La organización de los viajes de negocios puede tener un enorme efecto en los resultados. Se trata de un aspecto importante del día a día de la empresa, en el que están en juego elementos como la eficiencia, el retorno de la inversión, los costes, la deducción de los gastos y la satisfacción del personal.
Desde Zucchetti Spain queremos que entiendas la importancia de la gestión de viajes de empresas y cómo una planificación eficaz puede ayudar a resolver los distintos desafíos a los que pueden dar lugar los desplazamientos del personal.
¿Qué es la planificación y organización de viajes de negocios?
Se trata del análisis estratégico y disposición de recursos y herramientas de manera ordenada para conseguir que los viajes corporativos, o desplazamientos realizados por el personal durante su actividad de trabajo, se desarrollen de una manera eficiente y rentable para la empresa, al mismo tiempo que se cuida la experiencia del personal.
Desde esta perspectiva, es el departamento de RRHH quien debe velar por una planificación de viajes inteligente que ayude a minimizar las ineficiencias y potenciar la productividad personal en los viajes de trabajo. Cuando se aplica una planificación eficaz y medidas de organización para optimizar los costes, maximizar el bienestar del personal y facilitar los procesos administrativos, los viajes se pueden desarrollar de manera más eficiente y todas las partes salen beneficiadas.
¿Qué impacto tiene en la empresa la planificación de viajes de negocios?
La planificación de viajes de negocios tiene dos vertientes: por una parte, el cumplimiento normativo y la política de gestión de viajes de la empresa, así como la mejora de la organización interna y la gestión de los gastos y procesos administrativos ligados a cada viaje, y por otra, asegurar la satisfacción del personal durante los viajes de trabajo y promover su productividad.
Cumplimiento de normativas y políticas de la empresa
La empresa tiene que cumplir con la obligación de aplicar los reembolsos correspondientes sobre los gastos de viaje en la nómina de las personas trabajadoras que hayan participado. Esto implica gestionar la documentación asociada a cada gasto, lo que será imprescindible para poder aplicar las deducciones pertinentes.
Por otra parte, la empresa también debe ajustar sus operaciones para que se adapten a la política de viajes corporativos de la empresa, lo que tendrá una incidencia importante en la satisfacción del personal, y que puede incluir ventajas que van más allá que lo marcan las obligaciones legales. Por ejemplo, la contratación de un seguro de viajes para empresas que permita minimizar los riesgos y aumentar la confianza y seguridad del personal para realizar los desplazamientos.
Mejora en la productividad y satisfacción del empleado
Los viajes de empresa deben ser productivos y rentables. Las empresas hacen una inversión en dichos desplazamientos, que debe recuperarse para que pueda arrojar un balance positivo. En caso contrario, conviene reconsiderar la necesidad de realizar dichos desplazamientos si no se traduce en una mejora de los resultados económicos.
Uno de los aspectos a los que hay que atender para que los viajes sean rentables es la productividad del personal, que no debe decaer durante los desplazamientos. Por otra parte, no hay que olvidar también la necesidad de aplicar medidas que contribuyan a la satisfacción del personal para evitar que las personas se frustren o experimenten situaciones de estrés ligadas a los viajes de negocios.
Desafíos comunes en la organización de desplazamientos de negocios
Las empresas atraviesan diferentes desafíos cuando van a llevar a cabo un desplazamiento por trabajo.
Gastos ocultos y no controlados
En todo viaje corporativo se pueden producir situaciones en las que haya gastos ocultos o que no estén bajo la supervisión y aprobación de la empresa. Esto suele suceder cuando no existe un procedimiento sistematizado, donde quede un registro digital de los gastos aprobados por la empresa.
Procesos manuales de reembolso
Los procesos manuales de reembolso generan numerosos errores y desacuerdos a la hora de calcular las nóminas. Lo ideal es que utilices un software de gestión de viajes que se integre con el sistema de nómina y puedan aplicarse los reembolsos directamente.
Falta de supervisión y control
La falta de supervisión en los gastos de viaje pueden hacer que los costes se disparen y finalmente el ROI no sea el esperado.
Planificación de itinerarios
Es de gran importancia hacer una planificación de los viajes en el que puedas determinar las rutas y medios de transporte más adecuados para llegar al destino, de manera que puedas reducir la huella de carbono en tus desplazamientos, así como aprovechar mejor el tiempo.
Actualizaciones de viaje en tiempo real
Utilizar una herramienta digital te permitirá recibir información sobre el viaje en tiempo real. El personal puede enviar las facturas y tickets directamente desde una aplicación móvil de manera sencilla.
¿Cuáles son los beneficios de un software de gestión en la planificación y organización de viajes de negocios?
Lo ideal es que las empresas puedan planificar y organizar sus viajes de manera digital, con una herramienta de software que permita integrar a todas las partes implicadas (responsables de RRHH, supervisores, personal…). Este software de control de gastos de viajes permitirá gestionar las solicitudes de gasto, hacer un balance de la relación coste-beneficio de los viajes y cumplir con la política de viajes de la empresa.
Además, la solución permitirá una fácil integración con el sistema de nómina, lo que ayudará a automatizar el cálculo de los reembolsos, así como su traspaso a la contabilidad de la empresa. También será de ayuda a nivel operativo para que las personas encargadas de supervisar cada viaje puedan aprobar o rechazar las solicitudes de gasto.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a utilizar la solución ZTravel, el software de gestión de gastos de viajes que hace que la planificación y organización de los viajes corporativos sea más fácil, eficaz y rentable.
