Uno de los retos de muchas asesorías y despachos es poder llevar a cabo los procesos contables con el mayor grado posible de automatización. Cuando se manejan numerosos clientes, es muy complejo realizar los cálculos de forma manual sin que se cometan errores. Por lo general, los clientes envían los extractos bancarios a las asesorías y los asesores tienen que asegurarse de que haya una coherencia entre los datos bancarios, la facturación y la contabilidad.
Esto se puede lograr de forma más eficaz cuando en tu asesoría apuesta por la integración con el software fiscal. No necesitarás introducir los datos manualmente en un programa contable, ni utilizar Excel, ya que el cálculo para la conciliación bancaria podría realizarse de forma automática con los datos que te envíen tus clientes.
¿Qué es la integración bancaria?
La integración bancaria consiste en la comprobación de la coherencia de los ingresos y gastos reflejados en la contabilidad con los cobros y pagos reflejados en las cuentas bancarias de la empresa, utilizando para ello un software que permita anticiparse a las desviaciones en los apuntes de contabilidad, así como las discrepancias entre lo declarado y los datos bancarios.
Cuando te preguntas qué es la integración bancaria, es posible que sea porque hasta ahora en tu asesoría siempre lo has gestionado de forma manual. De este modo, es posible que el cálculo de los datos haya dado lugar a posibles errores humanos, que pueden tener consecuencias. Por ejemplo, productos o servicios que tienen una factura, pero el cliente no los ha pagado, o falta de previsión sobre las fechas de pago.
Beneficios de la integración bancaria
Es posible que hasta ahora tu asesoría o despacho estuviera haciendo los cálculos manualmente para la conciliación bancaria. Si no hay una integración entre tu software contable y los datos bancarios, lo normal es que tengas que realizar el cálculo de manera manual y que dependas del momento en el que los clientes te envían los extractos bancarios.
Esto puede permitir realizar un servicio de gestoría manual y de forma básica, pero no es viable cuando se manejan muchos clientes al mismo tiempo. Además, si quieres llevar a cabo acciones de gestión financiera, como previsión de cobros o reclamación de impagos, los procesos manuales pueden ser enormemente complejos y siempre es mejor trabajar con herramientas que nos aporten información en tiempo real.
Agilidad en materia fiscal
Éste es uno de los claros beneficios de la integración bancaria. Tus asesores no tendrán que realizar la comprobación de los datos de forma manual. Cuando un cliente te envía en un Excel los extractos bancarios del mes o el trimestre, es posible que haya cientos o miles de operaciones. Puede haber operaciones duplicadas, que haya pagos que no se hayan realizado, o cobros que no se hayan recibido.
Luego tendrás que realizar el cálculo de los modelos de impuestos, IVA e Impuesto de Sociedades, así como las Cuentas Anuales para el Registro Mercantil. Necesitas detectar los errores o retrasos con antelación. Si no hay una correspondencia precisa entre la contabilidad y lo declarado, tu contabilidad tendrá errores.
Mitigación de riesgos
La integración entre el software fiscal y el banco no sólo te permite realizar los modelos fiscales sin errores. También es de gran ayuda para hacer una adecuada gestión de los riesgos. Las facturas tienen una fecha de vencimiento y es necesario cumplirla para evitar recargos. Las empresas pueden estar perdiendo liquidez cada semana debido a los impagos, y que luego eso tenga unas consecuencias. Con un programa de control de gastos que facilite la integración bancaria esto se podría resolver en tu despacho o asesoría. Hay también otro tipo de riesgos, como que se produjera una inspección de la Agencia Tributaria y tus datos tuvieran serias discrepancias.
Gestión de datos y análisis con AI
La Inteligencia Artificial viene desempeñando un papel cada vez más importante en la automatización de procesos en las empresas. Las compañías que manejan una gran cantidad de datos, como es el caso de las asesorías, necesitan soluciones que incorporen la IA para facilitar el análisis de los datos, lo que incluye la detección de errores o realizar predicciones que permitan aportar conocimiento a los asesores sobre el estado de las cuentas de esa empresa.
Reducción del tiempo en comprobar las operaciones
Se puede tardar mucho tiempo en comprobar todos los extractos bancarios de una empresa. Imagina que tienes que hacer varias al mismo tiempo, de forma manual, y con unos plazos reducidos. Es mucho más fácil comprobar las operaciones de forma automatizada con un programa para gestión financiera que te permita realizar la conciliación bancaria.
Información en tiempo real
Por otro lado, no hay que olvidar las ventajas que supone para toda asesoría o despacho poder acceder a los datos en tiempo real. De este modo, se evitan pérdidas de tiempo, errores y retrasos que se produzcan como consecuencia de no disponer de los datos en el momento, tener que avisar a los clientes para que nos envíen los documentos necesarios para elaborar la contabilidad y llevar las cuentas.
¿Tengo que usar un software fiscal para la integración bancaria?
Al integrar software fiscal y bancos, tu asesoría puede llevar a cabo sus procesos de forma más eficiente y productiva. El resultado es que se producirán menos errores, tus clientes estarán más satisfechos y tu asesoría no correrá el riesgo de perder clientes o de que se produzcan consecuencias negativas para tu cliente como consecuencia de una inspección fiscal.
Lo bueno de tener un software para integración bancaria es que puedes combinar este tipo de herramienta con un sistema ERP, y poder llevar así la gestión de todos los procesos de tu empresa, desde el control de la evolución de las ventas a la gestión de clientes.
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