Industrias y comercios necesitan disponer de un plan de trazabilidad que les permita llevar a cabo el control y la monitorización de sus mercancías. Los productos que maneja una empresa en su día a día requieren de una correcta identificación, así como atravesar una serie de procesos orientados a garantizar su seguridad y facilitar la gestión de los datos en la empresa.
En este post queremos mostrarte la importancia de tener un plan de trazabilidad en la empresa, y qué beneficios podría éste aportar a tu negocio. El control de la trazabilidad de producto es uno de los aspectos importantes que debes tener en cuenta cuando vas a elegir un software ERP.
¿Qué es el plan de trazabilidad en una empresa?
El plan de trazabilidad consiste en un programa con unos objetivos y estrategias orientados a controlar los distintos elementos del control de trazabilidad: identificación de productos y lotes, captura de datos y gestión de los datos de forma digital y estandarizada. Esto permite hacer un seguimiento de las mercancías, sean unidades o lotes, tanto adelante como hacia atrás, según los distintos procesos que han ido atravesando desde su fabricación al almacenamiento o distribución al punto de venta.
Todas las empresas necesitan controlar la trazabilidad de las mercancías, por lo que también es necesario disponer de un plan de trazabilidad.
¿Para qué sirve el plan de trazabilidad?
Un plan de trazabilidad permite que en tu empresa puedas hacer un seguimiento de todas las fases por las que ha atravesado un producto o lote. Existen varias razones por las que es importante tener el control de las distintas fases por las que atraviesa desde su fabricación hasta su venta.
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- Identificación rápida: en un negocio con miles de productos, es indispensable que haya una organización que permita tener el control y poder identificar y localizar cualquier producto en cualquier momento
- Evitar errores de inventario: si no hay un control de trazabilidad, hay mayores posibilidades de que se produzcan desajustes entre el inventario real (físico) y los datos que tienes disponibles en tu inventario
- Mejor gestión de tus mercancías: tu almacén funciona más eficazmente cuando puedes tener el control de la trazabilidad de producto
- Mejor funcionamiento del control de la producción: en el caso de las industrias o empresas que gestionan la fabricación de sus propios productos, contar con un plan de trazabilidad es indispensable para poder resolver cualquier incidencia o tener claro el origen de cada mercancía
- Control de la seguridad y la calidad: conocer las distintas fases que ha atravesado un producto permiten identificar procesos erróneos que han podido afectar a la integridad o calidad del producto. Esto es especialmente en cuestiones de seguridad alimentaria, y no sólo es útil para la empresa, sino que es una obligación legal
- Automatización: hacer un seguimiento y monitorización de los movimientos y estados de las mercancías es una de las claves para la automatización y control de procesos
¿Por qué un ERP es importante en el plan de trazabilidad?
Es de gran relevancia entender para qué sirve el plan de trazabilidad. Una de las partes importantes de un plan de trazabilidad es la identificación de los productos y la captura de los datos. Se trata de elementos indispensables para cualquier proceso de almacén, como por ejemplo para la gestión de pedidos y el picking.
Lo ideal es que todos tus procesos empresariales (venta, producción, almacén, atención al cliente…) puedan trabajar de forma coordinada, ya que un producto puede atravesar por distintas fases y procedimientos dentro de una organización. La trazabilidad no sólo es útil para el control de la fabricación, sino también para determinar la ubicación de los productos, acceder a los datos de inventario o incluso para tener en cuenta tu inventario real para elaborar la contabilidad.
Un ERP para pymes avanzado y moderno es el software ideal que permite centralizar los datos de todas las áreas de tu empresa en una sola herramienta.
Elementos de un sistema de trazabilidad
Si te preguntas cómo hacer un plan de trazabilidad, lo primero que debes tener en cuenta son sus diferentes elementos. Todo plan de trazabilidad está constituido por una serie de sistemas que permite que funcione correctamente y hace posible que sea útil para las distintas áreas de la empresa.
Sistema de identificación
Permite distinguir entre unidades, lotes y embalajes para identificar claramente cada uno. Se suele utilizar un sistema de identificación como el código de barras, los sistemas RFID o códigos QR.
Sistema de registro de los datos
Un plan de trazabilidad incluye un sistema de registro de datos que permite hacer un seguimiento de la evolución que ha seguido ese producto, con datos relevantes como su fecha de fabricación o ubicación.
Software de gestión de datos
Un sistema de trazabilidad suele requerir un software de gestión de datos que permita visualizar cada registro y la información relacionada con cada producto según las fases que ha ido atravesando. Para que funcione correctamente, necesitas un lector de códigos identificativos que te permita visualizar en una pantalla los datos relacionados con dicha unidad o lote.
Registro y análisis de los datos
Los datos registrados en tu software te permiten tener una visión completa de tus mercancías, fase en la que se encuentran, etc.
¿Cómo conseguir control y trazabilidad en la empresa con un sistema ERP?
El beneficio para una empresa de establecer un plan de trazabilidad se empieza a reflejar en los distintos procesos operativos del día a día. Gestión comercial, almacén e inventario, control de la producción… los distintos procesos de gestión empresarial requieren del acceso a una herramienta de control de trazabilidad para poder funcionar eficazmente. Esto es de gran ayuda en las empresas que tienen el control de toda la cadena de suministros y llevan la gestión de todo el ciclo de vida del producto, desde la recolección o compra de las materias primas y pasando por la fabricación, almacenamiento y distribución hasta la venta al cliente final.
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