Los viajes o desplazamientos de negocios forman parte inherente de la actividad comercial de cualquier empresa y deben estar contemplados en los presupuestos globales con gran minuciosidad, especialmente cuando hablamos de medianas y grandes compañías que cuentan con un mayor número de trabajadores que se desplazan con frecuencia. Por este motivo, cada día son más las empresas que apuestan por realizar una gestión de los gastos derivados de sus viajes mediante un software de control de gastos específico como ZTravel Next de Zucchetti, una solución práctica y operativa tanto en el “antes” como en el “después” del viaje o desplazamiento. ZTravel Next es una suite que permite la gestión integral de los gastos de viaje, optimizando los procesos de control de los mismos y realizándolos de manera mucho más rápida y automatizada.
Es importante recordar que esta herramienta no solo resulta útil a la vuelta de un viaje de trabajo sino también en el momento de organizarlo ya que cuenta con un módulo exclusivo, ”TRIP” , que permite organizar todas las fases previas al desplazamiento de manera sencilla: desde la reserva de transportes y alojamientos hasta la aprobación del viaje por parte de la empresa, pasando por la gestión de anticipos o la preparación de la documentación necesaria para poder viajar a un destino. En definitiva, el módulo ”TRIP” permite una perfecta organización de un viaje de negocios desde todos los puntos de vista, algo que resulta clave ya no solo para el buen desarrollo del mismo sino también para minimizar los costes innecesarios. Y precisamente de cómo evitar esos gastos extra es de los que nos gustaría hablarte a continuación, compartiendo contigo algunas prácticas básicas que debes evitar para que un viaje o desplazamiento de trabajo no se incremente más de la cuenta:
1.- No definir una partida presupuestaria: No contar con un presupuesto cerrado para un viaje de trabajo es uno de los factores que más pueden hacer que se incrementen sus gastos finales. Cuando no existe dicho presupuesto, es bastante frecuente que se realicen contrataciones a ciegas con los consiguientes sustos posteriores cuando se computan todos los gastos generados.
2.- Reservar a última hora: Si el viaje está planificado con suficiente antelación, es importante efectuar lo antes posible las reservas de vuelos, trenes y hoteles, ya que esta anticipación puede permitir un ahorro notable. Aun así, no está de más que por mucha antelación con la que realices tus reservas, contrates una opción que permita el reembolso o el cambio de fechas, ya que siempre puede ocurrir que sea la otra parte la que anule la reunión o el motivo concreto del viaje.
3.- No contratar seguros que cubran incidencias: Cada vez tenemos más claro que los imprevistos son inevitables, pero para que el presupuesto de un viaje de trabajo no se dispare, es importante prever ciertas situaciones y una buena forma de hacerlo es contratar seguros que cubran cancelaciones de vuelos, robos o pérdidas de equipajes… De esta forma, se pueden evitar unos gastos adicionales que incrementarían notablemente el presupuesto valorado inicialmente.
Si quieres conocer cómo ZTravel Next de Zucchetti puede ayudarte en la organización de tus viajes y desplazamientos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
