La organización de los viajes corporativos posee una gran relevancia. Las empresas deben tener en cuenta los costes, las rutas, las personas, la documentación contable, los seguros de viaje y la planificación de los horarios y tareas para asegurarse de que el desplazamiento está alineado con los intereses de la empresa y se puede llevar a cabo de manera satisfactoria para todas las partes.
El Departamento de Recursos Humanos es quien debe desempeñar la responsabilidad en lo que se refiere a la planificación. Para ello, se deben tener en cuenta una serie de elementos de cuyo éxito depende que la organización pueda lograr los objetivos deseados.
Responsabilidades clave de RRHH en la organización de viajes de negocios
El Departamento de Recursos Humanos tiene que asumir diferentes responsabilidades en lo que respecta a la gestión de los viajes de negocios. Veamos cuál es el rol y las funciones que debe cumplir para asegurar que los viajes de trabajo son rentables y responden a las necesidades de la empresa.
Definición de políticas de viajes y gastos
Establecer políticas claras de viajes y gastos es fundamental para garantizar que las personas de la empresa sigan directrices definidas al organizar sus desplazamientos de trabajo.
La política de viajes corporativos debe cubrir aspectos como los límites de gasto en transporte, alojamiento y dietas. Además, se deben especificar los procedimientos de aprobación y reembolso, asegurando transparencia y un uso eficiente de los recursos financieros de la empresa.
Garantías en salud, seguridad y bienestar del empleado
Es esencial que los viajes de negocios incluyan medidas que garanticen la salud y seguridad de las personas involucradas en los viajes, tanto durante el trayecto como en el destino.. Es responsabilidad del Departamento de Personas encontrar los mejores seguros de viaje para empresas, acceso a atención médica y protocolos claros en caso de emergencias.
Además, se debe tener en cuenta el bienestar de las personas de la plantilla, facilitando descansos adecuados y evitando la fatiga o el estrés por exceso de trabajo durante los viajes.
Coordinación de itinerarios, logística y control de costes
Otro de los aspectos clave en los que la tecnología contribuye a la mejora de la gestión de los gastos de viaje es la coordinación de equipos y la optimización de rutas de viaje. La productividad personal en los viajes de trabajo se puede ver beneficiada cuando partimos de una planificación eficaz.
El Departamento de Recursos Humanos tiene la obligación de asignar tareas, tener en cuenta los turnos de trabajo y las horas invertidas en cada viaje, organiza la logística de transporte y materiales que vayan a utilizarse, contactar con los proveedores y mantener los gastos bajo control.
Cumplimiento de políticas de sostenibilidad y RSC
La responsabilidad social corporativa (RSC) y las políticas de sostenibilidad son cada vez más relevantes en la organización de viajes de negocios.
Las empresas deben fomentar prácticas responsables, como optar por medios de transporte menos contaminantes, reducir el uso de papel y utilizar preferiblemente proveedores que compartan unos valores basados en la sostenibilidad.
Asegurarse del cumplimiento de normativas (7P)
El cumplimiento normativo es vital en los viajes de empresa, por lo que es esencial asegurarse de que se respeten todas las regulaciones locales e internacionales durante los mismos, desde la gestión de visados de ser necesaria hasta todos los aspectos relacionados aduanas y normas comerciales.
En el marco de las «7P» (Personas, Procesos, Procedimientos, Producto, Precio, Promoción y Proveedores), es determinante que el Departamento de Recursos Humanos coordine los procedimientos internos para evitar sanciones y asegurar la protección de las personas durante los viajes corporativos.
¿Por qué es importante el papel de RRHH en la organización de viajes de negocios?
La organización de los viajes de negocios no es una tarea que únicamente compete a las personas del equipo que van a desplazarse. Se trata de una cuestión de transparencia y rentabilidad, donde se debe asegurar el equilibrio de intereses, para que todas las partes salgan beneficiadas. Además, hay que seguir unos procedimientos para garantizar que se pueden desgravar los gastos, como recabar y almacenar las facturas y tickets de gasto.
En este sentido, el papel del Departamento de Personas es clave para que las organizaciones puedan afrontar los viajes de negocios de forma planificada. Por una parte, desde el punto de vista financiero, para asegurar que el beneficio o valor aportado por el viaje corporativo sea superior a los gastos invertidos, y por otra, que esté alineado con la estrategia empresarial.
En este sentido, el Departamento de RRHH ejerce una función a la hora de controlar los gastos o supervisar las solicitudes de gasto, pero también de llevar a cabo tareas administrativas, como aplicar los reembolsos necesarios en las nóminas.
¿Cómo el uso de la tecnología ayuda a optimizar la organización de viajes de negocios?
El uso de las nuevas tecnologías puede ser determinante para facilitar esta función del Departamento de Recursos Humanos. Utilizar un software de control de gastos de viajes facilita la automatización de procesos, permite gestionar y aprobar los presupuestos y aplicar los reembolsos correspondientes en las nóminas de manera automática.
Por otra parte, se puede lograr un mejor control de los procesos de recogida de facturas y tickets. A través de las aplicaciones móviles, se pueden tomar fotografías de los documentos y digitalizarlos de manera rápida y ágil.
Las herramientas de gestión de viajes de negocios también permiten realizar un análisis de datos, elaborar informes y valorar la rentabilidad de los viajes corporativos y los gastos de viaje, aplicando mejoras para potenciar el ahorro, pero también el bienestar del personal durante los desplazamientos.
En otras palabras, gracias a la tecnología, las empresas pueden hacer una gestión más eficaz y mejor planificada de los viajes corporativos a través del Departamento de Recursos Humanos. Esto permite lograr la integración de los procesos de las distintas áreas involucradas, desde los participantes en los viajes al área de Contabilidad, y contribuir así a la eliminación de tareas manuales, los errores derivados de éstas y la falta de control del gasto.
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