Los viajes de negocio son un aspecto cada vez más importante en las empresas. El personal necesita desplazarse para visitar clientes, acudir a ferias y congresos o realizar presentaciones de producto en distintos eventos. Esto muchas veces supone realizar viajes a nivel nacional o internacional, por lo que se requiere un alto compromiso del personal, pero también una oportunidad para disfrutar de una experiencia placentera. Es lo que se ha venido llamando “bleisure”.
De esto queremos hablarte en este post, para que sepas cómo integrar los viajes Bleisure en tu política de viajes corporativos, a fin de que puedas cuidar al máximo el bienestar de tu personal durante sus desplazamientos.
¿Qué significa el término Bleisure?
El término Bleisure es una combinación de las palabras “Business” (negocio) y “leisure” (ocio), por lo que su significado ya parece quedar claro. Las personas que viajan por motivos de negocios pueden disfrutar de pequeñas experiencias de ocio durante sus desplazamientos como una estrategia para recompensarlas y potenciar su compromiso y satisfacción.
Esto hace que los puestos de trabajo que requieren desplazamientos puedan resultar más atractivos para las personas, ya que en el fondo son una combinación de trabajo y experiencias de ocio.
¿Por qué el Bleisure es tendencia en los viajes de negocios?
El Bleisure se ha puesto de moda. Y una de las razones de esta realidad es que los viajes de negocio deben resultar atractivos para que la experiencia de trabajo pueda resultar satisfactoria para el personal, que debe mostrar un alto nivel de compromiso. Las empresas quieren recompensar así a su personal para potenciar su implicación y potenciar su bienestar, ya que si las personas están más motivadas, su rendimiento será mayor y más exitoso durante el tiempo de trabajo.
Los viajes, además, pueden requerir largas horas en tren, coche o avión, por lo que es vital asegurarse de que el personal tiene las comodidades adecuadas para sentirse satisfecho.
¿Cómo pueden las empresas gestionar los viajes Bleisure de forma eficiente?
Los viajes Bleisure tienen que gestionarse de manera eficiente para que haya un equilibrio entre los intereses y objetivos de la empresa, y la satisfacción del personal. Obviamente, no se trata de vacaciones pagadas, sino un tiempo en el que se debe combinar trabajo y ocio porque se requiere un alto compromiso del personal.
Pensemos que las personas que se desplazan durante varios días o semanas a otra ciudad o país, que deben pasar varias noches fuera de su casa y lejos de su familia, merecen un trato cuidado por parte de la empresa.
Hay varias formas en las que las organizaciones pueden potenciar el bienestar de las personas durante sus desplazamientos.
Políticas de viaje flexibles
Una política de viajes flexible permite que las personas no se sientan excesivamente controladas o limitadas durante sus desplazamientos, sino que haya una política de viajes corporativos claramente definida. En estas políticas, se pueden incluir experiencias de ocio que formen parte de un paquete a elegir por el personal, como por ejemplo poder acudir al gimnasio o a la piscina.
Se trata de evitar generar un estrés añadido al hecho mismo de viajar, al mismo tiempo que se ofrece una situación cómoda y placentera para que el personal pueda sentirse motivado. Por ejemplo, un aspecto fundamental es facilitar el medio de transporte más adecuado para el desplazamiento. En ocasiones el alquiler de coche en viaje de negocios puede ser la mejor opción para poder organizar los horarios y que distintas personas puedan llegar al mismo destino en un mismo medio de transporte.
Control de gastos y reembolsos en viajes de negocio
Para seguir una estrategia de Bleisure, es muy importante la cuestión de los gastos y reembolsos. Todos los costes que encajen en la política de viajes de la empresa deben ser asumidos por ésta, ya sea mediante tarjetas corporativas que el personal pueda utilizar según las necesidades en cada momento, o bien mediante reembolsos rápidos y fáciles de gestionar a través de la nómina.
Normativas y seguros
Si queremos que el personal se sienta satisfecho en los viajes corporativos, las empresas tienen que cumplir sus obligaciones legales en cuanto a los gastos corporativos.
Por otra parte, también es esencial que el personal cuente con los seguros de viaje para empresas más adecuados, ya que esto permitirá cubrir las necesidades médicas del personal durante el tiempo de desplazamiento o mientras están en otra ciudad o país por razones de trabajo.
El papel de la tecnología en la gestión de viajes Bleisure
Las nuevas tecnologías juegan un papel fundamental en la gestión de viajes corporativos con un enfoque Bleisure. Es esencial que todos los procesos relacionados con el viaje se desarrollen de manera rápida, sencilla y transparente, utilizando para ello herramientas de software que permitan tener el control de los costes, las reservas, los gastos y el cumplimiento de las políticas de viaje.
Software de gestión de viajes de negocio
El software de gestión de viajes es una herramienta que te permitirá planificar las rutas, controlar los medios de transporte y hoteles utilizados para cada desplazamiento, gestionar presupuestos y gastos, supervisar las solicitudes de gasto y, en definitiva, tener todo bajo control. Además, si cuentas con tus propios vehículos para desplazamiento, lo ideal es que tengas un software de gestión de flotas.
Automatización de reservas, gastos y cumplimiento de políticas
Las nuevas tecnologías te permiten planificar, supervisar y organizar los viajes de manera rápida y automatizada, a partir de tus proveedores habituales. Controla los gastos para cada viaje con tus tarjetas corporativas y asegura el cumplimiento de las políticas de viaje.
Centralizar la planificación de viajes en una única plataforma
La gestión de viajes corporativos suele ser un proceso complejo, en el que hay tener el control de toda la documentación. Los tickets y facturas tienen que guardarse de forma digitalizada para que se puedan tener en cuenta en la contabilidad o a la hora de efectuar los reembolsos en las nóminas.
Por eso, lo más conveniente es que puedas planificar los viajes desde una sola plataforma centralizada, que además se integre con tu sistema nómina y tu software ERP, de manera que puedas automatizar al máximo los procesos y evitar errores.
¿Cómo las empresas pueden adaptarse al Bleisure?
El Bleisure es una tendencia cada vez más evidente en los viajes corporativos. Las empresas deben cuidar a las personas que muestran un alto compromiso al desplazarse. Además, es esencial reducir los niveles de estrés ligados a los desplazamientos, especialmente cuando hay que pasar muchos días y noches fuera del hogar.
En este sentido, tu empresa podría implementar las tecnologías que te permitieran cuidar de todos los elementos de tu política de viajes corporativos. De esta forma, podrías ser transparente en el tratamiento de los gastos y proporcionar incentivos y ventajas a tu personal para que pueda combinar trabajo y ocio, proporcionándoles unas condiciones adecuadas para disfrutar del viaje.
