Los Departamentos de Recursos Humanos de las empresas necesitan estandarizar, agilizar y automatizar la gestión de los Recursos Humanos. Para ello es de gran importancia la herramienta del Portal del Empleado, un tipo de solución ideal para cualquier Departamento de Recursos Humanos.
Cuando los procesos son eficaces y previsibles y las empresas son transparentes, los empleados se sienten más cómodos trabajando en la organización y se puede crear una cultura de empresa productiva y renovada. Un portal del empleado puede ser una herramienta decisiva para facilitar la digitalización de la gestión de los Recursos Humanos.
Veamos cómo te ayuda el Portal del Empleado y en qué consiste este tipo de portal de Recursos Humanos.
¿Qué es el portal del empleado?
Un portal del empleado para empresas es una solución de software que te permite gestionar las relaciones y comunicaciones con los empleados. Cada profesional se puede conectar con sus datos de acceso y poder acceder a toda la documentación relacionada con su vínculo con la organización (contratos, nóminas, etc.).
En muchas ocasiones a esta herramienta se le llama también “portal de nóminas” y “portal de vacaciones”, ya que los empleados pueden consultar diferentes datos, como las nóminas de todos los meses o el tiempo de vacaciones que les resta durante el ejercicio.
¿Para qué sirve un portal del empleado?
El portal del empleado en RRHH desempeña un papel fundamental. Esta herramienta de transparencia e información permite a cada profesional consultar sus nóminas, contratos y documentos vinculados con la empresa. Pero es mucho más que un simple portal de nóminas. Puede ver en ella también las notificaciones que le envíe el Departamento de RRHH y así estar al tanto de cualquier novedad.
Veamos cuáles son las funciones del portal del empleado más importantes:
- Comunicación bidireccional: tanto los empleados como los responsables de RRHH pueden comunicarse a través de esta vía.
- Acceso a la información: las empresas pueden centralizar toda la información que necesita el empleado en una sola herramienta.
- Control: todas las relaciones y comunicaciones entre el Departamento de RRHH y el empleado tendrán una constancia por escrito.
Este tipo de portal para empresas permite así gestionar digitalmente unas tareas que muchas veces quitan tiempo al Departamento de RRHH. La estandarización de todos los procesos de comunicación facilita que los empleados sepan siempre dónde pueden consultar la información que necesitan sobre su relación con la empresa.
Razones para tener un portal del empleado
¿Por qué una empresa debería tener un Portal del Trabajador? Tanto las PYMEs como las grandes empresas necesitan este tipo de herramienta para la gestión de Recursos Humanos. Y hay 4 principales razones por las que deberían utilizar este tipo de solución.
Comunicación
Esta herramienta permite potenciar la comunicación de las organizaciones. Se evita que las comunicaciones tengan que hacerse directamente a través de una reunión o a través del e-mail, lo que consume mucho tiempo. Los empleados pueden consultar cualquier información que necesiten, enviar solicitudes y recibir notificaciones del Departamento de Recursos Humanos.
Eficiencia
Un Departamento de Recursos Humanos que disponga de un portal de RRHH es mucho más eficiente. En primer lugar, porque los procesos siempre quedan registrados digitalmente, y no hay posibilidad de que se pierda información. Los empleados, por su parte, pueden acceder a cualquier dato sin necesidad de enviar una solicitud, o pedir una reunión con el responsable de RRHH. Todas las partes salen ganando en tiempo y eficacia.
Digitalización
La digitalización permite que las empresas puedan tener una mayor protección para sus datos. Además, digitalizar los Recursos Humanos permite estandarizar procesos para extraer información que sea útil para el desarrollo de la estrategia de Recursos Humanos.
Decirle adiós al papel en tu área de RRHH puede tener numerosos beneficios. No sólo vas a ahorrar costes, sino que estás adaptando tu empresa a la era digital para poder adquirir conocimiento sobre todos los aspectos administrativos y de rendimiento de tus empleados.
Agilizar trámites
Una de las grandes ventajas de este tipo de portal de RRHH es la agilización de trámites. Consultar las nóminas en el portal del empleado permite a éste ahorrar tiempo y tener disponible el acceso a toda la información relativa a su salario, las retenciones del IRPF de la empresa y la Seguridad Social.
En definitiva, como puedes comprobar, el Portal del Empleado te ayudaría a eliminar numerosos procesos manuales que llevas a cabo actualmente en tu Departamento de Recursos Humanos. Los empleados tendrían un portal del trabajador en el que acceder y consultar sus datos, y tu Departamento de Recursos Humanos podría reducir el peso de las actividades administrativas en tu negocio para enfocarse en acciones estratégicas.
¿Cómo escoger el portal del empleado adecuado para tu empresa?
Esperamos que ya tengas claro qué es un portal del empleado. Ahora veamos algunos aspectos esenciales para elegir la mejor opción de software para tu empresa.
Un software de portal del empleado, en primer lugar, no debe ser una herramienta aislada. Aunque puedes encontrar aplicaciones que cumplan solamente este tipo de funciones, como portal de nóminas o portal de vacaciones, lo que necesitas es un software de gestión de Recursos Humanos integral que pueda cubrir todas tus necesidades.
En esta línea, lo ideal es elegir un software de gestión de Recursos Humanos innovador, que tenga una interfaz intuitiva y que te facilite la evolución tecnológica de tu negocio, ya que es posible que en el futuro necesites nuevas funcionalidades de RRHH que no todos los software ofrecen.
En este sentido, además de apostar por un software de RRHH, lo correcto es utilizar una solución que se pueda integrar con otras herramientas (ERP, software MES, software de gestión de nóminas…) y que se adapte por completo a las necesidades de tu negocio.
La solución Zucchetti HR de Zucchetti Spain es el software de gestión integral de Recursos Humanos más avanzado del mercado, y te permite disponer de tu propio Portal del Empleado digital para que puedas controlar todas las áreas administrativas y estratégicas para la gestión de tu plantilla. Si quieres descubrir las ventajas de esta solución, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros.
