Notas de gasto que nunca llegan a contabilidad, plantillas de Excel llenas de errores y unos gastos disparados cuando menos te lo esperas. ¿Es ésta la realidad de tu empresa? Entonces quizás por eso te has planteado contratar un programa de control de gastos.
Las soluciones de software te pueden ayudar a estandarizar procesos y evitar descuidos. Cuando no hay un control de gastos eficaz, al final tu empresa acaba pagando más impuestos de los que debería, por lo que supone una reducción de tus beneficios y un claro signo de ineficiencia en tus procesos empresariales.
A continuación te explicaremos por qué deberías controlar los gastos de tu empresa y cómo puedes hacerlo a través del software de Recursos Humanos.
¿Por qué es importante el control de ingresos y gastos en una empresa?
El control de gastos en la empresa es un aspecto esencial para que una empresa pueda obtener beneficios. Si una compañía descuida este aspecto, sus esfuerzos para obtener ingresos podrían ser en balde y su crecimiento estaría comprometido.
Una mala gestión de gastos puede provocar que tu empresa acabe pagando más impuestos de los que le corresponden. Los gastos de empresa pueden ser deducibles, siempre que estén relacionados con su actividad. Hay por ejemplo gastos deducibles en el IRPF o en el Impuesto de Sociedades, como la estancia en hoteles o comidas, ya que se trata de un viaje relacionado directamente con el negocio, por ejemplo para visitar a un cliente.
Todo gasto debe quedar registrado y contabilizado adecuadamente. No debe haber movimientos bancarios que no tengan un documento asociado, como una factura o una nómina. De lo que se trata es de llevar el control de la trazabilidad de los gastos para que todo gasto, sea una compra de suministros o un viaje de negocios, quede reflejado en la contabilidad.
La gestión de los gastos corre muchas veces a cargo de los diferentes departamentos. Los responsables de cada área deben distribuirlo de la forma adecuada, según la estrategia de la empresa y a fin de cumplir con los objetivos establecidos para el ejercicio.
En esta línea, es esencial aplicar metodologías, herramientas y procesos para el control de los gastos en la empresa. Tradicionalmente se han utilizado procesos manuales, como la hoja de gastos, lo que ha dado lugar a muchos errores humanos e imprevisiones que han hecho que las empresas no siempre pudieran tener un control eficaz y preciso de sus gastos.
¿Qué es una hoja de gastos?
Se trata del método más simple y sencillo para el control de gastos e ingresos. Se anota en una hoja de Excel la lista de gastos por cada departamento, con sus correspondientes importes e impuestos desglosados. Debe reflejarse también la fecha y categoría o concepto del gasto.
El problema que plantea este método es que muchas veces las funciones de Excel no son suficientes para llevar una gestión completa de ingresos y gastos. En un negocio los procesos se vuelven cada vez más complejos y es necesario evolucionar hacia herramientas más completas y sofisticadas, como podría ser un software de gestión integral de Recursos Humanos que permita llevar el control de ingresos y gastos.
¿Necesitas un software de gestión de gastos?
Muchas empresas se han dado ya cuenta de la complejidad de la gestión de gastos. Diferentes departamentos gestionan operaciones que están relacionadas con los costes, por lo que el departamento de contabilidad necesita tener el control de múltiples comunicaciones al mismo tiempo.
Además, es necesario valorar la conveniencia o no de dicho gasto, por lo que muchas veces los empleados necesitan enviar solicitudes a los responsables para poder realizar un gasto.
En esta línea, un software de gestión de gastos te ayudaría a mejorar la operatividad, al mismo tiempo que te proporcionaría análisis e informes sobre los gastos que se han realizado. Una herramienta de software te ayudaría a proceder de manera más ágil con la aprobación de las solicitudes, y reflejar los importes y conceptos de cada gasto de manera rápida y sencilla.
La plantilla de Excel, ¿conviene seguir usándola?
El control de gastos con Excel plantea varios problemas. Uno de ellos es la falta de integración, ya que lo ideal es que todos los gastos puedan tener la documentación asociada, de manera que se pueda consultar de manera sencilla.
Por otra parte, lo ideal es que los empleados puedan enviar directamente los tickets a través de una app de control de gastos, y quede automáticamente. Por lo general, suele ser un inconveniente si han de reflejarse las notas de gastos en el Excel, ya que tendría que ser un empleado el que reciba el e-mail con la factura adjunta, y la registre manualmente en el Excel.
Los programas de ofimática como Excel, aunque disponen de funciones y macros, pueden resultar también algo complejos a la hora de escalar. La trazabilidad de gastos se vuelve cada vez más compleja, lo que hace que la hoja de gastos ya no sea suficiente para responder a estas necesidades. Al final, de lo que se trata es de que puedas disponer de una herramienta que integre la operatividad en la gestión de gastos con el resto de áreas de la empresa, como contabilidad o gestión de Recursos Humanos.
Cómo escoger el mejor programa de control de gastos
Como hemos comentado, lo ideal es utilizar un sistema de control de gastos que permita la integración y se adapte eficazmente a las necesidades de la empresa.
Existen soluciones de control de gastos y viajes, como ZTravelNext, que te permite diseñar los flujos de autorización de gastos, así como crear un ecosistema corporativo que integre a todas las áreas implicadas, como contabilidad, Recursos Humanos, etc.
La gestión de los gastos de viajes de empresa es un aspecto esencial para controlar el gasto, ya que deben planificarse las rutas y establecer un presupuesto para evitar un exceso de gastos.
Mejora el control de gastos de tu empresa
Si necesitas mejorar el control de los gastos en tu compañía, es hora de pasarte a una solución de gestión que elimine tareas manuales y te permita tener un control efectivo de la trazabilidad de gastos, así como almacenar toda la documentación necesaria.
Utilizando un software de control de gastos, los diferentes departamentos implicados en los procesos de gasto pueden acceder a una misma información. Además, se pueden aprobar o rechazar las solicitudes de gasto desde el mismo software y operar así con mayor agilidad y eficacia. ¡Descubre la solución de ZTravelNext y empieza a racionalizar el control de los gastos en tu empresa!
