Numerosas empresas tienen que llevar a cabo desplazamientos en su día a día por diversas razones. Viajes corporativos, visitas a clientes, asistencia a ferias… La gestión de los gastos de transporte y alojamiento, el control y planificación de las rutas de viaje y otros aspectos son cuestiones clave que no se pueden quedar al azar y deben estar reflejadas en un Plan de Movilidad.
¿Cuáles son las funciones del Plan de Movilidad de una empresa? ¿Qué factores debes tener en cuenta en relación con ésta? Hoy día muchas empresas están buscando soluciones para gestionar la movilidad y tener el control de los gastos, en un contexto marcado por la transformación digital y la importancia del paperless en la gestión de los gastos de viaje. Si ese es tu caso, te invitamos a seguir leyendo para conocer más detalles.
Para qué sirve un plan de movilidad en una empresa
El plan de movilidad de una empresa sirve para organizar y gestionar todos los elementos vinculados a los desplazamientos del personal de la empresa. Los viajes implican costes y dan lugar a la necesidad de llevar una gestión documental adecuada para poder justificar dichos gastos a nivel contable.
Pero también tienen otras implicaciones, como la necesidad de optimizar los gastos diarios en dietas y alojamiento, disminuir los riesgos de accidente laboral derivados de los desplazamientos de las personas trabajadoras, así como otros aspectos similares. Todos estos elementos se pueden controlar y monitorizar a través de un software de control de gastos.
Ventajas de contar con un plan de movilidad en la empresa
A continuación queremos mostrarte las ventajas que supondría para tu empresa desarrollar un Plan de Movilidad en el que se reflejen estas cuestiones.
Reducción de costes
En primer lugar, podrías tener una visión completa de los gastos y costes que suponen los desplazamientos en tu empresa, tanto los desplazamientos habituales para asistir a clientes como de los viajes corporativos extraordinarios. Tener un conocimiento de cuántos gastos supone para la empresa te permite optimizar las diferentes variables que influyen en el gasto final y mejorar la gestión de gastos corporativos.
Facilitar la movilidad
Gracias al Plan de Movilidad, puedes mejorar la organización de los viajes para evitar malos entendidos con el personal y facilitar los desplazamientos, asegurando así que el transporte esté garantizado y no se produzcan imprevistos en lo que respecta a ningún desplazamiento. Hay que tener en cuenta que los viajes de empresa y desplazamiento son principalmente una inversión, donde haber un relación coste-beneficio positiva para la empresa.
Motivar los empleados
Un aspecto esencial es asegurar la motivación de las personas de tu plantilla que tienen que desplazarse de manera habitual. Esto es especialmente importante en las empresas en las que se producen muchos desplazamientos, por ejemplo en el área logística. Las personas deben sentirse seguras y respaldadas por la empresa, tanto en los aspectos técnicos como en todo aquello relacionado con los gastos de viaje.
Reducir riesgos
Hay que tener en cuenta que cada vez que las personas se desplazan por razones de trabajo están asumiendo riesgos. La empresa también corre el riesgo de que se produzca un accidente laboral, lo que podría tener consecuencias a nivel legal, pero también a nivel operativo en la empresa. El software de movilidad es por tanto una herramienta que también ayuda al compliance normativo.
Qué tipo de factores influyen en el plan de movilidad de una empresa
Hay diferentes elementos que tienen un impacto decisivo a la hora de elaborar el plan de movilidad de la empresa. Por una parte, hay que tener en cuenta a las personas de tu empresa que tienen que desplazarse, y todos los aspectos relacionados con los gastos derivados del viaje, pero también con su seguridad laboral. Por otra parte, hay que considerar los vehículos de transporte y su mantenimiento, la planificación de las rutas y la sostenibilidad de los desplazamientos.
Factor humano
El factor humano es el más importante, porque al final el éxito de las empresas depende de las personas. Son las personas quienes tienen que desplazarse para ir a visitar a clientes, participar en ferias sectoriales o realizar viajes corporativos, por lo que es importante cuidar al máximo a las personas trabajadoras que asumen este compromiso con la empresa.
Los riesgos derivados de no tener en cuenta el factor humano son la desmotivación y abandono de la persona trabajadora, así como también los riesgos legales que supone un accidente laboral si la empresa no ha tenido en cuenta los aspectos esenciales para velar por la seguridad de las personas de su plantilla que se desplazan.
Factor del vehículo
Otra cuestión de especial trascendencia es el factor de los vehículos o la flota de la empresa, lo que se puede gestionar a través de un software de gestión de flotas. Todos los vehículos conllevan gastos de mantenimiento, combustible y reparaciones, por lo que hay que tomar las medidas necesarias a través del Plan de movilidad para asegurar que los medios de transporte son los adecuados y ofrecen plenas garantías de seguridad para las personas trabajadoras. Y también para poder realizar viajes eficientes tanto desde el punto de vista operativo como financiero.
Factor ambiental
No hay que olvidar la enorme importancia de la sostenibilidad en el largo plazo. Las empresas deben tener un compromiso con el cuidado medioambiental, reduciendo los desplazamientos que no sean necesarios para reducir la huella de carbono. Por otra parte, hay que considerar también la importancia de desarrollar un plan de movilidad sostenible que permita a la empresa cumplir con los estándares legales y de calidad para cumplir con los requisitos de su responsabilidad social corporativa.
¿Es obligatorio contar con un plan de movilidad en las empresas?
No todas las empresas están obligadas a llevar a cabo un plan de movilidad sostenible para empresas, pero debes tener en cuenta que según el artículo 26 de la futura Ley de Movilidad Sostenible implica la obligación de tener un Plan de Transporte Sostenible para todas aquellas empresas o entidades públicas que tengan centros de trabajo con más de 500 personas, o 250 personas por turno.
Es por tanto muy importante tener en cuenta que tener un plan de movilidad sostenible en un futuro muy cercano ya no es sólo una opción, sino una obligación para muchas empresas, por lo que es importante adaptarse y tomar hoy las medidas necesarias.
Con una solución como ZTravel tu empresa podrá tener una herramienta de gestión de los gastos de viaje y el control de todos los elementos esenciales para evitar sobrecostes y poder cumplir con tus objetivos a nivel de sostenibilidad, así como mejorar la gestión operativa de los gastos de viaje y movilidad en tu empresa.
