El pasado 8 de mayo de 2024 se publicaron en el BOE los modelos de presentación de las cuentas anuales individuales y consolidadas en el Registro Mercantil. Los obligados a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil deberán utilizar a partir de la entrada en vigor de la norma este nuevo modelo de cuentas anuales.
Entre las novedades que incluyen los nuevos modelos de cuentas anuales, se incluyen aspectos como aportar datos sobre diversidad de género en las cuentas anuales individuales, o presentar la hoja de datos generales sobre identificación sobre el número de mujeres que forma parte del órgano de Gobierno y el total de personas que lo componen. Asimismo, se ha eliminado el dato sobre porcentaje de mujeres.
Además, las sociedades cotizadas y las no cotizadas que no presenten cuentas anuales abreviadas tienen la obligación de informar en la memoria sobre el volumen y número de facturas pagadas y sus importes sin superar los plazos previstos en la normativa de la Ley Crea y Crece, lo que es importante para toda empresa que necesite reclamar facturas impagadas.
Dicho esto, es determinante que como asesoría o despacho puedas gestionar eficazmente las cuentas anuales de tus clientes y puedas conocer todos los aspectos esenciales para cumplir los plazos, aplicar los procedimientos correctos y tener en cuenta todo lo relativo al Plan de Contabilidad.
Para ahondar un poco más en esta materia, vamos a explicar qué son las cuentas anuales y resumir de manera breve los aspectos cruciales que debes tener en cuenta.
¿Qué son las cuentas anuales?
Se trata de un conjunto de documentos contables que permiten entender la situación financiera de la empresa, de modo que pueda ser consultada por cualquier parte interesada, como posibles inversores, en el Registro Mercantil. Además, se pueden complementar con diferentes KPI’s financieros para formarse una idea completa sobre el estado de una empresa.
Las sociedades mercantiles y entidades sin personalidad jurídica con actividad económica están obligadas a presentar anualmente en el Registro Mercantil toda la información vinculada a las pérdidas y ganancias de la sociedad. Entre éstas, los elementos que se incluyen son los siguientes:
- Balance de situación
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Estado de flujos de efectivo
- Estado de cambios en el patrimonio neto
- Memoria
El depósito de las cuentas anuales es una obligación legal, pero también permite transmitir fiabilidad y generar confianza. Se trata de un aspecto fundamental para conocer el estado financiero de una empresa y entender cuáles pueden ser las mejores decisiones para afrontar el futuro. Llevar una contabilidad avanzada supone poder realizar de manera ágil y eficaz los procesos más complejos ligados a la gestión contable de una organización.
¿Cuál es el plazo de presentación de las cuentas anuales?
Es muy importante que las empresas se adapten a los plazos y calendario marcado para los distintos procesos ligados a las cuentas anuales, lo cual exige llevar las laborales contables al día. Es por esta razón por la que muchas asesorías y despachos están apostando por la contabilidad colaborativa, facilitando la comunicación entre asesoría y empresa para facilitar los procedimientos.
Plazos legales
Las cuentas anuales deben presentarse dentro de unos plazos legales, una vez terminado el ejercicio contable. Las sociedades y otras entidades obligadas a realizar el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil disponen hasta 31 de julio para realizar este trámite.
Previamente, tienen que haber finalizado el año contable y realizar el cierre antes del 31 de marzo, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad. Además, disponen hasta el 30 de abril para realizar la legalización de los libros contables. Una vez dado este paso, se deben presentar las cuentas en la Junta General de la empresa, con fecha límite del 30 de junio, y por último, el depósito de las cuentas anuales tiene que realizarse antes del 31 de julio.
Procedimiento de presentación
Una vez se hayan aprobado las cuentas anuales y se haya obtenido la certificación del acta de aprobación, los administradores de la sociedad deben firmar el documento y realizar la legalización de los libros contables.
Para hacer el depósito de las Cuentas Anuales hay que acudir al Registro Mercantil vinculado al domicilio social de la empresa, o bien realizarlo por vía telemática.
Entre otra documentación, se debe acompañar la solicitud firmada para quien presenta las cuentas, un certificado de la junta competente en el que se aprueban las cuentas, un informe de gestión, el informe de los auditores de cuentas, el informe de los negocios con acciones de la empresa (en caso de que esté obligada a presentarlo) y una certificación de que las cuentas correspondan a las cuentas auditadas.
Extensiones y excepciones
Existen diferentes casos en los que no es necesaria la presentación de las cuentas anuales, o bien es posible solicitar una prórroga de los plazos.
En casos justificados, las empresas pueden solicitar una extensión del plazo para la presentación de las cuentas anuales, mediante solicitud al Registro Mercantil que corresponda.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que autónomos y empresarios individuales no están obligados a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, si bien sí que deben tienen otras obligaciones fiscales y contables.
¿Qué es el plan general de contabilidad?
El Plan General de Contabilidad (PGC) y las cuentas anuales están directamente relacionados, ya que el PGC proporciona el marco normativo necesario para la preparación y presentación de las cuentas anuales.
Dentro de las herramientas que nos proporciona el PGC, se encuentra el cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad. Se trata de una lista ordenada de todas las cuentas necesarias para llevar la contabilidad de una empresa de manera sistemática y uniforme. Este cuadro facilita la clasificación, el registro y el análisis de todas las transacciones económicas.
Componentes del plan de cuentas de contabilidad
El Plan de Cuentas de contabilidad es una estructura organizada que permite el registro y la clasificación de todas las transacciones financieras de una empresa.
Entre éstas, hay que mencionar las cuentas de balance, formadas por el activo y el pasivo y el patrimonio neto; las cuentas de resultados, en las que se incluyen los ingresos y gastos de explotación, financieros y extraordinarios; las cuentas de gestión, en la que se indican los ingresos y gastos (entradas y salidas económicas); y por último, las cuentas de orden, en las que se indican las que no afectan a los resultados o el balance, pero que requieren un control administrativo.
Actualizaciones y modificaciones
El Plan General de Contabilidad y, por ende, el Plan de Cuentas, no son documentos estáticos. Están sujetos a actualizaciones y modificaciones para adaptarse a cambios legales, como es el caso de las novedades relativas a los modelos de cuentas anuales y plan de contabilidad.
Herramientas tecnológicas para la gestión contable
Tanto si gestionas la contabilidad de tu empresa a través de tu departamento contable como si tienes una asesoría y elaboras las cuentas anuales de múltiples clientes, es de gran importancia disponer de herramientas que te permitan sistematizar los procesos de cálculo y llevar una gestión contable clara y transparente que te ayude a evitar errores.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a descubrir nuestras soluciones para asesorías y despachos, que te permitirán elaborar las cuentas anuales y llevar todos los procesos contables de tus clientes, cumpliendo con los requisitos y características del Plan General Contable actualizado y los nuevos modelos de cuentas anuales.
