Uno de los documentos imprescindibles que las empresas deberían tener es el Plan de Operaciones. Se trata de un aspecto clave para la gestión operativa de la empresa y que puede marcar el buen funcionamiento de la organización, así como de todos sus procesos y procedimientos.
Para llevar a cabo el Plan de Operaciones, es esencial poder disponer de todos los datos de la empresa a nuestro alcance. Utilizar un sistema de gestión en la nube facilita que las organizaciones puedan tener el control operativo de todas las áreas y desarrollar un Plan Operativo realista y que permita definir las acciones y procesos que se deben llevar a cabo.
Hoy te mostraremos en qué consiste el plan de operaciones de una empresa, qué elementos hay que tener en cuenta para elaborar uno y por qué tiene una enorme importancia para tener el control de áreas tan esenciales como la producción, el aprovisionamiento o la definición de productos y servicios.
Qué es un plan de operaciones
Se trata del documento empresarial en el que se recogen todos los elementos técnicos, procedimentales y organizativos vinculados a la venta de productos y/o servicios relacionados con los objetivos de la empresa, tanto a corto como a largo plazo.
Denominado también Plan Operativo, se trata de una parte del Plan de Negocio de la empresa en la que se indica el proceso que se debe llevar a cabo para crear el producto o servicio que hace posible la consecución de los objetivos de rentabilidad de la empresa.
Por lo general, el plazo del Plan Operativo de una empresa suele ser de un año cuando hablamos de procesos y procedimientos a corto plazo, y suele denominarse también Plan de Operaciones Anual (POA).
Por qué es importante elaborar un plan de operaciones
Sin un plan operativo, las empresas van dando vueltas en círculos, sin un procedimiento claro y definido para llevar a cabo su propuesta de valor al cliente. En el plan de operaciones se define paso a paso cómo se producen los bienes o servicios que genera la empresa, por lo que si no se lleva a cabo este documento, habrá un mayor descontrol e improvisación, lo que podría dar lugar a toda una serie de dificultades.
Por ejemplo, que se tomen decisiones improvisadas en lo que respecta a cuestiones cruciales en la producción o el modelo de aprovisionamiento, dando lugar a importantes riesgos que afecten al producto o servicio y reduzcan la satisfacción del cliente con la empresa o disminuyan el posicionamiento estratégico de la empresa.
Cuál es la diferencia entre un plan de operaciones y un plan de negocios
Aunque el Plan de Operaciones forma parte del Plan de Negocio, no está orientado a definir los objetivos financieros o las previsiones de ingresos y gastos, sino a explicar la forma, los procesos y procedimientos que permitirán lograr dichas previsiones y que constituirán el modo de trabajar de la empresa.
En este sentido, se trata de un instrumento esencial para poder tomar decisiones desde una perspectiva clara y bien informada, facilitar la coordinación y la alineación de objetivos entre las personas y la empresa, gestionar el riesgo de manera adecuada y mejorar la eficiencia de la organización.
Dependiendo de la empresa, el Plan de Operaciones se puede hacer de manera puntual para el desarrollo del Plan de Negocio, o de manera constante en el caso de las compañías de mayor tamaño. Suele ser el Jefe de Operaciones el que lleva a cabo esta función.
Pasos para preparar un plan de operaciones para tu empresa
El plan de operaciones de una empresa permite a los responsables de la dirección disponer de una guía para la toma de decisiones, asignar recursos a las distintas áreas de la empresa y facilitar la adaptación a los cambios.
Para quienes se pregunten cómo hacer un plan de operaciones, estos elementos que te exponemos a continuación pueden resultar de ayuda:
Definir objetivos operativos
Uno de los aspectos esenciales para hacer un Plan Operativo es tener claros cuáles son los KPI’s financieros, ya que hay que gestionar los recursos y desarrollar procesos y procedimientos que hagan posible la consecució nde dichos objetivos. Los objetivos financieros permiten así definir los objetivos operativos y trasladar a las distintas áreas de la empresa las acciones específicas que se deben llevar a cabo para lograrlos.
Analizar la situación actual de la empresa
El Plan de Operaciones, como guía principal de los procesos y funcionamiento operativo de la empresa, debe estar basado en la situación real de la organización. Para esto es muy importante disponer de un sistema ERP que te permita visualizar toda la información de la empresa a través de gráficas, datos y comparativas.
Por eso antes de elaborar un Plan Operativo hay que conocer la situación financiera y operativa del conjunto de la empresa en general y de cada departamento en particular. Concretamente, hay que involucrar al área de Finanzas, Ventas, Marketing, Calidad, Medio Ambiente, Departamento Legal y Logística para desarrollar una estrategia coordinada y en la que estén alineadas las acciones de todos los departamentos.
Elaborar la estrategia operativa
Una estrategia operativa debe definir y desarrollar todos los aspectos esenciales relacionados con la producción de productos y servicios, instalaciones, producción, inventario, cadena de suministro, control de calidad, calendario operativo y presupuesto para el desarrollo de las operaciones. Muchos de estos elementos van a estar plasmados en el programa ERP, que a su vez debería estar integrado con el software de gestión de almacén.
Desarrollar un plan acción
Dentro de la estrategia operativa, hay que definir las principales fases del plan de operaciones, entre las hay que explicar qué cantidad se quiere producir, qué tecnología se va a utilizar para ello, cuáles son los recursos, proveedores y necesidades logísticas que serán necesarias y qué requisitos legales hay que cumplir.
El plan operativo define así diferentes procesos que afectan a distintos departamentos, como el de Producción y el área de Gestión de Almacén. De ahí la importancia de que muchas veces las empresas puedan disponer de un sistema ERP y SGA integrados que compartan un mismo registro de datos, lo que facilita las operaciones.
Estimar los recursos necesarios
Un elemento clave para el desarrollo del Plan Operativo es definir claramente los recursos que serán necesarios para cumplir con los objetivos de producción. Estos deben mostrarse de manera clara y detallada, lo que no quiere decir que el Plan de Operaciones no pueda estar sujeto a cambios en el futuro.
Implementar el plan de operaciones
Una vez elaborado el Plan de Operaciones, hay que llevar a cabo una tarea de comunicación interna para que todos los responsables de cada área sean conscientes de los objetivos que deben cumplir, la tecnología y los recursos que van a tener a su disposición y cuáles son las acciones y procesos que deben llevar a cabo.
Revisar y actualizar
Por último, cabe destacar que un plan operativo puede estar sujeto a cambios, por lo que es esencial revisar y actualizar dicho documento a partir de la nueva información que vamos obteniendo y los cambios que se quieran llevar a cabo en los procesos de la empresa para lograr el cumplimiento de los nuevos objetivos financieros definidos por la dirección de la organización.
