Elaborar la compleja nota de gastos de un viaje de trabajo nunca fue tan sencillo. Gracias al software ZTravel, esta tediosa tarea se realiza prácticamente sola, de manera automática y sin errores, tal y como te vamos a contar a continuación en este post.
ZTravel cuenta con un módulo específico para la confección de notas de gastos de viaje que automatiza el registro de cada gasto gracias a la tecnología OCR: solo será necesario una captura óptica de cada ticket/factura a través del smartphone o tablet e inmediatamente, ese gasto pasará a estar incorporado como concepto a la nota de gastos. Este proceso permite, además de reducir notablemente los tiempos empleados en la recopilación y entrega de tickets y facturas, minimizar los errores que pueden darse en la confección de esta nota y gestionar de manera más sencilla otros procesos como la recuperación del IVA.
Por otro lado, nuestra herramienta de gestión de gastos de viajes permite tener una visión integral de todos los gastos que van quedando reflejados en la nota. Así, con un solo vistazo pueden analizarse los gastos pagados por la empresa (tarjetas corporativas, anticipos…), aquellos adelantados por el empleado viajero, los gastos extrapolítica, el importe del IVA… para que la persona que aprueba el viaje de trabajo pueda decidir con más rapidez. En definitiva, ZTravel permite tener un control total de los gastos lo que en última instancia facilita el chequeo, la liquidación y la contabilización de los gastos, ayuda al cumplimiento de las políticas de gastos de viaje y los topes de gasto establecidos por la compañía. Como además nuestro software resulta muy intuitivo, todos los datos derivados de los gastos del viaje se pueden gestionar de manera sencilla y presentarse por medio de reports y analítica que permitan observar cómo se distribuyen esos gastos, en qué porcentaje se ha excedido de las previsiones de la empresa, etc.
Además, no podemos olvidar que, en cualquier viaje de negocios, se terminan produciendo más gastos que los contemplados inicialmente (taxis, comidas, peajes, …) y ZTravel es la mejor solución para tenerlos identificados y valorados para análisis posteriores. Igualmente, una vez capturados los justificantes no hace falta guardar los comprobantes físicos de gastos ya que se custodian los tickets digitalizados mediante un proceso certificado y homologado por la AEAT.
Si quieres que la elaboración de la nota de gastos de los viajes de tu empresa se confeccione de manera sencilla, funcional, sin errores y que todos los trabajadores puedan acceder a ella, apuesta por una aplicación como ZTravel de Zucchetti. Sin duda, constituye la mejor forma de optimizar tu tiempo y el de los recursos involucrados en tus procesos de Business Travel.
