Tener una tienda online hoy día requiere tener conciencia de los procesos de este tipo de negocio. Integrar tu eCommerce con un ERP es un paso imprescindible para asegurar la sincronización de los datos, ya que de otro modo podrías tener una información diferente en cuanto a productos, precios, stock y facturación en la plataforma de comercio electrónico y en el software de gestión.
El problema suele ser que integrar el ERP con tu plataforma de eCommerce no suele ser un proceso sencillo, si no trabajas con una solución de ERP eCommerce que esté adaptada a las distintas plataformas más utilizadas por los usuarios, como es el caso de Prestashop, Magento, WordPress con WooCommerce o Shopify, algo que como vas a poder ver en este post, sí se puede hacer con Solmicro ERP de Zucchetti Spain.
¿Por qué integrar tu tienda online con un ERP?
Porque si no tuvieras tu tienda integrada, habría duplicidad de datos en tu negocio. Supón que una persona hace una compra en tu tienda online, pero ya no quedan existencias de dicho producto. Aunque el dato de las existencias se había actualizado en tu ERP, no dio tiempo a actualizarlo en la tienda online. Estamos hablando de cambios que se producen en cuestión de minutos. Porque tú tienes abierta tu tienda online las 24h del día, y es prácticamente imposible mantener todo actualizado si no hay una sincronización automática.
Este tipo de problemas derivados de la falta de sincronización pueden ser de distinta índole. Por ejemplo, productos que tienen un precio en tu eCommerce y otro distinto en tus tiendas físicas. O productos que están descatalogados y que no tienes ninguna posibilidad de conseguir, pero que todavía no se han dado de baja de tu tienda online. Esto puede suponer un grave problema, porque se podrían producir ventas de productos que no puedes servir, lo que te obligaría a devolver el dinero al cliente, con las gestiones y los gastos que eso conlleva, además de la mala imagen que estarías dando con tu marca.
Hay también otras razones para tener tu tienda online integrada con tu tienda online. Por lo general, cuando haces una compra de productos a proveedores, das de alta los nuevos productos de forma automática en tu inventario a través de un sistema EDI conectado con tu ERP. De este modo, puedes contar con toda la información documental asociada a la compra a proveedores y tienes tu inventario actualizado. Todo este proceso se lleva a cabo con el ERP, pero si tu tienda online no está conectada con el software, no se actualizará automáticamente, sino que tendrías que hacerlo de manera manual.
Actualizar tu tienda de forma manual es un trabajo prácticamente imposible hoy día, tal como hemos explicado. Se puede hacer sin muy pocos productos, pero como es lógico, una tienda que tenga apenas unos cientos de productos ya estaría generando una gran cantidad de trabajo administrativo importante, lo que da lugar a muchos errores humanos y falta de control.
Ventajas de la integración de eCommerce y ERP
Veamos cuáles son las ventajas de integrar un ERP y un comercio electrónico.
Reducción de costes
Una de las ventajas de la integración ERP y eCommerce es la eficiencia de costes. Tendrás menos trabajo, no habrá duplicidades y no se producirán los errores típicos que se pueden producir por la falta de sincronización. Si por ejemplo vas a integrar tu ERP con WordPress (con WooCommerce), pues ya no tendrás que introducir manualmente todos los metadatos de los productos en la tienda online, ya que estarán añadidos en el ERP y el software los toma de allí.
Gestión de stock e inventario
Como apuntábamos, la gestión del stock es una de las principales ventajas de la integración ERP y comercio electrónico. Supongamos que deseas integrar Magento con ERP, en lugar de tener que enviar la base de datos a diario a los responsables de gestión del almacén, informando de las ventas que se han producido, los datos aparecerán automáticamente en el ERP y el inventario quedará actualizado.
Menor tiempo de envío
El punto anterior nos lleva a una ventaja añadida. Tener un inventario 100% actualizado beneficia a las dos partes, tanto a la gestión de almacén y el área comercial, como también al cliente final, porque se podrá procesar su pedido en menos tiempo y sin errores. Lo que ha pedido el cliente en la tienda online es lo mismo que aparece en el back-end del eCommerce, lo mismo que hay en el área de facturación del ERP y lo mismo que llega a los responsables de preparar los pedidos y enviarlos.
Finanzas y facturación digitales
Al integrar WooCommerce con tu ERP, no necesitas estar pendiente de las facturas que se generan en tu tienda online para pasarlas a contabilidad. Tampoco tendrás problema en lo que respecta a la serie y numeración de la factura. Las facturas se agregan automáticamente a tu ERP, en la secuencia que le corresponde, lo que te permitirá así facturar digitalmente sin dificultades y tener el control de las finanzas desde una sola herramienta.
Mejora la experiencia de cliente
Tus clientes agradecerán que los datos de tu tienda estén actualizados. Podrás ofrecer información real sobre los plazos de entrega. Al integrar ERP con Prestashop, en caso de que uses esta plataforma, podrás mostrar a tus clientes cuál es el plazo de envío, calcular los gastos de envío automáticamente según el peso del producto y dirección de destino, etc.
Formas de integrar un ERP con tu eCommerce
Hay varias maneras de integrar un ERP con tu tienda online. Una de ellas es desarrollar un módulo a medida, específico para la plataforma de comercio electrónico que estés utilizando. Esto no siempre es posible, porque no siempre el proveedor ERP facilita que se pueda llevar a cabo. Pero además puede ser muy lento y costoso, además de que te obligaría a mantener el módulo actualizado para evitar problemas de seguridad en tu eCommerce.
Lo ideal es que puedas trabajar con un ERP que ya cuente con un módulo eCommerce para tu tienda online. Además, tiene que ser una herramienta que permita la máxima integración posible entre todas las aplicaciones que son necesarias para la gestión de un comercio electrónico. Por ejemplo, tienes que poder integrar CRM y ERP, ya que necesitas gestionar los contactos de potenciales clientes que hayan entrado en tu funnel de ventas para poder fidelizarlos.
Por otra parte, si tienes un establecimiento físico (o varias tiendas), lo habitual es que el ERP esté conectado con el software TPV. Y si no lo está, debería estarlo para poder ahorrar trabajo administrativo y mantener tus datos actualizados. No tiene sentido hablar de integración ERP y eCommerce si tu TPV no está conectado al ERP para mantener tu inventario actualizado en tiempo real
Éste es el problema nº 1 de muchos negocios que tienen tienda física y tienda online, pero usan un ERP obsoleto y anticuado, que no les permita la integración adecuada. Solmicro ERP es una
solución flexible, personalizable y fácil de usar, que integra ERP, CRM, TPV y plataforma eCommerce para que todos los datos estén sincronizados y puedas ahorrar tiempo y trabajar eficazmente.
