Todas las empresas suelen incurrir en gastos en su día a día. Desde los gastos de viajes de empresa hasta las visitas a clientes o comidas de trabajo. Es importante disponer de un procedimiento para que los responsables de cada área puedan aprobar las solicitudes de gasto que realizan las personas de la plantilla. Además, hay que guardar la documentación necesaria para poder desgravar dichos gastos.
Veamos algunos de los pasos imprescindibles si quieres contabilizar una nota de gastos de forma digital, de manera que tu empresa pueda gestionarla de la forma más eficaz posible.
¿Qué es una nota de gastos?
Lo primero es necesario entender el concepto de nota de gastos, qué es y por qué es importante. Se trata de aquellos justificantes que corroboran que una persona de la plantilla ha comprado un bien o solicitado un servicio a cargo de la empresa para poder realizar sus actividades.
Se trata de una compra de bienes o servicios que está directamente relacionada con la actividad de las personas de la plantilla. Las empresas disponen de presupuesto para que cada departamento pueda utilizarlo de la manera adecuada, y aquí se suele tener una cierta flexibilidad para que las personas trabajadoras no se vean limitadas por la falta de fondos. Invitar a tomar a un cliente para tener una charla de negocios para acercar posturas o llegar a un acuerdo puede ser un ejemplo de nota de gasto básica que las personas que participen pueden cargar a la empresa, pero para ello hay que presentar el correspondiente ticket. Lo ideal es poder incluir cada nota de gastos en un software, que se integre con un ERP de Recursos Humanos, y que no haga falta manejar tickets y facturas en papel, sino fotografías que se puedan enviar de manera sencilla a través del móvil.
¿Para qué sirve una nota de gastos?
La nota de gastos tiene tres objetivos primordiales: llevar un control interno de los gastos reales de la empresa, evitar que se incurra en gastos que la empresa no considera necesarios y contabilizar dichos gastos para poder desgravar en los modelos del IVA y el Impuesto de Sociedades (o IRPF en el caso de un autónomo).
En esta línea, la nota de gastos va acompañada de una solicitud, que realiza la persona o personas que necesitan realizar dicha compra de bienes o servicios en el ejercicio de su actividad. Dicha solicitud debe ser aprobada por una persona responsable, que dirija el departamento o sea jefe del área, ya que si no hay un control exhaustivo, las personas responsables del área de contabilidad no pueden llevar a cabo este proceso eficazmente.
¿Cómo hacer una nota de gastos?
Uno de los aspectos que puede que te preguntes es cómo hacer una nota de gastos. Lo primero que debes tener claro es que cada persona que forme parte de la plantilla y vaya a incurrir en un gasto a cargo de la empresa es responsable de elaborar su nota de gastos, que debe incluir la factura y/o el ticket.
Pero como es lógico, no es suficiente con pasar cualquier factura o nota de gasto a contabilidad, y esperar que se realice el desembolso. Tiene que haber una supervisión para comprobar que los gastos se ajustan a la política de la empresa. Para ello, se suele realizar una auditoría que permite tener una visión precisa y clara de cuáles son los gastos en los que se está incurriendo.
Además, toda nota de gasto implica incorporar la información de ésta a la contabilidad general de la empresa. Para ello es necesario que antes se hayan validado los datos para incluirlos en las cuentas de la empresa y poder así realizar el reembolso.
6 Pasos para gestionar notas de gastos sin papeles
La gestión de las notas de gasto puede ser enormemente compleja en una empresa, si no hace digitalmente. Aunque en teoría podrías simplemente descargar una plantilla de nota de gastos y llevarlo de forma manual, la realidad es que hacer esto en una empresa con decenas de personas puede dar lugar a muchos errores. Lo ideal es que puedas realizar estas tareas con una herramienta de control de gastos
Veamos a continuación algunos de los pasos que debes dar para gestionar de forma digital las notas de gasto y evitando el uso de papel.
1. Captura del comprobante de gasto
El empleado fotografía el documento de gastos (recibo, recibo, boleto) directamente desde su Smartphone. El documento es adquirido por un sistema de software que hace que el documento sea estático e inalterable. Sarce Travel, al comienzo del proceso, permite la digitalización de toda la información (importe, fecha, proveedor) a través de la función OCR que procede a completar los datos relacionados con la fotografía documentada.
2. Creación de la nota de gastos
El empleado crea notas de gastos directamente en el sistema, accediendo al mismo a través de sus credenciales (ID y contraseña). El documento contendrá los datos capturados por el software OCR y las imágenes de los tickets de gastos fotografiados.
3. Control y aprobación de la nota de gastos
El departamento a cargo de verificar y aprobar las notas de gastos en tu empresa lleva a cabo las verificaciones pertinentes. Estas evaluaciones siempre permiten al responsable ver los documentos justificativos capturados y excluyen todos los documentos de gastos no relacionados con viajes o incorrectos. Al finalizar el chequeo, se aprueba la nota de gastos, lo que permite el reembolso de los gastos al empleado.
4. Conservación de los comprobantes de gasto
La nota de gastos, una vez aprobada y admitida para el pago, se registra en los sistemas de contabilidad de la compañía y se envía al servicio de conservación digital.
5. Destrucción de documentos analógicos de gasto
Ahora sí, ¡puedes deshacerte de todos los tickets! Solo después de haber recibido la confirmación formal de la finalización del procedimiento, el viajero podrá destruir los justificantes de gastos.
6. Visualización de la nota de gastos y comprobantes de gastos
A partir de este momento, independientemente de la elección del sistema de conservación de documentos de acuerdo con la ley, la exhibición de los documentos se llevará a cabo solo de manera desmaterializada.
Software para nota de gastos
Utilizar un software de nota de gastos puede ser de gran ayuda para evitar el uso de papel a la hora de gestionar los diferentes gastos en los que va a incurrir el personal de la empresa. Lo ideal es que esto se pueda gestionar de la manera más ágil y rápida posible, ya que si se hace de forma manual y con correos electrónicos o de palabra, el tiempo que vas a tardar en poder aprobar las solicitudes de gasto es más alto, hay muchas más probabilidades de que se traspapele los documentos y luego se acaba cometiendo errores.
Gestionar cada nota de gastos en Excel reduce la agilidad a la hora de tener un control eficaz de estos procesos. El cuello de botella puede venir a la hora de aprobar las solicitudes, pero también de anotarlas correctamente y que no se olvide ninguna.
Por otra parte, crear una nota de gastos con un modelo en un documento hace que el procedimiento resulte más lento y haya más probabilidad de errores.
