Toda empresa debe cumplir con los requisitos de los organismos reguladores. La política de compliance de una empresa es imprescindible a la hora de llevar a cabo la gestión de los gastos de viajes, ya que te ayuda a reducir los riesgos legales y financieros a los que pudiera dar lugar su incumplimiento.
Pero la función del compliance en la empresa va mucho más allá de estar al tanto en el cumplimiento de la legislación, por lo que nos gustaría que pudieras conocer al detalle qué es compliance y por qué es esencial tenerlo en cuenta en tu negocio.
¿Qué significa política de ‘compliance’ dentro de la empresa?
Si no tienes claro qué significa compliance, quizás te resulte más sencillo con el término en español. Se trata del cumplimiento normativo, es decir, la estructura diseñada por la empresa para asegurarse de que cumple con los requisitos legales de los organismos reguladores. Esto incluye todas las leyes, reglamentos, normas de calidad y códigos éticos que afectan al sector.
El objetivo del cumplimiento normativo empresarial es garantizar que la empresa puede tener el control de las regulaciones externas y puede capacitar a las personas de la plantilla para cumplirlas, así como evitar posibles riesgos que puedan desembocar en una multa o sanción para la empresa.
Tener una cultura que apueste por el compliance en la empresa es de gran ayuda para conseguir los objetivos de ventas y crecimiento de la empresa.
Las empresas pueden tener distintas obligaciones legales con los que deben cumplir. Estos afectan a las distintas áreas de organización de la empresa. Cumplir con las normativas implica dar una mejor imagen como empresa, resultar una compañía más atractiva para que las personas deseen trabajar en ella, así como generar confianza y transparencia.
Las distintas áreas en las que el cumplimiento normativo es esencial afectan a la fiscalidad, la gestión laboral, la gestión interna y el área de seguridad informática, o todo lo que respecta a la normativa de protección de datos. Hay que tener en cuenta que el motivo para desarrollar una cultura de compliance no está únicamente ligado a evitar multas y sanciones, sino también a evitar perjuicios a terceros, como todo el equipo humano, clientes y proveedores.
¿Cómo afecta la política de compliance a la gestión de gastos de viajes?
La gestión de gastos de viajes corporativos adquiere una nueva dimensión en el contexto actual, donde las empresas están atrayendo talento a nivel global y el teletrabajo está poco a poco asentándose en los procesos de muchas empresas.
A través de un gestor de viajes corporativos, las empresas pueden tener el control de los gastos, así como desarrollar una política de compliance que permita a la empresa asegurar el cumplimiento normativo.
Hay que tener en cuenta que las empresas tienen la obligación de cumplir con la normativa en cuatro ámbitos fundamentales (fiscal, laboral, gestión interna y de protección de datos), pero la estrategia de Compliance debe contemplar todas las áreas de gestión empresarial, incluidas las específicas para el sector en que se mueve la organización.
A continuación te mostramos algunas de las áreas en las que el cumplimiento normativo debe ser imprescindible para el cuidado de las personas y la prevención de posibles sanciones.
Compliance fiscal
El compliance fiscal, también denominado en ocasiones compliance tributario, hace referencia a la necesidad de controlar los riesgos fiscales cuyo incumplimiento puede afectar a las empresas, sea cual sea su actividad.
Las empresas deben implementar un conjunto de protocolos y medidas para garantizar el cumplimiento de la legislación fiscal y evitar que se cometan infracciones tributarias. El riesgo de cometer un riesgo fiscal podría tener importantes consecuencias para las empresas.
Para cumplir con los protocolos y medidas de compliance tributario, hay que tener en cuenta la Norma UNE 19-602. en la que se establecen las directrices para implementar las políticas de compliance tributario. Las empresas que siguen esta norma se comprometen a incorporar las prácticas recogidas en ella para garantizar la máxima transparencia, garantizar la cooperación con la Agencia Tributaria y reducir las consecuencias negativas fiscales a los que podría dar lugar su incumplimiento.
Compliance laboral
El compliance laboral hace referencia a la necesidad de que las empresas cumplan con las normas legales referidas a la gestión laboral de la empresa. No se trata sólo de evitar posibles sanciones por parte de la Inspección de Trabajo, sino también de prevenir que las personas trabajadoras sufran perjuicios por el incumplimiento de las normas y obligaciones de la empresa en materia laboral.
