La gestión de almacén es una de las áreas de negocio que influye en la competitividad de las empresas. La rapidez en los plazos de entrega, las devoluciones y los errores administrativos o logísticos pueden ser una causa de que los clientes estén insatisfechos, lo que al final perjudica a la marca y reduce la rentabilidad de tu negocio.
Para hacer una buena gestión del almacén y logística, es importante tener en cuenta cuáles son los principales riesgos y dificultades a los que se puede enfrentar tu empresa. En este artículo te mostraremos las ventajas de hacer una gestión de almacén con ERP.
¿Cómo prevenir los errores y problemas principales en la gestión tu almacén?
La gestión de stock de almacén es uno de los factores que más influye en los principales problemas logísticos de una organización.
Por ejemplo, que se produzca una rotura de stock como consecuencia del éxito de una campaña publicitaria puede tener una doble vertiente; a pesar de los buenos resultados de ventas, si no puedes servir los pedidos muchos potenciales clientes se quedarían insatisfechos y no habrías obtenido la rentabilidad deseada.
También puede darse el caso contrario; tienes un exceso de mercancías en el almacén que están ocupando espacio, lo que supone un coste de oportunidad para adquirir o fabricar otros productos que quizás se venderían más rápidamente o generarían una mayor rentabilidad.
Parece evidente que para resolver estas dificultades lo que necesitas es hacer una buena previsión de la demanda, así como tener el control de los procesos logísticos y todas las tareas administrativas y operativas de tu almacén. Una tarea para la que es imprescindible un software de control de almacén que te permita planificar los procesos.
¿Por qué la reactividad perjudica a tu empresa?
Muchas empresas no tienen claro cómo gestionar el stock de un almacén, por lo que acaban actuando de forma reactiva. Es decir, cuando ya se ha producido el error o problema, tratan de buscar una solución. Si se trataba de un problema administrativo, como la equivocación en el envío del producto, asumen la devolución y el envío del producto correcto con los consiguientes gastos de transporte.
Por otra parte, si el problema tiene que ver con la falta de stock, la solución viene a ser más difícil. En estos casos, hay que contar con que no se cumplirán los plazos de entrega anunciados en la tienda online o los puntos de venta.
La reactividad puede así tener consecuencias imprevistas si no se hace una adecuada gestión del stock. Por ejemplo, puede ocurrir que los clientes se cansen de esperar y al no haber cumplido con tu parte decidan cancelar el pedido y solicitar la devolución.
Principales problemas en la gestión de almacén y logística
Los errores de logística, como ya se ha apuntado, tienen que ver muchas veces con la falta de planificación y organización. Concretamente, creemos que es importante adoptar medidas para enfocarse en estas 4 áreas principales para mejorar tus procesos de almacén.
Previsión de la demanda
Es imprescindible para evitar las roturas de stock, o los problemas por exceso de stock, de los que hablábamos antes. Conocer la evolución de las ventas a lo largo del tiempo te permite realizar predicciones sobre la demanda futura, de manera que puedas adoptar medidas para prever qué stock necesitas tener para cubrir la demanda.
Esto tiene muchas implicaciones, porque afecta no sólo a la gestión de compras, sino también a la producción. Si tu empresa fabrica sus propias mercancías, debes ajustar los procesos de fabricación a la demanda para maximizar tu rentabilidad y evitar problemas logísticos.
Falta de inventario permanente
Se trata de un problema administrativo derivado de la falta de conexión entre el área de almacén y el área de ventas. Tu inventario debería estar actualizado de manera permanente, sin que haya que esperar a final de año para hacer un recuento y poder contar con un inventario preciso y actualizado. Hoy día las empresas que cuentan con múltiples puntos de venta, desde la tienda online hasta las tiendas físicas o la venta telefónica, necesitan disponer de herramientas que permitan actualizar el inventario o stock en tiempo real.
De este modo, no se producirán situaciones en las que no hay stock disponible para enviar al cliente a pesar de que en tu inventario figuraba que sí lo había, al no estar correctamente actualizado.
Falta de diferenciación en el nivel del servicio
Comentábamos al principio de este artículo que la gestión de almacén es un factor de competitividad. El nivel del servicio indica la capacidad de la empresa de abastecer la demanda; cuanto mayor sea el nivel del servicio, mayor será la rentabilidad y el volumen de clientes que la empresa puede mantener a lo largo del tiempo.
Punto de pedido desalineado con la demanda
Otro de los problemas logísticos que más se suele producir es la falta de alineación entre el punto de pedido o venta y la demanda. Si en tus tiendas físicas no hay disponibilidad del stock debido a que no se están fabricando los productos suficientes para poder abastecer la demanda, no sólo tu empresa en su conjunto se ve perjudicada, sino también el abastecimiento de cada tienda física.
Lo mismo puede ocurrir con una tienda online. La disponibilidad de stock debe ser suficiente para poder cubrir las ventas que se produzcan.
¿Por qué un ERP puede ayudar en la gestión de un almacén?
La gestión de la logística del almacén es un proceso complejo en el que intervienen muchas áreas: administrativa, operativa, documental… Debes planificar las entradas y salidas de mercancías, hacer una gestión del inventario permanente, resolver cualquier posible incidencia y controlar las distintas fases de los procesos de almacén (desde la recepción de nuevas mercancías a la extracción de las mismas, el picking o preparación de pedidos, la carga en los vehículos de transporte).
Todos estos procesos se pueden controlar mejor cuando utilizas herramientas digitales como un ERP (Enterprise Resource Planning). El software de planificación de recursos empresariales te permite conectar las distintas áreas de negocio involucradas (producción, ventas, almacén, contabilidad…), de manera que puedas operar de manera más eficiente y hacer un control de la trazabilidad de producto que te permita identificar, localizar, almacenar y organizar el stock en tus almacenes.
Si quieres implementar un ERP de logística para tu industria que te permita reducir la reactividad de almacén, te invitamos a descubrir las soluciones ERP-CRM de Zucchetti Spain, con las que puedes integrar la gestión de las ventas, la gestión del almacén y del inventario permanente, el control de la producción y la gestión administrativa y contable de toda tu empresa en una sola herramienta, así como realizar una previsión efectiva y precisa de la demanda.
