Los procesos de digitalización están avanzando en el mundo de los Recursos Humanos. La gestión de nóminas hoy día se hace cada vez más por medios digitales, lo que permite todos los beneficios que esto supone a la hora de ahorrar trabajo burocrático y otras dificultades.
¿Todavía está tu negocio realizando las nóminas manualmente e imprimiéndolas en papel? Te vamos a mostrar una mejor manera de hacerlo en tu empresa para que puedas ahorrar tiempo y aprovechar todas las ventajas de las nóminas digitales.
¿Qué son las nóminas digitales u online?
Una nómina digital es un documento electrónico equivalente a la nómina, que tiene exactamente los mismos datos que una nómina tradicional en papel, sólo que ésta se envía digitalmente. Esto por lo general se suele hacer cuando la empresa cuenta con un software para Recursos Humanos que dispone de un dossier del empleado, donde éste puede acceder a todos sus datos, desde contratos hasta por supuesto la nómina.
Esto aporta muchas ventajas, porque se trata de un proceso automatizado. No tienes que enviar la nómina en pdf por correo electrónico, sino que la persona trabajadora puede hacer la consulta digital de la nómina desde su cuenta de usuario en tu Portal del Empleado.
¿Por qué hacer nóminas digitales?
Ahora que tienes claro qué es la nómina digital, es probable que ya estés entreviendo cuáles serían sus beneficios. Los procedimientos para hacer nóminas pueden ser largos y tediosos si todavía los sigues llevando a cabo manualmente.
Si te has dado cuenta de que el proceso de elaborar y calcular las nóminas, así como enviarlas a cada uno de los miembros de la plantilla, es un procedimiento muy lento y que puede lugar a numerosos errores, entonces toma nota de los beneficios que tendría para ti la nómina digital.
Ahorro de tiempo
Una de las necesidades imperiosas en todo departamento de RRHH es el ahorro de tiempo. Las tareas burocráticas destruyen la productividad de tu equipo. Con los medios que hay hoy día, estar perdiendo el tiempo en tareas que podrían automatizarse consume demasiado esfuerzo y recursos que podrías emplear para otras tareas.
No permitas que este problema continúe instalado en tu Departamento de Personas. Necesitas ahorrar tiempo a la hora de confeccionar las nóminas, calcular los salarios con todas sus particularidades y enviar la nómina a cada miembro de tu equipo. Una solución de software para nóminas te ahorraría mucho tiempo.
Menor coste
Otro elemento muy importante que debes considerar a la hora de elaborar las nóminas son los costes. No se trata sólo de los costes de la impresión de las nóminas en papel, sino el tiempo que gastan los profesionales de RRHH en realizar estas tareas, ya que son horas trabajo pagadas que se consumen en trabajo improductivo y que estratégicamente no aporta valor a tu negocio.
Reduce los costes que conlleva elaborar las nóminas manualmente y enviarlas a cada persona en el tiempo y forma adecuados. Recuerda también que cometer errores en la elaboración de las nóminas puede dar lugar a problemas con tu plantilla y a sanciones de la Inspección Laboral.
Facilidad de acceso
Poner una nómina digital a disposición de la persona correspondiente facilita que ésta tenga acceso de manera más rápida. No tendrá que esperar a que se le envíe desde RRHH, ni mirar la bandeja de entrada del correo, ni comprobar si el documento ha ido a spam.
La persona contará con un acceso rápido y sencillo a su cuenta para poder visualizar todos los documentos relacionados con su actividad. No sólo eso, sino que también podrá firmarlos online sin necesidad de tener que imprimir el documento en papel. Recuerda lo que ya te contamos en el post ¿Es obligatorio firmar las nóminas?
Evita errores manuales
La elaboración de nóminas en España es un proceso muy complejo. Hay multitud de situaciones particulares que pueden afectar a cada nómina, por lo que elaborarlas de manera manual casi siempre suele dar lugar a errores. Debes tener en cuenta esto, ya que no es necesario que tu equipo de RRHH esté continuamente pendiente de los detalles más minúsculos para no cometer errores en la nómina de cada persona.
Envío automático sin retraso
¿Cuántas veces la elaboración de las nóminas ha dado lugar a un retraso en el envío de los documentos? Si tienes 200 personas trabajando en tu compañía, eso significa que cada mes debes enviar 200 e-mails. No sólo eso, tienes que elaborar 200 nóminas, firmar 200 nóminas y corregir los errores que puedan estar asociados a cada documento.
Enviar las nóminas con retraso debido a la complejidad que supone el cálculo de éstas puede dar lugar a muchas situaciones desagradables. Por ejemplo, que las personas trabajadoras no se sientan satisfechas de seguir en tu empresa debido al retraso en el pago de su salario. Y en el peor de los casos, que se tomen acciones legales debido al incumplimiento del contrato.
Reducción del uso de papel
Otro de los elementos importantes es la reducción del papel. Hoy día muchas empresas están apostando por la mejora de la sostenibilidad, por lo que conviene más que nunca evitar el consumo innecesario de recursos que pueden contribuir al aumento de los residuos en el planeta.
Además de apostar por el reciclaje, la digitalización permite reducir que no tengas que consumir tanto papel y puedas reducir los costes asociados a éste, que no son solamente el coste del papel en sí, sino el coste de impresión, tóner o tinta de impresora, mantenimiento y gasto energético.
La solución para el cálculo y envío de las nóminas en tu empresa se llama Zucchetti HR, el software de gestión integral de recursos humanos de Zucchetti Spain. Una herramienta dotada con Portal del Empleado, con el que puedes enviar las nóminas digitales; sistema de gestión de nóminas, con el que puedes elaborar las nóminas de cada persona de la plantilla; herramientas de gestión de costes de personal y presupuestos; gestión del tiempo, control de presencia digital y control horario, fidelización del talento, People Analytics, prevención de riesgos laborales y gestión de los espacios de trabajo.
