Un documento imprescindible en el que tu empresa debe trabajar antes o después es la política de viajes corporativos. Los viajes de negocios deben realizarse atendiendo a un criterio estandarizado y teniendo en cuenta unas directrices generales que permitan que los desplazamientos se realicen de acuerdo a unas reglas que permitan beneficiar a todas las partes.
En este post te daremos algunas recomendaciones que puedes tener en cuenta en tu empresa para realizar una política de viajes corporativos realista, inteligente y adecuada a las necesidades financieras de tu negocio. De antemano, te avisamos que hoy día lo ideal es que las empresas realicen las tareas de control de los gastos de viajes a través de un software de control de gastos.
¿Qué es una política de viajes corporativos?
La política de viajes corporativos es un documento en el que se reflejan las directrices que el personal debe seguir a la hora de realizar un viaje de negocios o desplazamiento. En este documento se detallan aspectos como el tiempo de antelación con el que se debe realizar una solicitud y reserva, los gastos que se van a cubrir o los criterios que se deben tener en cuenta a la hora de viajar, como por ejemplo si es posible ir en clase Business o turista.
Hoy día la gestión de los gastos corporativos para viajes y desplazamientos se realiza a través de un software, ya que lo que se busca es facilitar al máximo la movilidad y los procedimientos sin que haya que utilizar papel. Para que las empresas puedan desgravar en el IS o el IVA los gastos de viaje del personal o la dirección, se requiere disponer de una prueba documental, generalmente la factura o el ticket. Hoy día esto se hace simplemente enviando una foto de ésta a través de una app.
El paperless en la gestión de gastos de viaje permite que se puedan evitar errores, pérdidas o confusiones a la hora de documentar de manera adecuada cada operación, de manera que la empresa pueda justificar todos los gastos sin necesidad de almacenar documentos en papel, ni esperar que el personal entregue los documentos en papel originales a la empresa.
¿Qué debe incluir una política de viajes corporativos?
Las personas de la plantilla de una empresa deben siempre ajustarse a las directrices de la política de viajes corporativos. Este documento recoge información y criterios que hay que tener en cuenta en lo que respecta a cualquier tipo de desplazamiento a nombre de la empresa y que requiera un coste o gasto de empresa.
Las políticas de viajes de empresa hacen referencia a aspectos como:
- Normas de gasto para comidas y gastos en el lugar al que el personal se ha desplazado
- Límite de gasto para taxis y otros medios de transporte
- Políticas para reservas de avión, hotel, tren o coches de alquiler
- Normas sobre regalos que se pueden adquirir (o recibir) durante los viajes de negocios
- Especificación del proceso de solicitud y aprobación que debe seguir el personal y la dirección para poder incurrir en dichos gastos a nombre de la empresa
- Sistema de pagos y gestión de la documentación asociada para justificar el gasto
- Normas para el reembolso de gastos corporativos, especificando los límites de gasto diario durante los viajes que serán reembolsados en la nómina
¿Cómo elaborar una política de viajes corporativos?
La gestión de viajes de negocios es esencial para el control de los gastos y garantizar el buen funcionamiento de la empresa. Lo recomendable a la hora de hacer una política de viajes de empresa es tener en cuenta los siguientes aspectos.
Definir los objetivos de la política de viajes
Las empresas deben tener un presupuesto determinado para gastos de viajes, que no debe sobrepasarse. Los objetivos de la política de viajes persiguen que el personal pueda adaptarse a estos objetivos financieros, pero también proporcionar al personal las comodidades necesarias para poder realizar sus desplazamientos en condiciones óptimas y agradables para el desempeño eficaz de su trabajo.
Entender las necesidades de los empleados en viajes de empresa
Las personas de una empresa tienen sus propios criterios y necesidades a la hora de realizar un viaje de negocios. Por ejemplo, viajar a través de un determinado medio de transporte (vehículo) para poder disponer de más autonomía. El documento de la política de viajes debe fijar criterios y ofrecer un plan flexible que permita conjugar las necesidades del personal con los requisitos financieros y de sostenibilidad de la empresa.
Establecer directrices claras para todos los aspectos del viaje
Las directrices reflejadas en los viajes de negocios deben ser claras y estar bien definidas para que no pueda haber lugar a dudas que luego desemboquen en malos entendidos o desacuerdos con el personal. Lo esencial es que todo el personal de la plantilla conozca y entienda los requisitos y directrices establecidos en este documento antes de realizar cualquier solicitud de gasto. De esta forma, la gestión de viajes de negocios se podrá realizar de manera más óptima.
Asegurarse de que todos conozcan la política de viajes corporativos
Al mismo tiempo que se realiza una política de viajes de empresa, debe fijarse una estrategia de comunicación interna para que todo el personal conozca los límites, requisitos, recomendaciones y procedimientos para hacer una solicitud de viaje o enviar la documentación justificativa de los gastos realizados durante el desplazamiento.
Desde esta perspectiva, en Zucchetti Spain queremos invitarte a utilizar la solución ZTravel para la gestión de los gastos de viaje corporativos de tu empresa y la elaboración de tu política de gestión de viajes. Consigue tus objetivos financieros en la gestión de los desplazamientos e implementa un método sencillo y práctico para el control de los gastos.
