Un aspecto de gran relevancia en una empresa es disponer de un programa de facturación y contabilidad con el que poder crear las facturas. Todas las empresas tienen obligación de facturar por sus productos y servicios. Estos documentos tienen que hacerse de acuerdo con la legislación, teniendo en cuenta aspectos tan importantes como TicketBAI si tienes una empresa o eres autónomo en el País Vasco, así como también la Ley Antifraude 11/2021.
En este post te mostraremos las características que debe tener todo software de facturación online, y cuáles son las principales claves que debes tener en cuenta para elegir el más adecuado para tu empresa.
Características de un buen programa de facturación
Si estás pensando en empezar a utilizar un software de facturación, es importante que prestes atención a las características que debería tener este tipo de programa. No todos los programas para hacer facturas se pueden integrar fácilmente en los procesos de tu empresa, por lo que es muy importante que valores la posibilidad de implementar un ERP, que no sólo incluye funcionalidades de facturación, sino también gestión de almacén e inventario, compras, contabilidad y gestión de Recursos Humanos, entre otras funciones. Quizás ya conoces las formas en las que un ERP puede ayudar a tu empresa.
Hay varios aspectos que conviene tener en cuenta al elegir un programa de facturación:
- Usabilidad: el software debe ser intuitivo, flexible y personalizable para que los usuarios puedan utilizarlo de manera sencilla, sin que ello suponga la necesidad de un largo período de adaptación.
- Escalabilidad: el software debe poder adaptarse a la evolución de la empresa y sus nuevas necesidades.
- Automatización: una de las características de un buen programa de facturación es que permite hacer las facturas de manera más rápida. Pero no sólo eso, sino que se pueda elaborar la contabilidad a partir de las facturas introducidas de forma automática, programar facturas recurrentes o enviar recordatorios de pago.
- Integración: como antes se apuntaba, el software debe integrarse con el sistema de contabilidad de la empresa, así como otras herramientas de software, como el software de gestión de Recursos Humanos o la plataforma eCommerce.
- Seguridad: un buen programa de facturación debe cumplir con la normativa de protección de datos.
- Legislación: es indispensable que si tu empresa tiene la residencia fiscal en el País Vasco tu software de facturación sea compatible con el sistema TicketBAI, para comunicar las facturas a la hacienda foral correspondiente. Incluso si eres trabajador por cuenta propia, necesitas tener un software de facturación para autónomos que se ajuste a la legislación. Además, un programa de facturación debe cumplir con otras legislaciones, como el SII (en caso de que te corresponda) y la Ley Antifraude.
Funciones clave en tu programa de facturación
Un programa de facturación, como su nombre indica, tiene como objetivo poder gestionar las facturas de la empresa. Esto incluye tanto las facturas de venta, emitidas por la propia empresa, como las facturas de compra, que recibe de los proveedores a los que ha realizado una compra.
Por lo general, los programas de facturación permiten también la creación y gestión de albaranes para tener el control de los productos enviados y recibidos. Además, un software de facturación puede incluir funcionalidades como la programación de facturas, el cierre de caja y el cálculo del recargo de equivalencia, entre otras muchas funciones.
Existen dos tipos de programas de facturación que te puedes encontrar, dependiendo del tipo de empresa que tengas.
Programa de facturación para empresas
Si gestionas la facturación a nivel interno, necesitas un software de facturación para empresas. Solmicro ERP incluye todas las funcionalidades para todas estas funciones.
Programa de facturación para despachos y asesorías
Si por el contrario tienes una asesoría o despacho y gestionas las facturas de clientes, entonces necesitas un programa de facturación para despachos y asesorías, como la solución de software Altai de Zucchetti Spain.
Un buen programa de facturación para despachos profesionales te ayuda a evitar errores, digitalizar tu asesoría y optimizar cada uno de los procesos de gestión contable, fiscal y legal para ofrecer un mejor servicio al cliente. Con nuestro programa de gestión de despachos tu asesoría puede ser más eficiente y rentable.
¿Por qué es importante un buen programa de facturación?
Elegir un buen programa de facturación para empresas es una cuestión estratégica para muchas empresas, tanto comercios como industrias y empresas de servicios.
Un ERP ayuda a mejorar la eficiencia de tu negocio, ya que ahorras tiempo en el proceso de facturación, de manera que los empleados pueden estar enfocados en áreas más importantes. Un buen software de facturación ayuda también a evitar errores y garantizar la exactitud de los datos en las facturas, lo que incluye tanto los importes como la numeración, descuentos e impuestos. Si hay errores en las facturas, no sólo se pierde más tiempo, sino que puede dar lugar a incoherencias en la contabilidad.
Hacer las facturas correctamente es una obligación fiscal de las empresas, ya que de otro modo no se pagarían los impuestos que correspondan. Tanto si el error es a favor como en contra de la hacienda pública, tu empresa puede acabar perdiendo dinero, ya sea porque ha pagado impuestos demás, o al sufrir multas y sanciones al cometer una infracción fiscal.
Los programas de facturación son también una herramienta de análisis de gran importancia. Las empresas pueden proporcionar informes al equipo directivo para que puedan ver las tendencias de facturación de la empresa. Además, se puede tener una visión completa de los costes asociados a cada procedimiento, de manera que se puedan tomar decisiones que ayuden a la mejora de la empresa.
La facturación del futuro está en la nube: Así es el programa de Zucchetti
La solución de software ERP de Zucchetti Spain permite a tu negocio disponer de un programa de facturación en la nube con amplias opciones de personalización. Podrás crear y programar tus facturas automáticamente para realizar el proceso de forma más eficiente, evitar errores, calcular los modelos fiscales de forma automática y realizar la contabilidad de manera mucho más rápida y eficiente.
Una de las grandes ventajas de utilizar un programa de facturación cloud es que la implementación es mucho más rápida, implica un menor coste y es mucho más accesible para las PYMEs.
Si deseas empezar a utilizar un programa de facturación online ERP, Zucchetti dispone de las soluciones más avanzadas del mercado, entre las que se encuentran Solmicro ERP en su versión generalista y sus distintas versiones para múltiples sectores, así como MagoCloud, el ERP en la nube para pymes. Además, también puedes contar con nuestro programa de facturación para asesoría, con el que podrás hacer una gestión integral de las facturas de tus clientes.
