Gestionar las relaciones entre empresa y personal es mucho más fácil cuando tienes un portal de rrhh. Las organizaciones pueden gestionar mucha documentación, desde contratos y acuerdos de confidencialidad hasta nóminas y otros muchos documentos a los que cada persona necesita poder acceder cuando le haga falta.
Disponer de un portal del empleado para empresas te ahorraría mucho tiempo y facilitaría la transparencia y la gestión de tareas, ya que no tendrías que llevar a cabo muchos procesos de secretaría, orientados a proporcionar información y documentos al personal que lo solicite.
En este post te mostraremos cómo gestionar el personal de una empresa con un software Portal del Empleado, y qué beneficios podría reportar a tu Departamento de Personas contar con este tipo de herramienta integrada en tu software de gestión de Recursos Humanos.
¿Qué es un portal de personal?
Se trata de una aplicación online orientada a la comunicación interna y la gestión documental. También denominada en ocasiones “dossier del empleado”, este tipo de solución permite que las personas de una plantilla puedan acceder a todo tipo de documentos relacionados con su actividad, como el contrato o las nóminas. También pueden visualizar las notificaciones del departamento de RRHH, así como información relevante relativa a su trabajo, como las vacaciones o las horas extra realizadas.
¿Cómo funciona un portal de personal?
La gestión de personal de una empresa puede ser muy compleja si no se hace de forma sistemática, organizada y transparente. En un Portal del Empleado para empresas se puede disponer de un canal de comunicación interna para compartir documentos y notificaciones, así como datos que puedan ser relevantes para la actividad de las personas durante su tiempo en la empresa.
Este tipo de portal es accesible desde un smartphone u ordenador, y permite a cada persona trabajadora de la plantilla conectarse a su área privada y consultar sus documentos y notificaciones de RRHH. Los datos almacenados aquí se ajustan a los requisitos de confidencialidad y cumplen con la RGPD, y al mismo tiempo permiten agilizar los procesos de comunicación con cada persona de la compañía.
Los 4 beneficios de este tipo de portal
Estos son algunos de los beneficios de llevar a cabo la gestión de personal de una empresa con la ayuda de un Portal de RRHH.
Nóminas y beneficios
Cada persona de la plantilla podrá conectarse a su área en el software portal del empleado y consultar sus nóminas, así como sus beneficios, como compensaciones o vacaciones no disfrutadas. Esta información es importante, ya que se elabora todos los meses y generalmente se envía por correo electrónico, pero cada persona trabajadora debe firmar la nómina y enviarla de vuelta. Con un portal de RRHH este proceso se acelera, ya que se puede hacer íntegramente online. Además, si se utiliza el software de nóminas de Zucchetti, también se puede elaborar la nómina automáticamente, con todas las particularidades que tenga cada persona.
Historial de empleo y datos personales
El portal del personal es una herramienta en la que también cada profesional puede acceder a sus datos personales, así como a su historial de empleo y evolución a lo largo del tiempo en la empresa. De este modo, puede proceder a cambiar los datos personales si por ejemplo cambia de dirección postal, o para hacer cualquier otro trámite rápidamente, sin necesidad de depender de que el proceso se lleve a cabo manualmente en el departamento de RRHH.
Formularios y solicitudes
Si una persona de la plantilla quiere enviar cualquier formulario o solicitud, como solicitar una baja, o cualquier otro aspecto relevante relacionado con su actividad, puede canalizar la solicitud o propuesta a través del formulario habilitado para ello, de manera que no tenga que esperar a que un miembro del equipo de RRHH pueda hacer un hueco en su agenda para poder plantear la cuestión.
Ayudar a gestionar el tiempo de los equipos
Una de las grandes ventajas del portal de RRHH es que tu equipo va a tener mucho menos trabajo administrativo y podrá enfocarse en las tareas que más importan. Los procesos asociados a la gestión documental o la comunicación se llevan a cabo de forma más eficiente cuando hay canales digitales abiertos para este objetivo. La sistematización de la comunicación facilita que tus equipos puedan enfocarse en las tareas más importantes y se pueda lograr un mayor nivel de automatización en la empresa.
¿Es seguro utilizar un portal de personal para almacenar información confidencial de los empleados?
Un buen programa de gestión de personal cumple rigurosamente con la normativa de protección de datos. La información que facilitan las personas trabajadoras a la empresa se almacena de forma segura en un software con datos cifrados, de manera que los profesionales pueden sentirse tranquilos de que toda la información confidencial permanece a salvo.
Lo ideal es trabajar únicamente con soluciones de software de RRHH fiables, que cumplan con la RGPD y actúen de forma profesional en la gestión y el tratamiento de los datos. Soluciones como Zucchetti HR, el software de gestión de RRHH de Zucchetti Spain, son la herramienta ideal para las empresas que quieran implementar un Portal de RRHH que cumpla con la normativa de protección de datos y permita a cada miembro del personal acceder a la información que necesita.
Asimismo, el portal de RRHH de Zucchetti HR es una solución que ahorra mucho tiempo al departamento de RRHH, de manera que puede enfocarse en tareas de índole estratégica y optimizar los procesos administrativos relacionados con las nóminas, los contratos, las compensaciones o las solicitudes de cada miembro del personal. Ahorra tiempo, facilita la comunicación interna y optimiza la productividad de tu equipo de RRHH con la solución perfecta para la gestión de personas.
