Los espacios de trabajo ya no van a ser como eran. La digitalización y el auge del Smart Working requieren hacer una reflexión sobre la organización de las oficinas, los puestos de trabajo y los recursos materiales disponibles en cada empresa. La Covid-19 ha impulsado el teletrabajo, pero éste ha llegado para quedarse y admite múltiples modalidades.
Las oficinas seguirán siendo necesarias, pero ya no es imprescindible que el empleado se encuentre físicamente en su puesto para poder desempeñar su actividad. Muchas empresas están evolucionando hacia plantillas híbridas, donde parte de los empleados trabajan en casa y otros en la oficina. En otras organizaciones, los empleados se turnan y hacen algunas jornadas en las instalaciones de la empresa y otras a distancia.
De lo que no cabe duda es de que estos cambios suponen una prueba para muchos Departamentos de Recursos Humanos. Afrontar la transformación de los espacios de trabajo en la empresa será clave para ser competitivos y seguir gestionando eficazmente la productividad.
¿Cómo se han transformado los espacios de trabajo?
Hay múltiples desafíos a los que hacer frente, ya que muchas empresas no estaban preparadas para adaptarse al teletrabajo.
Digitalización y oficinas inteligentes
Para las empresas que no han digitalizado su gestión de los Recursos Humanos, la gestión del teletrabajo es mucho más compleja.
Los empleados necesitan poder desarrollar su actividad desde cualquier lugar, y para eso los datos de la empresa deben poder consultarse o modificarse digitalmente. En esta línea, el Departamento de Recursos Humanos debe reorganizar los recursos de la empresa para facilitar el trabajo a distancia, implementando oficinas inteligentes y apostando por la nube para reducir la dependencia de la oficina.
Trabajo por objetivos y jornadas adaptativas
Uno de los grandes problemas de la presencialidad es precisamente el “presentismo”. Estar en la oficina no es equivalente a ser productivo. Ni tampoco cumplir con un determinado número de horas o días de trabajo.
En esta línea, en muchas empresas está aumentando la flexibilidad en la organización de la jornada de trabajo. El empleado puede elegir qué días trabaja en la oficina y cuáles lo hará desde casa, y también cómo organizará su horario para cumplir objetivos.
Adaptación de los recursos
Otro de los ejes de la transformación de los espacios de trabajo es la adaptación de los recursos a las nuevas plantillas híbridas. Es necesario gestionar los tiempos en los que se ocupan las salas y puestos de trabajo, llevar una organización eficaz de las instalaciones de la empresa, a través de soluciones como ZWorkSpace.
Por otra parte, hay que recordar también la necesidad de cumplir la Ley del Teletrabajo, proporcionando a los empleados que trabajan a distancia los recursos para poder desempeñar su actividad, como ordenador portátil o teléfono de la empresa.
Un mayor foco en la seguridad y la transparencia
La evolución del modelo tradicional hacia plantillas híbridas y digitalizadas implica también poner un mayor foco en la seguridad de los datos y la transparencia. Por esto, es necesario habilitar formas de comunicación eficaces, como un Portal del Empleado, de manera que cada empleado pueda acceder a su documentación relacionada con la empresa, atender a notificaciones o enviar cualquier solicitud de forma ágil y digital.
Control de la productividad
Otra de las claves de la transformación de los espacios de trabajo es la evaluación del desempeño de los empleados. Esto es un auténtico reto para el Departamento de Recursos Humanos, ya que sin un adecuado control de la digitalización, la gestión de plantillas híbridas puede ser enormemente compleja, o imposible.
Soluciones de Recursos Humanos, como Zucchetti HR, que permite llevar a cabo la gestión de partes de trabajo, planificación de la jornada laboral y control de fichajes, será clave para el control de la eficacia operativa.
Nuevas tecnologías en las plantas de producción
La transformación de los espacios de trabajo va mucho más allá de las oficinas. En el sector industrial, también implica una transformación de las plantas de producción. Se incorporan nuevas tecnologías, como el Internet de las Cosas, que a través de los dispositivos IoT permite capturar datos e integrarlos en una solución de software para adquirir conocimientos sobre la producción.
Muchas plantas de producción han incorporado también soluciones de robótica industrial, por lo que el grado de automatización es mucho mayor. La transformación de los espacios de trabajo implica que muchos jefes de producción y profesionales cuya presencia no sea imprescindible en la planta de producción puedan monitorizar y gestionar sus tareas a distancia.
Desde esta óptica, es vital que el Departamento de Recursos Humanos haga frente a los retos de la transformación de los espacios de trabajo. Optimizar costes, mejorar los procesos y facilitar el Smart Working va mucho más allá de adaptarse a la situación de la Covid-19. Se trata de construir las bases de la productividad y la competitividad de la empresa en la era digital.
