Una solución de gestión de gastos de viaje avanzada impacta positivamente en la productividad del personal y el departamento administrativo. Al automatizar y simplificar el proceso de gestión de gastos, los beneficios se extienden más allá de los usuarios directos, mejorando la eficiencia en varias áreas corporativas.
Tradicionalmente, este proceso ha sido uno de los más farragosos dentro de las compañías por el alto volumen de documentación aparejado a él, mucha de ella en formato papel. Pocos administrativos se han librado del estrés que supone cuadrar gastos de forma masiva durante los cierres. Es el momento de reclamar tiquets y facturas, y de perder un preciado tiempo en buscarlos, tanto por parte de los que han viajado como los que se encargan de su tramitación.
La implantación de una solución de gestión de gastos de viajes que automatice su ciclo de vida permite liberar a unos y otros de estas tediosas labores y redirigir sus esfuerzos a tareas de mayor valor, lo que se traduce en un aumento de la productividad personal.
¿Cómo implementar un sistema de gestión de gastos de viaje y mejorar la productividad personal?
La gestión de gastos de viaje juega un papel crucial en la mejora de la productividad personal, un aspecto esencial para el éxito y la eficiencia en cualquier organización. A través de la implementación de soluciones avanzadas y digitalizadas para la gestión de gastos de viaje, las empresas pueden ofrecer a sus empleados herramientas que simplifican procesos anteriormente complejos y tediosos, lo que tiene un impacto directo y positivo en su productividad personal.
Para que la implantación de un programa de gestión de gastos sea un éxito, es crítico que ofrezca niveles altos de usabilidad que inciten a su utilización. Es decir, deben ser herramientas con interfaces intuitivas que los usuarios sean capaces de utilizar de forma autónoma. Funciones demandadas: Movilidad, cloud y reporting.
Así, hoy en día es imprescindible que la solución esté alineada con los nuevos entornos de movilidad y cloud que los trabajadores utilizan ya de forma rutinaria en su vida privada.
En este sentido, debe ser accesible desde cualquier dispositivo móvil para poder iniciar en cualquier momento una solicitud, adjuntar una factura o llevar a cabo una aprobación. Y ofrecer la posibilidad de que el empleado suba cualquier documentación vinculada a un gasto al repositorio central corporativo o a la Nube desde donde posteriormente continuará su tramitación.
Funciones de un sistema de gestión de gastos
Reporting
Dentro de las capacidades avanzadas que hay que exigir a un software de gestión de gastos de viaje, destaca sobre todo la incorporación de herramientas de reporting. Su existencia es fundamental para que personal de alto nivel en la empresa también pueda aprovechar los beneficios de este tipo de aplicación participando con distintos roles. Roles que, a su vez, se habrán definido al diseñar dentro de la solución los diferentes workflows que comprende el proceso global.
Gestión centralizada
Como apuntábamos al principio, una gestión digitalizada y centralizada de los gastos de viaje impacta positivamente en empleados con diversos perfiles y pertenecientes a múltiples departamentos.
La capacidad de comparar gastos, presupuestos tanto actuales como históricos agiliza no solo las labores de validación, sino otras como la determinación de políticas de viaje y techos presupuestarios. La fijación de estos dos últimos conceptos es básica para poder automatizar procesos, como aprobaciones masivas o rechazos de solicitudes de gastos por falta de partidas que los soporten.
Aplicación transversal
Una solución de gestión de gastos de viaje moderna tiene que ser una aplicación transversal, que se utilice a lo largo de la compañía.
Es la aliada del director de administración para llevar a cabo la gestión de la Recuperación de IVA, el registro automático de estos gastos en la contabilidad general, el control de los techos de gasto o la importación de movimientos de pagos electrónicos; los administrativos, la utilizarán para controlar las notas de gastos, realizar los reembolsos de estas o conciliar gastos con pagos electrónicos.
Por su parte, el director de Recursos Humanos se apoyará en ella para gestionar la política de viajes integrándola con su sistema de RRHH. El director financiero tiene en ella la herramienta con la que gestionar la solicitud de anticipos de dinero y gestionar los cambios y divisas.
Paralelamente, el controller realizará con ella el reporting sobre el “Business Travel”, tanto cuantitativo como cualitativo. Y si es el caso, también será la base para que el director de logística pueda administrar las flotas de vehículos empresariales.
Y el director comercial estará tranquilo porque el motor de la compañía no le estará dando quebraderos de cabeza por la gestión de los gastos implícitos a su actividad.
¿Qué beneficios aporta la automatización de gastos de viaje a la productividad personal?
La automatización de la gestión de gastos de viaje de negocio transforma radicalmente cómo las organizaciones y sus empleados manejan los gastos durante sus desplazamientos profesionales.
A continuación, se detallan los beneficios clave de la automatización de gastos de viaje en relación con la productividad personal:
Optimización del tiempo
La automatización permite a los empleados registrar y reportar gastos de viaje de forma rápida y sencilla, eliminando la necesidad de guardar recibos en papel y rellenar formularios manualmente. Por tanto, facilita la gestión paperless y permite que los trabajadores dediquen tiempo a sus objetivos comerciales.
Minimización de errores
Los sistemas automatizados reducen significativamente los errores en el reporte de gastos, lo cual es especialmente crítico en los viajes de negocio, donde los gastos pueden ser variados y complejos.
Agilización de los procesos de reembolso
La automatización de la gestión de gastos de viaje acelera el proceso de reembolso, lo cual es esencial para los empleados en movimiento. Un reembolso rápido es crucial para mantener la moral y la productividad personal alta, ya que los viajeros de negocio no tienen que preocuparse por el estado financiero personal mientras están fuera.
Cumplimiento simplificado de políticas de gastos
La automatización facilita el cumplimiento de las políticas de gastos de viajes corporativos mediante la incorporación de reglas y límites predeterminados en el sistema. Esto ayuda a los viajeros de negocio a adherirse fácilmente a las políticas corporativas, reduciendo el tiempo dedicado a la gestión de excepciones y aprobaciones.
Impacto positivo en la satisfacción y el bienestar del empleado
También contribuye significativamente a la satisfacción y el bienestar del empleado. Al reducir el estrés asociado con la gestión de gastos y asegurar un proceso de reembolso eficiente, los viajeros de negocio pueden concentrarse en sus tareas principales, manteniendo una alta productividad personal.
De esa manera, la automatización de la gestión de gastos de viaje de negocio ofrece beneficios considerables para la productividad personal de los empleados. Al simplificar procesos, mejorar la precisión y acelerar los reembolsos, los viajeros de negocio pueden enfocarse en lo que realmente importa: alcanzar los objetivos de sus viajes y contribuir al éxito de la organización.
