Determinar las responsabilidades de cada parte involucrada en un proyecto no es tarea sencilla. Desarrollar una estructura organizacional adecuada es un aspecto esencial para facilitar las acciones y lograr los objetivos. Muchos utilizan como modelo una matriz RACI, con la que se puede simplificar el reparto de tareas entre las personas del equipo.
En este artículo te mostraremos qué es una matriz RACI, cómo hacerla y su importancia en la gestión de proyectos y la gestión de Recursos Humanos. Recuerda que contar con un software de gestión de proyectos puede ser la opción más idónea para facilitar la coordinación, gestión y organización de tareas.
¿Qué es la matriz RACI?
Se trata de un esquema estructural en el que se refleja qué persona va a desempeñar un determinado rol y qué actividades va a llevar a cabo cada individuo. Se representa de forma visual mediante una cuadrícula, en la que en la parte de arriba se muestran los nombres de las personas participantes del equipo y a la izquierda las actividades que deben realizar. Para cada nombre, se indica el rol que representa con respecto a la tarea.
Este tipo de herramienta permite así mostrar de manera sencilla y simple las obligaciones y tareas de cada persona del equipo, lo que ayudará a evitar errores, confusiones y conflictos entre las personas involucradas. Se trata además de una herramienta fundamental para facilitar la gestión de equipos heterogéneos, donde puede haber perfiles de muy distinta índole.
Elementos clave de la matriz RACI
El acrónimo RACI hace referencia en inglés a los roles a los que se deben asignar responsabilidades. Estos son: responsable, aprobador, consultado, informado. Dividir las tareas de un proyecto entre estos diferentes roles es determinante para facilitar una adecuada organización. Veamos en qué consiste cada uno.
Responsable
En una matriz RACI de gestión de proyectos, el responsable es la persona que se ocupa de llevar a cabo una tarea en concreto. Puede haber diferentes personas que lleven a cabo dicha tarea, y también es posible que esta tarea pueda ser delegada en terceros, pero son los responsables quienes deben hacerse cargo de su consecución.
Aprobador
El aprobador es la persona encargada de vigilar las tareas que se van a ejecutar, definir las herramientas que deben utilizarse y velar por que las acciones que realicen los diferentes responsables se lleven a cabo correctamente. También se le conoce como “autoridad” o “accountable”, y es quien se ocupa de la gestión de equipos y personas.
Consultado
Los consultados o consultores en una matriz RACI son aquellos perfiles técnicos que se ocupan de facilitar la comprensión de las distintas acciones que tienen que llevar a cabo los responsables. Son quienes conocen en profundidad las herramientas y tecnologías que se están utilizando, y tienen autoridad para poder detener tareas en caso de que sea necesario.
Informado
Son personas que representan la función de estar al día y conocer los avances del proyecto. No están autorizados a intervenir en las tareas, pero deben recibir información para estar al tanto de lo que ocurre. En la gestión de proyectos AGILE, los flujos de comunicación son muy importantes para comprobar los avances, recibir los entregables y cumplir objetivos en los plazos adecuados.
¿Cuándo utilizar la matriz RACI?
La matriz RACI se utiliza para el desarrollo de proyectos en cualquier empresa en la que deban intervenir diferentes personas para la consecución de un objetivo. Es una forma de organización de equipos, por lo que tiene múltiples aplicaciones. No obstante, está principalmente enfocada al desarrollo de grandes proyectos o en los que hay una alta rotación de personal.
Una matriz RACI en Recursos Humanos se puede utilizar para organizar un equipo de trabajo, por ejemplo a la hora de llevar a cabo viajes de negocios, donde hay que determinar el tipo de responsabilidad de las personas participantes. Por un lado, hay personas a las que se debe informar sobre cada tarea, pero no las ejecutan directamente.
Hay otras que deben aprobar las tareas y desempeñan una función de liderazgo y autoridad en la toma de decisiones, por ejemplo a la hora de aprobar gastos de viajes por parte de las personas empleadas.
¿Cómo crear una matriz RACI?
Si quieres crear una matriz RACI para el desarrollo de un proyecto, hay que tener en cuenta los diferentes pasos.
Define el objetivo del proyecto
En esta primera fase, se debe determinar el tamaño y complejidad del proyecto, así como el número de personas que puede haber involucradas para su consecución.
Identifica las tareas y actividades clave
Es necesario definir de manera clara y simple las actividades que se deben llevar a cabo para poder llevarlo a cabo.
Establece los roles del equipo y asigna responsabilidades
El siguiente paso es, tras llevar a cabo una reunión, distribuir los diferentes roles de la matriz RACI para determinar las obligaciones de cada persona trabajadora y definir quiénes desempeñan una posición de autoridad o aprobación en cada tarea.
Asegúrate de que todos los implicados entiendan sus funciones
La comunicación interna es un aspecto fundamental para asegurar de que todas y cada una de las partes de la matriz RACI entienden las tareas que deben llevar a cabo y a quién deben rendir cuentas.
Revisa y ajusta la matriz según el avance del proyecto
La matriz RACI es una base que puede estar sujeta a cambios, por ejemplo si se produce rotación de personal, es necesario reajustar la matriz a mitad del proyecto para asegurar que las tareas se llevan a cabo. También es posible que personas que en un principio desempeñaban un rol puedan asumir nuevas responsabilidades.
Errores comunes al implementar la matriz RACI en RRHH
Existen muchas circunstancias que pueden dar lugar a fallos en la matriz RACI de Recursos Humanos. Por ejemplo, si se genera una sobrecarga de trabajo en determinadas personas, la consecución de los objetivos del proyecto puede estar en peligro.
Tiene que haber una división de tareas eficaz para que todas las partes puedan ser productivas y reducir el nivel de estrés para mejorar la eficiencia y el bienestar del personal.
Por otra parte, llevar a cabo una matriz RACI en Recursos Humanos sin contar con herramientas de seguimiento, como un software de gestión de Recursos Humanos en el que se pueda registrar el control horario y los partes de trabajo, puede ser muy arriesgado. La tecnología hoy día te ayuda a mejorar la comunicación instantánea entre las partes del equipo y facilitar el desarrollo de las acciones.