Si hablamos por ejemplo de los gastos de viajes de negocios, uno de los posibles problemas es que la plantilla tuviera que asumir personalmente los costes de los viajes corporativos y los gastos derivados de estos, lo que supondría una merma del bienestar de la persona trabajadora, además de que éste podría legítimamente reclamar a la empresa los pagos de actividades relacionados con el puesto de trabajo. Desarrollar una política de viajes corporativos que determine los reembolsos necesarios que se deben efectuar será clave para asegurar el bienestar laboral y cumplir con las obligaciones legales.
Las empresas deben cumplir también con la Ley de Prevención de riesgos Laborales (Ley 31/1995), cuyo objetivo es evitar que las personas trabajadoras sufran daños o accidentes como consecuencia del trabajo que realizan. Por este motivo es necesario proporcionar la formación adecuada y adoptar las medidas de seguridad necesarias para su protección. Aquí hay que tener en cuenta también las normas internacionales en materia de compliance, como la norma ISO 19600 (Sistema de gestión de compliance) y la norma ISO 31000 (Gestión de riesgo).
Compliance interno
Se trata de un aspecto determinante para cumplir con la gobernanza corporativa y la gestión de riesgos a nivel interno. Dentro de éste se engloban todas las actividades y prácticas orientadas a prevenir, detectar o corregir comportamientos indebidos o ilegales dentro de la plantilla.
Esto supone por una parte aplicar medidas de supervisión para que todas las personas de la empresa cumplan con las leyes del país en lo que respecta a la actividad que están realizando.
Por otro lado, la política de compliance interno está orientada a promover una cultura de ética y conducta empresarial adecuada, que respete los códigos de conducta del entorno en el que se encuentran y que sea seguida y respetada por el conjunto de la plantilla.
Compliance de seguridad informática
El compliance de seguridad informática o de ciberseguridad implica cumplir con los requisitos legales, contractuales y éticos que implica el uso de las tecnologías IT en la empresa. Aquí hay que tener en cuenta las regulaciones y estándares de ciberseguridad específicos para que las personas trabajadoras que se desplacen puedan realizar su actividad con seguridad, de manera que dispongan de los recursos de hardware y software para poder trabajar eficazmente y de manera segura.
Las empresas necesitan hacer frente al cumplimiento de la norma ISO 37301, donde se establecen las pautas para el cumplimiento normativo en ciberseguridad. Aquí se establecen los protocolos tanto para el cumplimiento de las responsabilidades normativas como las herramientas para facilitar la denuncia de cualquier problema en materia de ciberseguridad.
¿Cómo cumplir con la política de compliance dentro de tu empresa? El uso de ZTravel
El cumplimiento normativo en los viajes corporativos y desplazamientos de personas de la empresa son un aspecto esencial para cualquier empresa. Toda compañía debe tener una estrategia de movilidad, especialmente en momentos como los actuales, en los que el teletrabajo se ha convertido en una realidad cotidiana de muchas empresas y existe un mayor movimiento de talento a nivel internacional.
Desde esta perspectiva, a través de una herramienta de software se pueden elaborar de manera automática un informe de gastos de viaje donde se reflejen todos los gastos y partidas relacionados.
Este nuevo escenario, que contribuye de forma importante al bienestar de las personas trabajadoras, requiere que las empresas tengan en cuenta todas las obligaciones legales y éticas necesarias para facilitar los procesos en los movimientos nacionales e internacionales. Así, es necesario tener en cuenta las normativas migratorias, las obligaciones de coberturas y cotización a la Seguridad Social en el país en el que se encuentra la persona empleada, las implicaciones fiscales y obligaciones de retención, así como el cumplimiento de la Directiva de Trabajadores Transfronterizos.
En los casos en los que el personal trabaje a nivel nacional, pero en remoto, hay que tener en cuenta la Ley del Teletrabajo (Ley 10/2021), proporcionado a las personas los recursos necesarios para poder realizar su actividad, y en caso de que tengan que desplazarse, gestionar eficazmente los gastos que correspondan.
¿Qué tipo de software puede ayudar con la gestión de viajes corporativos?
La solución de software de gestión de gastos ZTravel de Zucchetti Spain es la herramienta esencial para que puedas tener el control de los gastos en los viajes corporativos de las personas de tu plantilla.
