puedan calcular y aplicar automáticamente en la nómina.
El software de gestión de viajes es una herramienta eficaz, digital e innovadora que ayuda a evitar errores, descuidos y confusiones a la hora de evaluar los beneficios que proporciona un viaje corporativo. Además, es la solución para que la empresa pueda medir y hacer seguimiento de sus datos, y mejorar así su política de viajes corporativos.
Quizás te preguntes cómo hacer un informe de viaje de negocios. Este documento debe incluir unos datos imprescindibles, como título y fecha del informe, nombre de las personas de la empresa que acudieron al viaje, nombre de los clientes que se han visitado durante el desplazamiento, o en caso de ser una feria o evento comercial, una relación de todos los prospectos logrados. Debe incluirse también la descripción de los eventos en los que se ha participado, así como un resumen donde se destacan los principales objetivos logrados o fallos observados.
Una parte muy importante del informe de viajes son los gastos y ganancias que se han producido durante el viaje. Aquí deben contemplarse todos los gastos, tanto aquellos a los que la empresa está obligada según la legislación como de los incentivos contemplados en su política de viajes corporativos y que proporcione al personal para la participación en el viaje de negocios.
Beneficios de hacer un informe de viaje de negocios
Elaborar un informe en cada viaje corporativo que realice el personal es muy importante para hacer un seguimiento de los viajes de empresa. Tanto desde el punto de vista operativo como financiero. Veamos algunos de los principales beneficios que este tipo de informe aporta a la gestión de tu empresa.
Mejora en la toma de decisiones
Tu empresa debe tomar decisiones en todo lo que respecta a los viajes corporativos y desplazamientos. Quizás haya viajes que no resulten rentables por su relación coste-beneficio, y sea oportuno no acudir a determinadas actividades en el futuro, o tal vez aplicar medidas que ayuden a que sean rentables. Pero sin datos es imposible poder tomar estas decisiones de manera inteligente.
Por eso disponer de un informe permite que los responsables evalúen la rentabilidad del viaje corporativo y consideren su importancia dentro de la estrategia comercial de la empresa. También permite tener un conocimiento de las condiciones en las que se realizan los viajes, con el objetivo de mejorarlas, o reducir los riesgos para la empresa, por ejemplo tomando la decisión de contratar un seguro de viaje.
Optimización de recursos financieros
Uno de los aspectos clave por el que se realizan informes de viaje es para tener el control de los gastos. Es necesario optimizar la gestión de viajes de negocios y los recursos financieros para que dichos viajes puedan proporcionar una mayor rentabilidad, ya que de otro modo no tendría sentido que se realicen dichos desplazamientos.
El descontrol en los gastos puede hacer que una actividad que en principio pudiera resultar rentable al final genere más inconvenientes que beneficios.
Fortalecimiento de relaciones comerciales
Disponer de un informe de viajes corporativos ayuda a tener un conocimiento más exhaustivo sobre los eventos y actividades a los que se acude. De esta forma, la empresa puede fortalecer sus relaciones comerciales al ser consciente de cuáles son las actividades que más beneficios le están reportando. Los viajes corporativos son muy necesarios tanto a nivel comercial como también estratégico, ya que pueden dar la oportunidad de establecer acuerdos con socios y proveedores, por lo que hay que valorar también este aspecto a la hora de determinar la rentabilidad o las ventajas estratégicas que supone acudir a un evento.
Evaluación del rendimiento individual y del equipo
El informe de viaje permite que la empresa pueda tener conciencia del personal que ha acudido a cada evento, su participación en el mismo y su rendimiento. Nos permite también conocer cuáles son los gastos que ha supuesto el desplazamiento de cada persona de la plantilla que ha participado en la actividad.
Por otra parte, nos proporciona una base para establecer una política de incentivos que ayude a potenciar el rendimiento del personal durante los viajes corporativos, así como también contribuir a la fidelización del talento al poder obtener ventajas por participar en eventos y actividades.
