El paperless, oficina sin papel o sistema paperless es una realidad que venimos viendo en muchas empresas cuando se trata de llevar la gestión de los gastos de viaje. El proceso de control de los tickets y facturas asociados a cada gasto de desplazamiento por parte de las personas de la empresa ha sido tradicionalmente llevado a través de documentos en papel. Ahora esto no resulta nada productivo, por lo que lo ideal es utilizar “paperless solutions”, que te ayuden a ahorrar tiempo y llevar el control de gastos en tu empresa.
¿Qué es paperless?
Significa “menos papel”. Se trata de un término del inglés que se utiliza para referirse a la digitalización de procesos que llevan acompañada la necesidad de gestionar la documentación.
Para la reducción del papel en la empresa, hay que tener muy claro todo lo que respecta al paperless, qué es y cómo se aplica, ya que no se trata simplemente de no almacenar los documentos, sino de hacerlo de forma digital para que se pueda llevar a cabo el proceso sin necesidad de utilizar papel. No hay que olvidar que todo gasto que intentes desgravar en los modelos del Impuesto de Sociedades e IVA deben tener su justificación documental válida.
Las empresas están avanzando hacia una cultura paperless por diversas razones, desde la reducción de los costes a políticas de respeto al medioambiente. Esto implica que los procesos en los que es necesario manejar documentación, como es el caso de las solicitudes de gasto o justificación de gastos de empresa, se están empezando a llevar a cabo a través de HR paperless solutions, es decir, herramientas de Recursos Humanos digitales que te permiten digitalizar las solicitudes de gasto, los tickets y las facturas, de manera que no haga falta conservar documentos en papel para la justificación de los gastos de empresa.
Beneficios de integrar el paperless en tu negocio
Los procesos en los que se utiliza el papel suelen generar muchos problemas. Confusiones, errores, papeles que nunca llegan al responsable de Recursos Humanos, intentos de fraude, etc. Y no hay que olvidar tampoco los problemas que en sí mismos supone el almacenamiento del papel, así como los costes de su mantenimiento.
Para evitar este tipo de situaciones, las empresas están diseñando un paperless strategy que les permita gestionar los gastos de viajes y desplazamientos de los empleados, sin necesidad de tener una montaña de tickets y facturas acumuladas en los despachos.
El paperless invoicing implica un procedimiento para gestionar facturas, tanto facturas emitidas como facturas recibidas, en los que éstas no se imprimen en papel. Se usa la factura digital, que si contiene todos los datos correspondientes, es una factura legal que se puede integrar en la contabilidad de la empresa de forma automatizada, gracias a soluciones como ZTravel, de Zucchetti Spain.
¿Cómo integrar el paperless en tu empresa?
Para evitar el uso de papel en la empresa y poder seguir llevando a cabo los procedimientos diarios es importante tener claro qué son las oficinas paperless. Estamos hablando de soluciones digitales que permiten llevar a cabo el mismo proceso que se realizaría de forma manual, pero de una manera más rápida, sencilla y cómoda, utilizando dispositivos móviles para tomar fotos de las facturas y tickets de los gastos y enviarlos al área de gestión.
A través de un sistema de paperless accounting, las empresas pueden aprobar o rechazar los gastos cuyas facturas o tickets no sean válidos. También pueden aprobar o rechazar las solicitudes de gastos de desplazamiento o viajes realizados por los empleados o responsables de cada área de negocio. Todo esto se canaliza así por medios digitales, de manera que el procedimiento sea más ágil y rápido.
Veamos la forma en que puedes integrar la cultura paperless en los procesos de tu negocio cuando se trata de llevar a cabo la gestión de viajes.
Digitalización de documentos
La forma más clara en la que te ayuda un sistema de gestión de gastos de viajes es con la digitalización de documentos. No tendrás que almacenar los documentos en papel asociados a cada gasto. Los empleados no tendrán que conservar el documento en papel, bastará con que le hagan una foto con su dispositivo móvil y lo envíen a través de su usuario.
Si los documentos son digitales, el sistema permite también extraer los datos de estos y enviarlos a contabilidad automáticamente, sin necesidad de que haya que mecanizar la información de forma manual.
Digitalización de facturas y tiques de gasto
Al igual que no es necesario conservar los documentos en papel, también podrás tener digitalizadas todas las facturas y tiques de gasto. Lo normal es que cuando vayas a un restaurante para una comida de negocios, o hagas un gasto en gasolina, te den los documentos en papel, pero esto puedes digitalizarlo y así se puede canalizar de manera rápida, óptima y ágil a través de los canales adecuados.
Flujos de trabajo automatizados
Puesto que los documentos se han digitalizado, los flujos de trabajo se pueden automatizar. Por una parte, las solicitudes de gasto se realizan por vía digital, y son los responsables de cada área asignados los que tendrán que autorizar o no dichos gastos. Después, la información que justifica que se haya llevado a cabo el gasto (facturas y tickets) se integran automáticamente en la contabilidad, sin que haya que realizar el cálculo y la mecanización de los datos de forma manual, lo que podría dar lugar a errores humanos.
Utilizar firmas electrónicas
Todos los procesos digitales permiten llevar a cabo una firma electrónica para que se pueda visualizar claramente quién se responsabiliza de dicho documento, sea un contrato o autorización de cualquier tipo. La firma electrónica permite un control de la trazabilidad de documentos que aporta una mayor seguridad jurídica a la empresa.
ZTravel, solución paperless para gestión de gastos de viaje de Zucchetti
La solución de Zucchetti Spain, ZTravel, es el software de gestión de gastos de viaje y control de gastos de la empresa que necesitas en tu negocio. Si cada mes resulta una locura almacenar, clasificar y organizar las facturas y los tickets de los gastos de la empresa y no estás llevándolo eficazmente, te hace falta una solución como ésta para evitar errores, ya que intentar desgravar gastos que no puedes justificar documentalmente podría tener consecuencias muy negativas para tu negocio.
